Bei einem Teil der Lieferanten läuft die Zahlung nicht direkt, sondern über eine Zentralregulierung. Der Zentralregulierer übernimmt den Zahlungsvorgang und in vielen Modellen auch die Absicherung gegen Zahlungsausfall, und er erhält dafür eine Vergütung. Diese Rolle kann ein Verband ausfüllen, ebenso eine Bank oder eine Abrechnungsgesellschaft.
Der Warenkauf bleibt davon unberührt. Wer Vertragspartner des Kaufvertrags ist, wer Rechnungsempfänger ist und wer den Konditionsanspruch hat, sind drei getrennte Fragen, die der Zahlungsweg nicht beantwortet.
Vier Flüsse, die auseinandergehalten gehören
Die Ware geht vom Lieferanten an den Abnehmer. Daran ändert die Zentralregulierung nichts.
Die Rechnung stellt der Lieferant. Ob sie an den Abnehmer oder an den Zentralregulierer adressiert ist, ergibt sich aus dem jeweiligen Modell.
Die Zahlung läuft über den Zentralregulierer, der an den Lieferanten zahlt und beim Abnehmer einzieht.
Die Konditionen folgen den Verträgen: dem Vertrag zwischen Abnehmer und Lieferant, dem Vertrag zwischen Abnehmer und Zentralregulierer und gegebenenfalls einem Vertrag zwischen Zentralregulierer und Lieferant.
Wer diese vier Flüsse für ein und dasselbe hält, ordnet Ansprüche und Kosten der falschen Partei zu.
Wo eine Kondition abgerechnet wird
Rechnungsbezogene Konditionen erscheinen häufig im Abrechnungsbeleg des Zentralregulierers, weil sie den Rechnungsbetrag mindern. Kopfrabatt, Mengenrabatt und Skonto sind die typischen Fälle.
Zeitversetzte Konditionen werden in vielen Modellen zwischen Abnehmer und Lieferant abgerechnet. Es gibt aber ebenso Modelle, in denen Jahresboni zentral abgerechnet und an die Mitglieder weitergeleitet werden. Welcher Fall gilt, steht im Vertrag und nicht im Zahlungsweg.
Der dritte Fall ist der unübersichtlichste. Verhandelt ein Verband oder eine Einkaufsgemeinschaft eigene Konditionen mit demselben Lieferanten, ist zu klären, ob diese zusätzlich zur eigenen Vereinbarung gelten oder auf sie angerechnet werden. Das steht selten in beiden Verträgen gleichlautend.
Wo die Beträge verschwinden
Die häufigste Abweichung entsteht bei der Bemessungsgrundlage. Rechnet der Lieferant auf seinen Fakturaumsatz und der Abnehmer auf seinen Wareneingang, liegen zwischen beiden Zahlen Abrechnungszyklen, Rückgaben und Abgrenzungen. Diese Differenz wiederholt sich in jeder Periode.
Die zweite Stelle betrifft die Zuordnung. Ein Zentralregulierer rechnet gebündelt über mehrere Lieferanten ab. Welcher Anteil einer Sammelgutschrift auf welche Vereinbarung entfällt, lässt sich aus dem Beleg oft nicht ableiten.
Eine Sammelgutschrift ist ohne Beleganlage oder anderweitige Aufschlüsselung den einzelnen Vereinbarungen nicht belastbar zuzuordnen. Die Aufschlüsselung einzufordern ist der wirksamste einzelne Schritt in diesem ganzen Bereich.
Wer die Vergütung trägt
Die Vergütung für Zentralregulierung und Delkredere wird je nach Modell vom Lieferanten, vom Abnehmer oder anteilig von beiden getragen. In vielen Konstruktionen schützt das Delkredere den Lieferanten vor dem Zahlungsausfall des Abnehmers, und entsprechend trägt er die Kosten.
Bevor eine Gebühr in die eigene Lieferantenbewertung einfließt, gehört deshalb geprüft, ob sie überhaupt das eigene Unternehmen belastet. Wer eine Vergütung ansetzt, die ein anderer zahlt, erfindet Kosten. Wer eine bereits im Einkaufspreis enthaltene Vergütung zusätzlich ansetzt, zählt sie doppelt.
Wird sie tatsächlich vom Abnehmer getragen und pauschal als Finanzierungsaufwand gebucht, taucht sie in keiner lieferantenbezogenen Auswertung auf. Dann lohnt die anteilige Zuordnung zu den Lieferanten, über die sie anfällt.
Was das für die Verhandlung bedeutet
Der Spielraum hängt nicht am Zahlungsweg, sondern daran, wer die Kondition vereinbart hat. Eine Verbandskondition ist für das einzelne Mitglied schwer zu bewegen. Eine bilateral vereinbarte Kondition bleibt verhandelbar, auch wenn sie über den Zentralregulierer abgerechnet wird.
Die Vorbereitung besteht deshalb darin, je Baustein zu notieren, aus welchem Vertrag er stammt. Erst danach ist klar, worüber im Gespräch mit dem Lieferanten überhaupt entschieden werden kann.
Ein Einstieg
Nehmen Sie einen Lieferanten, der über eine Zentralregulierung läuft, und schreiben Sie die vier Flüsse für ihn auf: Ware, Rechnung, Zahlung, Konditionen. Notieren Sie je Konditionsbaustein den Vertrag, aus dem er stammt, und die Partei, die ihn abrechnet.
Prüfen Sie dann für eine abgeschlossene Periode, ob zu jedem Baustein eine zuordenbare Abrechnung vorliegt. Die Bausteine ohne Zuordnung sind Ihr Ausgangspunkt.
