Im Mai räumt ein Lieferant eine zusätzliche Retourenquote von drei Prozent ein, weil eine Kollektion schlechter läuft als geplant. Die Zusage kommt per Mail, zwei Sätze, freundlich formuliert, ohne Betreff, der später auffindbar wäre. Im Januar sucht sie niemand mehr.
Solche Zusagen sind in der Praxis häufiger als die formalen Nachträge. Sie entstehen im laufenden Geschäft, meist zwischen zwei Personen, die sich seit Jahren kennen, und sie sind wirtschaftlich oft erheblich.
Warum sie verschwinden
Ein Rahmenvertrag durchläuft einen Prozess. Er wird geprüft, unterschrieben, abgelegt und in Teilen im ERP hinterlegt. Ein Side-Letter durchläuft keinen Prozess. Er landet in einem Postfach.
Damit fehlt er an drei Stellen gleichzeitig. In der Konditionsberechnung, weil die Bemessungsgrundlage unverändert bleibt. Im Abschluss, weil keine Rückstellung gebildet wird. Und in der nächsten Jahresverhandlung, weil niemand mehr weiß, dass das Zugeständnis bereits Teil des Pakets war.
Der dritte Punkt wird unterschätzt. Wenn ein Lieferant im Januar eine Verbesserung anbietet, die er im Mai des Vorjahres bereits gewährt hat, wird dieselbe Kondition zweimal verhandelt und einmal bezahlt.
Was eine Zusatzvereinbarung enthalten muss, um verwertbar zu sein
Es braucht keinen Vertragstext. Es braucht vier Angaben in einer Form, die ein Dritter Monate später lesen kann.
Worauf sich die Zusage bezieht, also Marke, Bereich oder Artikelgruppe. Für welchen Zeitraum sie gilt. Welche Größe sie verändert, und zwar in derselben Sprache wie der Hauptvertrag. Und wer sie auf beiden Seiten zugesagt hat.
Eine Mail mit diesen vier Angaben ist eine verwertbare Vereinbarung. Eine Mail mit dem Satz „das bekommen wir hin“ ist keine, auch wenn beide Seiten im Moment des Schreibens dasselbe gemeint haben.
Der organisatorische Teil
Der schwierige Teil ist nicht die Ablage, sondern die Gewohnheit. Eine Zusatzvereinbarung wird in dem Moment festgehalten, in dem sie entsteht, oder gar nicht. Wer sich vornimmt, das später nachzupflegen, pflegt nicht nach.
Was funktioniert, ist ein fester Platz, an dem alle Konditionen eines Lieferanten liegen, und die Erwartung, dass eine Zusage erst dann gilt, wenn sie dort steht. Das ist weniger eine Systemfrage als eine Frage der Disziplin im Einkauf.
Ein Einstieg
Durchsuchen Sie für die fünf wichtigsten Lieferanten den Mailverkehr des vergangenen Geschäftsjahres nach Zusagen, die nicht im Rahmenvertrag stehen. Halten Sie fest, wie viele Sie finden und wie viele davon abgerechnet wurden.
Das Verhältnis zwischen beiden Zahlen sagt mehr über den Zustand der Konditionsführung aus als jede Prozessbeschreibung.
