Ein Wachstumsbonus von 2 Prozent auf das Mehrvolumen gegenüber dem Vorjahr ergibt 84.000 Euro. Dahinter stehen 4,2 Millionen Euro zusätzliches Volumen. Die Gutschrift kommt im März, der Betrag steht im Ergebnis.
Im Folgejahr fällt das Volumen unter den Ausgangswert. Der Lieferant verweist auf einen Absatz im Vertrag und fordert die 84.000 Euro zurück.
Dieser Absatz ist kein Standard. Er steht nur in Verträgen, die den Bonus ausdrücklich an das Folgejahr binden, und genau um die geht es hier.
Die Rückforderung ist zuerst zu prüfen
Eine Rückforderung ist eine Behauptung, bis sie belegt ist. Fünf Fragen klären, ob sie trägt.
Welche Klausel wird herangezogen? Im Wortlaut, aus der Vertragsfassung, die für die betroffene Periode galt.
Ist der Auslöser eingetreten? Die Bedingung nennt einen Wert und einen Zeitraum. Beides gehört gegen die eigenen Daten gehalten.
Welchen Umfang sieht die Klausel vor? Manche fordern den vollen Bonus zurück, andere nur einen Teil oder nur die Differenz zum Satz ohne Wachstum.
Greift eine Ausnahme? Lieferunfähigkeit, ausgelistete Artikel oder Qualitätsprobleme auf der Lieferantenseite schließen die Rückforderung aus, soweit der Vertrag das vorsieht.
Stimmt die Berechnung? Bemessungsgrundlage, Satz und Zeitraum gehören nachgerechnet wie bei jeder anderen Abrechnung.
Hält die Forderung einer dieser Fragen nicht stand, ist ihr zu widersprechen. Erst danach stellt sich die Frage, wie sich das Risiko für die Zukunft begrenzen lässt.
Wie die Klausel gebaut ist
Ein Wachstumsbonus belohnt eine Steigerung. Er kann auf das Mehrvolumen lauten, auf das Gesamtvolumen bei erreichtem Wachstum oder auf einen festen Betrag; das entscheidet bereits über die Größenordnung.
Ein Teil dieser Vereinbarungen bindet den Bonus zusätzlich an eine Bedingung: Das erreichte Volumen muss in der Folgeperiode gehalten werden, sonst entfällt der Anspruch rückwirkend.
Formuliert wird das unauffällig: ein Satz über die Nachhaltigkeit des Wachstums, ein Verweis auf eine Rückrechnung, manchmal nur eine Fußnote zur Staffel. Beim Abschluss steht er neben dem Prozentsatz, über den verhandelt wird, und fällt nicht auf.
Warum die Rückforderung überrascht
Zwischen Auszahlung und Rückforderung liegen bis zu zwei Jahre. Der Betrag ist gebucht, die Periode abgeschlossen, die Person, die verhandelt hat, arbeitet an anderen Themen.
Dazu kommt ein Denkfehler, der verbreitet ist. Eine Gutschrift beweist noch nicht, dass der Bonus endgültig behalten werden darf. Welche Art von Bedingung im Vertrag steht, entscheidet darüber, woran es genau fehlt.
Eine aufschiebende Bedingung lässt den Anspruch erst mit ihrem Eintritt entstehen. Bis dahin ist gezahlt worden, ohne dass ein endgültiger Anspruch besteht.
Eine auflösende Bedingung lässt den Anspruch entstehen und wieder wegfallen, wenn das Ereignis eintritt. Der Anspruch besteht also, trägt aber ein Rückzahlungsrisiko.
Die beiden Fälle als gemeinsam schwebenden Betrag zu behandeln, verfehlt die Sache. Welcher vorliegt, steht im Vertragstext und entscheidet darüber, was am Stichtag anzusetzen ist.
Die Frage an das Rechnungswesen
Wenn eine Rückforderung vertraglich möglich ist, gehört sie bewertet. Der mögliche Betrag ergibt sich aus dem Vertrag, nicht zwangsläufig aus dem vollen ausgezahlten Bonus; manche Klauseln fordern nur einen Teil oder nur die Differenz zurück.
Wie damit im Abschluss umzugehen ist, folgt aus der Art der Bedingung und der Lage am Stichtag, nicht aus der eigenen Volumenplanung allein. Eine günstige Planung rechtfertigt weder, den Betrag ohne Weiteres stehen zu lassen, noch, das Risiko nur zu erwähnen. Der Vorgang gehört deshalb mit dem Abschluss besprochen, bevor er aus einer Prüfung heraus auftaucht.
Diese Abstimmung setzt voraus, dass jemand weiß, welche Verträge eine solche Klausel enthalten. Genau daran fehlt es meistens.
Die Frühwarnung, die dazugehört
Eine Rückforderung kündigt sich an. Sobald das laufende Volumen erkennbar hinter dem Wert zurückbleibt, an den die Bedingung geknüpft ist, steht die Frage im Raum, und dann ist noch Zeit zu handeln.
Dazu braucht es je Vertrag mit einer solchen Klausel zwei Zahlen nebeneinander: das Volumen, unterhalb dessen die Rückforderung greift, und die Hochrechnung auf das Periodenende. Wer die beiden monatlich sieht, entscheidet rechtzeitig zwischen zusätzlichem Bezug, einem Gespräch mit dem Lieferanten und der bewussten Hinnahme.
Was sich verhandeln lässt
Drei Punkte sind in der Praxis beweglich. Jeder verändert die wirtschaftliche Substanz der Regel, und ob der Lieferant dafür eine Gegenleistung verlangt, ist Gegenstand der Verhandlung und kein Automatismus.
Die Deckelung der Rückforderung. Statt des vollen Betrags wird höchstens die Hälfte zurückgefordert. Der Anreiz bleibt bestehen, der Maximalbetrag halbiert sich, und das Risiko wird planbar.
Die Frist. Eine Rückforderung ist nur innerhalb einer festen Zeit nach der Auszahlung möglich. Ohne vertragliche Frist gelten die gesetzlichen Verjährungsregeln, was unbegrenzt nicht bedeutet, aber deutlich länger und unschärfer ist als eine benannte Frist.
Die Ausnahmen. Ein Volumenrückgang aus Gründen, die der Lieferant zu vertreten hat, löst keine Rückforderung aus. Lieferunfähigkeit, Auslistung einzelner Artikel, Qualitätsprobleme. Diese Ausnahme begrenzt nicht die Höhe, sondern die Fälle, und sie deckt den Fall ab, in dem die Rückforderung am unfairsten wäre.
Zwei Punkte, die daneben zu klären sind
Bei Vereinbarungen über mehrere Jahre kommt eine zweite Konstruktion vor: Der Bonus steigt Jahr für Jahr entlang eines Wachstumspfads, und wird eine Stufe verfehlt, fällt die Vereinbarung auf die Ausgangsstufe zurück statt auf die zuletzt erreichte. Verhandelbar ist der Rückfall um genau eine Stufe; dieser Vorschlag lässt den Pfad bestehen und begrenzt nur die Fallhöhe.
Der zweite Punkt ist der Ausgangswert. Jeder Wachstumsbonus braucht einen, und er entscheidet über den Betrag stärker als der Prozentsatz. Üblich ist das Vorjahr, was nach einem starken Jahr eine hohe Latte bedeutet und nach einem schwachen eine niedrige. Ein fester Ausgangswert über die Laufzeit oder ein Durchschnitt mehrerer Jahre glättet diesen Effekt.
Beide Punkte verändern den Betrag, um den es bei einer Rückforderung überhaupt geht, und gehören deshalb in dieselbe Verhandlung. Die Rückforderungsklausel selbst berühren sie nicht.
Ein Einstieg
Gehen Sie die Verträge durch, in denen ein Wachstums- oder Steigerungsbonus vereinbart ist, und suchen Sie nach jedem Satz, der eine Rückforderung, eine Rückrechnung oder eine Bedingung für die Folgeperiode enthält.
Notieren Sie je Vertrag den bisher ausgezahlten Betrag und den Volumenwert, unterhalb dessen die Rückforderung greift. Diese zwei Zahlen nebeneinander sagen Ihnen, welche Vereinbarungen ein offenes Risiko tragen und welche nicht.
