Bei einem Teil der Lieferanten läuft die Rechnungsstellung nicht direkt, sondern über eine Zentralregulierung. Der Verband übernimmt die Zahlung, sichert das Delkredere ab und zieht dafür eine Gebühr. Für die Liquidität ist das ein Vorteil. Für die Konditionsführung ist es eine zusätzliche Ebene.
Die Frage, die dabei regelmäßig offenbleibt: Welche Konditionen rechnet der Verband ab, welche der Lieferant direkt, und welche fallen zwischen beide?
Drei Wege, auf denen eine Kondition ankommt
Über die Zentralregulierung laufen üblicherweise die Konditionen, die auf der Rechnung erscheinen. Kopfrabatt, Mengenrabatt und Skonto werden direkt verrechnet und sind im Abrechnungsbeleg des Verbands sichtbar.
Direkt beim Lieferanten verbleiben meist die zeitversetzten Konditionen. Umsatzbonus, Wachstumsbonus und Sonderkonditionen werden nach Periodenende zwischen Abnehmer und Lieferant abgerechnet, weil der Verband die Bemessungsgrundlage dafür nicht vollständig kennt.
Der dritte Weg ist der problematische. Manche Verbände verhandeln eigene Konditionen mit demselben Lieferanten, die sie an ihre Mitglieder weitergeben. Ob diese Verbandskondition zusätzlich zur eigenen Vereinbarung gilt oder mit ihr verrechnet wird, steht selten in beiden Verträgen gleichlautend.
Wo die Beträge verschwinden
Die häufigste Abweichung entsteht bei der Bemessungsgrundlage. Der Lieferant rechnet den Umsatzbonus auf Basis seines Fakturaumsatzes an den Verband. Der Abnehmer rechnet auf Basis seines Wareneingangs. Zwischen beiden liegen die Abrechnungszyklen des Verbands, Rückgaben und Abgrenzungen, und diese Differenz wiederholt sich in jeder Periode.
Die zweite Stelle ist die Delkredere-Gebühr. Sie mindert den Nettoeffekt der Konditionen, wird in der Margenrechnung aber häufig als Finanzierungskosten geführt und damit nicht dem Lieferanten zugeordnet. Damit erscheint dieser Lieferant profitabler, als er ist.
Die dritte Stelle betrifft die Zuordnung. Ein Verband rechnet gebündelt über alle Lieferanten ab. Welcher Anteil der Gutschrift auf welche Vereinbarung entfällt, lässt sich aus dem Sammelbeleg oft nicht ableiten.
Was geklärt sein muss
Vier Fragen räumen den größten Teil der Unklarheit aus, und sie gehören vor die nächste Jahresverhandlung.
Welche Konditionsbausteine rechnet der Verband ab und welche der Lieferant direkt? Auf welcher Bemessungsgrundlage rechnet jede Seite? Gilt eine Verbandskondition zusätzlich oder angerechnet? Und in welcher Form wird die Abrechnung aufgeschlüsselt, damit sie einzelnen Vereinbarungen zuzuordnen ist?
Die vierte Frage ist die, die am seltensten gestellt wird und den größten praktischen Unterschied macht. Eine Sammelgutschrift ohne Aufschlüsselung lässt sich nicht prüfen.
Der Nebeneffekt für die Verhandlung
Wer die Aufteilung kennt, verhandelt anders. Konditionen, die über den Verband laufen, sind in der Höhe meist vorgegeben und nur begrenzt verhandelbar. Die direkt vereinbarten Bausteine sind es umso mehr, weil sie zwischen zwei Parteien liegen.
Das verschiebt den Schwerpunkt einer Verhandlung. Statt über den Kopfrabatt zu diskutieren, der ohnehin über den Verband läuft, lohnt sich der Blick auf Bonusstaffeln, Sonderkonditionen und Rückgaberegelungen, die ausschließlich bilateral geregelt sind.
Was die Delkredere-Gebühr wirklich kostet
Die Gebühr für die Zentralregulierung liegt je nach Verband und Branche im Bereich weniger Zehntelprozentpunkte des Umsatzes. Sie erscheint klein und ist es gemessen am Nutzen häufig auch, weil sie Zahlungsausfälle absichert und Skonto ermöglicht, das sonst nicht erreichbar wäre.
Problematisch ist nicht die Höhe, sondern die Zuordnung. Wird die Gebühr als Finanzierungsaufwand gebucht, taucht sie in keiner lieferantenbezogenen Auswertung auf. Der betroffene Lieferant erscheint dann profitabler als ein direkt abgerechneter, obwohl der Nettoeffekt niedriger ist.
Die Korrektur ist unaufwendig: Die Gebühr wird anteilig den Lieferanten zugeordnet, über die sie anfällt. Erst danach lassen sich Lieferanten mit und ohne Zentralregulierung sinnvoll vergleichen, und erst danach ist die Frage beantwortbar, ob sich der Weg über den Verband bei einem bestimmten Partner wirtschaftlich lohnt.
Ein Einstieg
Nehmen Sie einen Lieferanten, der über eine Zentralregulierung läuft, und ordnen Sie jede Kondition seines Vertrags einem der drei Wege zu. Prüfen Sie dann für eine abgeschlossene Periode, ob zu jedem Baustein eine Abrechnung vorliegt.
Die Bausteine ohne zugeordnete Abrechnung sind der Ausgangspunkt. Erfahrungsgemäß sind es die zeitversetzten, weil sie in keinem der beiden Systeme automatisch auslösen.
