Im Januar wird ein Werbekostenzuschuss über 40.000 Euro für zwei Kampagnen vereinbart. Die Kampagnen laufen. Die Anzeigen erscheinen, der Newsletter geht raus, die Platzierungen stehen. Im Februar des Folgejahres fällt bei der Durchsicht der Kreditorenkonten auf, dass zu dieser Vereinbarung nie eine Rechnung an den Lieferanten gestellt wurde.
Eine fehlende eigene Rechnung beweist für sich genommen noch nichts. Der Anspruch kann über eine Gutschrift des Lieferanten oder eine Verrechnung ausgeglichen worden sein. Häufig ist er es nicht.
Leistungsabhängige Werbekostenzuschüsse gehören in Konditionsprüfungen regelmäßig zu den Positionen, bei denen am meisten offenbleibt. Der Grund ist selten ein Streit über die Höhe; meist hat niemand die Abrechnung angestoßen.
Warum ein Zuschuss mehr Schritte braucht
Ob eine Kondition abgerechnet wird, hängt daran, wie sie technisch und organisatorisch abgebildet ist. Auch ein Umsatzbonus rechnet sich nicht von allein ab. Er lässt sich aber aus Bewegungsdaten berechnen, die ohnehin entstehen, und fällt deshalb eher auf, wenn er ausbleibt.
Werbekostenzuschüsse gibt es in mehreren Formen. Ein pauschaler oder umsatzbezogener Zuschuss ähnelt darin einem Bonus. Ein leistungsabhängiger Zuschuss verlangt zusätzlich eine erbrachte Leistung und einen Nachweis dafür, und genau dieser Fall bleibt liegen.
Leistung und Nachweis entstehen außerhalb der Buchhaltung. Die Kampagne wird im Marketing geplant, die Vereinbarung liegt im Einkauf, die Rechnung müsste aus der Debitorenbuchhaltung kommen. Keine dieser drei Stellen sieht die anderen beiden.
Drei Stellen, an denen es hängen bleibt
Der Nachweis. Die Vereinbarung verlangt einen Beleg über die erbrachte Leistung. Wer den Beleg erstellen soll, steht selten dabei. Eine Agentur liefert Reportings an das Marketing, nicht an den Einkauf. Wenn niemand die Verbindung herstellt, existiert der Nachweis zwar, aber nicht dort, wo er gebraucht wird.
Die Zuständigkeit. Der Einkäufer hat verhandelt und betrachtet die Sache damit als erledigt. Die Buchhaltung kennt die Vereinbarung nicht, weil sie im ERP keine Spur hinterlässt. WKZ laufen nicht über den Wareneingang und tauchen auf keiner Eingangsrechnung auf.
Die Frist. Viele Vereinbarungen enthalten eine Ausschlussfrist für die Anforderung, häufig drei oder sechs Monate nach Kampagnenende. Ist die Klausel wirksam und auf den Fall anwendbar, beendet ihr Ablauf den Anspruch, unabhängig davon, ob die Leistung erbracht wurde. Ob sie es ist, hängt an Wortlaut, Einbeziehung und dem anwendbaren Recht. Diese Prüfung gehört vor die Entscheidung, eine Position abzuschreiben.
Was ein belastbarer Nachweis enthält
Aus abgeschlossenen Abstimmungen mit Lieferanten lässt sich ein Muster ablesen. Akzeptiert werden Nachweise, die vier Angaben zusammenführen: den konkreten Bezug auf die Vereinbarung, den Zeitraum der Maßnahme, eine Beschreibung der erbrachten Leistung und einen Beleg in Form von Bildmaterial, Reichweitendaten oder Mediadaten.
Streit entsteht fast nie über die Höhe. Er entsteht darüber, ob die Maßnahme so stattgefunden hat wie vereinbart. Ein datiertes Foto der Maßnahme beendet diese Diskussion schneller als jede Aufstellung.
Was in der Vereinbarung stehen muss
Ein Großteil der Reibung entsteht bereits bei der Formulierung. Eine Zusage über „Marketingunterstützung in Höhe von 40.000 Euro“ ist wirtschaftlich klar und operativ unbrauchbar, weil sie offenlässt, wer wann was auslöst.
Verwertbar wird sie durch vier Ergänzungen. Die Leistung selbst, also welche Maßnahmen in welchem Umfang erbracht werden. Der Zeitraum, in dem sie stattfinden. Die Form des Nachweises, den der Lieferant akzeptiert. Und der Zeitpunkt, zu dem die Rechnung gestellt wird, idealerweise gekoppelt an das Ende der Maßnahme und nicht an ein Datum irgendwo im Folgejahr.
Dazu kommt die Einordnung: ob der Zuschuss ein Entgelt für eine eigene Leistung ist oder eine Minderung des Einkaufspreises. Davon hängt ab, wer den Beleg stellt und wie der Vorgang umsatzsteuerlich zu behandeln ist. Diese Frage gehört einmal mit dem Rechnungswesen geklärt und danach je Vereinbarung beantwortet.
Diese Punkte kosten in der Verhandlung wenige Minuten. Sie entscheiden darüber, ob der Betrag später ohne Diskussion fließt.
Der Prozess dahinter
Der zweite Hebel liegt in der Organisation. Sobald eine Sonderkondition abgeschlossen ist, braucht sie einen Eintrag mit Fälligkeitsdatum und einer verantwortlichen Person. Nicht in einem Projektplan, sondern dort, wo auch die übrigen Konditionen dieses Lieferanten geführt werden.
In der Praxis reicht dafür eine Liste mit acht Spalten: Lieferant, Art der Kondition, Betrag, Leistungszeitraum, Ausschlussfrist, verantwortliche Person, Nachweis vorhanden, Stand der Abrechnung. Die letzte Spalte unterscheidet abgerechnet und ausgeglichen, weil beides auseinanderfallen kann. Wer die Liste monatlich durchgeht, findet offene Positionen, solange sie noch innerhalb der Frist liegen.
Der Aufwand dafür liegt bei wenigen Minuten im Monat. Er ersetzt die Situation, in der im Februar auffällt, dass eine Kampagne aus dem Vorjahr nie abgerechnet wurde.
Ein Einstieg, der wenig Aufwand kostet
Nehmen Sie die letzte abgeschlossene Periode und eine Handvoll Lieferanten. Listen Sie jede vereinbarte Sonderkondition auf und halten Sie daneben zwei Angaben fest: ob sie abgerechnet wurde und ob der Betrag ausgeglichen ist, gleich über welchen Weg.
Die Zahl der Positionen, bei denen beides fehlt, fällt häufig größer aus als erwartet. Sie genügt, um zu entscheiden, ob sich ein systematischer Ablauf dafür lohnt.
