Eine Bonusstaffel gilt für eine Warengruppe. Der Artikelstamm führt 1.400 Artikel dieses Lieferanten, davon sind 90 einer anderen Gruppe zugeordnet, weil sie vor vier Jahren so angelegt wurden.
Diese 90 Artikel fehlen in der Bemessungsgrundlage. Bei einem Anteil von sechs Prozent am Volumen kann das reichen, um eine Staffelstufe zu verfehlen.
Wie die Abweichung entsteht
Die Zuordnung eines Artikels zu einer Warengruppe erfolgt bei der Anlage. Sie orientiert sich an der internen Systematik, an Auswertungsbedürfnissen und an der Person, die den Artikel anlegt.
Die Warengruppe in der Konditionsvereinbarung orientiert sich an der Systematik des Lieferanten. Beide stimmen selten vollständig überein, und beide ändern sich unabhängig voneinander.
Dazu kommt der Sonderfall des Artikels, der in beide Gruppen passt. Ein Zubehörteil, das zu zwei Produktlinien gehört, landet in der Gruppe, die beim Anlegen näher lag.
Warum es in der Abrechnung nicht auffällt
Die Berechnung rechnet korrekt mit den Artikeln, die ihr zugeordnet sind. Das Ergebnis ist plausibel, die Staffelstufe wird erreicht, der Betrag wird gebucht.
Auffallen könnte es nur im Vergleich mit dem Lieferanten, und der rechnet auf Basis seiner eigenen Artikelsystematik. Weichen beide Zuordnungen ab, entsteht eine Differenz, die als Rundungsfrage oder als Abgrenzungsthema abgetan wird.
In der Praxis wird die Differenz häufig geteilt. Beide Seiten einigen sich auf einen Mittelwert, ohne die Ursache zu klären, und im nächsten Jahr beginnt dieselbe Diskussion.
Der Fall, der teuer wird
Kritisch sind Vereinbarungen mit unterschiedlichen Sätzen je Warengruppe. Ein Artikel, der in der Gruppe mit dem niedrigeren Satz geführt wird, rechnet dauerhaft zu niedrig ab.
Bei einem Unterschied von zwei Prozentpunkten und einem Volumen von 400.000 Euro auf den falsch zugeordneten Artikeln ergibt die einfache Rechnung 8.000 Euro je Periode.
Belastbar ist diese Zahl noch nicht. Falsch zugeordnetes Volumen ist noch kein Bonusfehler: Erst die vollständige Neuberechnung mit Staffelstufen, Caps und Ausnahmen zeigt, welcher Anspruch tatsächlich entstanden wäre. Liegt das korrigierte Volumen über einer Schwelle, fällt die Differenz größer aus; greift ein Cap, kleiner.
Die Neuberechnung erfasst dabei auch Artikel, die zu Unrecht in der Gruppe mit dem höheren Satz geführt werden. Das ist Qualitätssicherung der eigenen Rechnung, denn eine Forderung, die einer Nachprüfung nicht standhält, kostet mehr, als sie einbringt. Der Hauptfall bleibt das Volumen, das gar nicht erst in die Bemessungsgrundlage gelangt ist.
Wie sich das prüfen lässt
Der Abgleich braucht zwei Listen. Die Artikel eines Lieferanten mit ihrer internen Warengruppe, und die Artikel desselben Lieferanten mit der Gruppe, die in der Konditionsvereinbarung gemeint ist.
Die zweite Liste existiert selten im eigenen Unternehmen. Eine Anfrage danach ist unverfänglich, weil sie nichts offenlegt, was der Lieferant nicht ohnehin weiß. Ob er sie liefert, hängt davon ab, wie er seine Konditionsgruppen führt; bleibt sie aus, hilft ersatzweise die Zuordnung, die seinen Abrechnungsbelegen zugrunde liegt.
Diese Liste bildet allerdings den heutigen Stand ab. Für eine rückwirkende Prüfung zählt der Umfang, der in der jeweiligen Periode vereinbart war; der gehört aus der damaligen Vertragsfassung belegt.
Der Abgleich beider Listen läuft über die Artikelnummer des Lieferanten. Liegen beide digital vor und lassen sich über diesen Schlüssel verbinden, ist die Auswertung in dieser Größenordnung eine Sache von Stunden. Fehlt der gemeinsame Schlüssel, wird daraus ein eigenes Vorhaben.
Die dauerhafte Lösung
Eine zusätzliche Kennzeichnung am Artikel, die ausschließlich die Konditionsgruppe führt, löst das Problem an der Wurzel. Sie ist unabhängig von der internen Warengruppensystematik und ändert sich nur, wenn die Vereinbarung sich ändert.
Ein einzelnes Feld genügt dafür nicht immer. Gehört ein Artikel zu mehreren Konditionen mit verschiedenen Gruppierungen, braucht es eine Zuordnung je Konditionsvertrag. Und sie gehört datiert: Wer die heutige Zuordnung rückwirkend überschreibt, verändert auch Abrechnungen, die damals richtig waren.
Der Aufwand liegt in der Erstbefüllung. Danach wird sie bei der Artikelanlage mitgepflegt, und die Konditionsberechnung greift auf ein Feld zu, das genau dafür da ist.
Das erspart zugleich die jährliche Diskussion über Differenzen, deren Ursache niemand mehr rekonstruieren kann.
Was bei Artikeländerungen passiert
Der Abgleich ist keine einmalige Aufgabe. Neue Artikel kommen laufend hinzu, und jeder von ihnen erbt die Zuordnung, die beim Anlegen gewählt wurde.
Bei einem Lieferanten mit hoher Artikelfluktuation reicht ein Jahr, damit sich die Abweichung neu aufbaut. Die Ursache ist nicht Nachlässigkeit, sondern dass die Person, die den Artikel anlegt, die Konditionsvereinbarung nicht vor sich hat.
Deshalb gehört die Zuordnung zur Konditionsgruppe an die Artikelanlage gekoppelt, nicht an eine nachgelagerte Prüfung. Ein Pflichtfeld, das bei Artikeln dieses Lieferanten gefüllt werden muss, verhindert den Aufbau.
Bleibt die nachgelagerte Prüfung der einzige Weg, gehört sie in den Ablauf vor der Jahresabrechnung. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich eine falsche Zuordnung noch korrigieren, bevor sie in die Bemessungsgrundlage einfließt.
Eine Kontrolle nach der Abrechnung findet den Fehler ebenfalls, nur muss dann eine bereits gebuchte Gutschrift wieder aufgemacht werden.
Ein Einstieg
Wählen Sie eine Vereinbarung mit warengruppenbezogener Staffel und lassen Sie sich vom Lieferanten die Artikelliste zu dieser Gruppe geben. Gleichen Sie sie mit Ihrem Artikelstamm ab.
Zählen Sie die Artikel, die nur in einer der beiden Listen auftauchen, und bewerten Sie deren Volumen. Rechnen Sie die Periode anschließend mit der korrigierten Zuordnung noch einmal durch. Erst diese zweite Zahl ist die Bonusdifferenz.
