Im Januar wird ein Werbekostenzuschuss über 40.000 Euro für zwei Saisonkampagnen vereinbart. Die Kampagnen laufen. Die Flächen werden bespielt, der Newsletter geht raus, die Schaufenster stehen. Im Februar des Folgejahres fällt bei der Durchsicht der Kreditorenkonten auf, dass zu dieser Vereinbarung nie eine Rechnung an den Lieferanten gestellt wurde.
Das ist kein Sonderfall. In Konditionsprüfungen gehören Werbekostenzuschüsse und Marketingbeiträge zu den Positionen mit der niedrigsten Realisierungsquote. Nicht weil sie strittig wären. Weil sie niemand angestoßen hat.
Ein Bonus löst sich selbst aus, ein WKZ nicht
Ein Umsatzbonus braucht keinen Menschen, der an ihn denkt. Der Umsatz entsteht im System, die Staffel ist hinterlegt, am Periodenende rechnet jemand ab. Selbst wenn die Berechnung ungenau ist, passiert sie.
Ein Werbekostenzuschuss funktioniert anders. Er hängt an einer Leistung, die das Handelsunternehmen erbringt, und an einem Nachweis, den es beibringen muss. Beides entsteht außerhalb der Buchhaltung. Die Kampagne wird im Marketing geplant, die Vereinbarung liegt im Einkauf, die Rechnung müsste aus der Debitorenbuchhaltung kommen. Keine dieser drei Stellen sieht die anderen beiden.
Drei Stellen, an denen es hängen bleibt
Der Nachweis. Die Vereinbarung verlangt einen Beleg über die erbrachte Leistung. Wer den Beleg erstellen soll, steht selten dabei. Eine Agentur liefert Reportings an das Marketing, nicht an den Einkauf. Wenn niemand die Verbindung herstellt, existiert der Nachweis zwar, aber nicht dort, wo er gebraucht wird.
Die Zuständigkeit. Der Einkäufer hat verhandelt und betrachtet die Sache damit als erledigt. Die Buchhaltung kennt die Vereinbarung nicht, weil sie im ERP keine Spur hinterlässt. WKZ laufen nicht über den Wareneingang und tauchen auf keiner Eingangsrechnung auf.
Die Frist. Viele Vereinbarungen enthalten eine Ausschlussfrist für die Anforderung, häufig drei oder sechs Monate nach Kampagnenende. Wird sie überschritten, ist der Anspruch weg, unabhängig davon, ob die Leistung erbracht wurde.
Was ein belastbarer Nachweis enthält
Aus abgeschlossenen Abstimmungen mit Lieferanten lässt sich ein Muster ablesen. Akzeptiert werden Nachweise, die vier Angaben zusammenführen: den konkreten Bezug auf die Vereinbarung, den Zeitraum der Maßnahme, eine Beschreibung der erbrachten Leistung und einen Beleg in Form von Bildmaterial, Reichweitendaten oder Mediadaten.
Streit entsteht fast nie über die Höhe. Er entsteht darüber, ob die Maßnahme so stattgefunden hat wie vereinbart. Ein Foto der bespielten Fläche mit Datum beendet diese Diskussion schneller als jede Aufstellung.
Ein Einstieg, der wenig Aufwand kostet
Nehmen Sie die abgeschlossene Vorsaison und eine Handvoll Lieferanten. Listen Sie jede vereinbarte Sonderkondition auf und halten Sie daneben, ob dazu eine Rechnung gestellt wurde. Nicht, ob Geld geflossen ist. Ob eine Rechnung existiert.
Die Differenz zwischen beiden Spalten ist in den meisten Fällen größer als erwartet, und sie ist die einzige Zahl, die Sie brauchen, um zu entscheiden, ob sich ein systematischer Prozess dafür lohnt.
