Im Mai räumt ein Lieferant eine zusätzliche Rückgabequote von drei Prozent ein, weil eine Warengruppe schlechter läuft als geplant. Die Zusage kommt per Mail, zwei Sätze, freundlich formuliert, ohne Betreff, der später auffindbar wäre. Im Januar sucht sie niemand mehr.
Solche Zusagen sind in der Praxis häufiger als die formalen Nachträge. Sie entstehen im laufenden Geschäft, meist zwischen zwei Personen, die sich seit Jahren kennen, und sie sind wirtschaftlich oft erheblich.
Warum sie verschwinden
Ein Rahmenvertrag durchläuft einen Prozess. Er wird geprüft, unterschrieben, abgelegt und in Teilen im ERP hinterlegt. Ein Side-Letter durchläuft keinen Prozess. Er landet in einem Postfach.
Damit fehlt er an drei Stellen gleichzeitig. In der Konditionsberechnung, weil das hinterlegte Konditionsgerüst unverändert bleibt. Im Abschluss, weil der geänderte Anspruch nicht abgegrenzt wird. Und in der nächsten Jahresverhandlung, weil niemand mehr weiß, dass das Zugeständnis bereits Teil des Pakets war.
Der dritte Punkt wird unterschätzt. Wenn ein Lieferant im Januar eine Verbesserung anbietet, die er im Mai des Vorjahres bereits gewährt hat, wird dieselbe Kondition zweimal verhandelt und einmal bezahlt.
Was eine Zusatzvereinbarung enthalten muss, um verwertbar zu sein
Es braucht keinen Vertragstext. Es braucht vier Angaben in einer Form, die ein Dritter Monate später lesen kann.
Worauf sich die Zusage bezieht, also Lieferant, Bereich oder Artikelgruppe. Für welchen Zeitraum sie gilt. Welche Größe sie verändert, und zwar in derselben Sprache wie der Hauptvertrag. Und wer sie auf beiden Seiten zugesagt hat.
Eine Mail mit diesen vier Angaben ist eine verwertbare Vereinbarung. Eine Mail mit dem Satz „das bekommen wir hin“ ist keine, auch wenn beide Seiten im Moment des Schreibens dasselbe gemeint haben.
Verwertbar heißt dabei nachvollziehbar und nicht automatisch bindend. Ob die Zusage bindet, hängt zusätzlich daran, ob die zusagende Person dafür befugt war, ob der Hauptvertrag eine Form verlangt und in welchem Verhältnis beide zueinander stehen. Eine befristete Zusage gilt außerdem für ihren Zeitraum und setzt sich im Folgejahr nicht von selbst fort.
Der organisatorische Teil
Der schwierige Teil ist nicht die Ablage, sondern die Gewohnheit. Eine Zusatzvereinbarung wird in dem Moment festgehalten, in dem sie entsteht, oder gar nicht. Wer sich vornimmt, das später nachzupflegen, pflegt nicht nach.
Was funktioniert, ist ein fester Platz, an dem alle Konditionen eines Lieferanten liegen, und die Regel, dass eine Zusage erst dann als gesichert gilt, wenn sie dort steht. Ob sie den Lieferanten bindet, entscheiden Einigung, Vertretungsbefugnis und eine etwaige Formvorgabe des Hauptvertrags. Ob sie im eigenen Unternehmen abrufbar ist, entscheidet allein die Ablage. Das eine ersetzt das andere nicht.
Woran unterjährige Zusagen typischerweise hängen
Die Anlässe wiederholen sich. Eine Warengruppe läuft schlechter als geplant und der Lieferant räumt eine zusätzliche Rückgabequote ein. Ein Volumen bleibt hinter der Erwartung zurück und beide Seiten einigen sich auf eine abgesenkte Schwelle. Eine Lieferung kommt verspätet und es gibt einen einmaligen Nachlass.
Allen drei Fällen ist gemeinsam, dass sie unter Zeitdruck entstehen, dass sie mündlich beginnen und dass sie eine bestehende Vertragsgröße verändern. Genau deshalb entziehen sie sich dem normalen Ablauf.
Sie wirken dabei unterschiedlich, und das gehört mitnotiert. Eine zusätzliche Rückgabequote erweitert zunächst ein Recht, das genutzt werden kann oder nicht. Eine abgesenkte Schwelle verändert die Berechnung unmittelbar. Ein einmaliger Nachlass wirkt auf einen einzelnen Vorgang. Was davon am Stichtag anzusetzen ist, folgt dieser Unterscheidung und nicht dem Datum der Mail.
Eine einfache Gegenmaßnahme ist eine feste Formulierung, die am Ende jeder solchen Abstimmung per Mail zurückgeht. Drei Zeilen, die die Zusage in der Sprache des Hauptvertrags wiederholen und um eine Bestätigung bitten. Damit existiert ein Beleg, den auch ein Dritter Monate später versteht.
Was ein Personalwechsel auslöst
Der kritischste Moment für unterjährige Zusagen ist ein Wechsel auf einer der beiden Seiten. Mit der Person geht das Wissen, dass es die Zusage überhaupt gibt.
Auf der Lieferantenseite führt das dazu, dass die Zusage in der nächsten Abrechnung nicht auftaucht. Auf der eigenen Seite führt es dazu, dass niemand merkt, dass sie fehlt. Beides zusammen macht den Anspruch praktisch unsichtbar, obwohl er vertraglich besteht.
Eine Übergabe, die nur Termine und Ansprechpartner umfasst, greift hier zu kurz. Was übergeben werden muss, ist der Stand der Konditionen, einschließlich aller Abweichungen vom Rahmenvertrag.
Ein Einstieg
Durchsuchen Sie für die fünf wichtigsten Lieferanten den Mailverkehr des vergangenen Geschäftsjahres nach Zusagen, die nicht im Rahmenvertrag stehen.
Halten Sie je Zusage fest, welche Wirkung sie hat, ob ihre Voraussetzungen erfüllt sind und welche Handlung daraus folgt. Bei bereits entstandenen Zahlungsansprüchen prüfen Sie den Abrechnungs- und Ausgleichsstand, bei Rückgaberechten die fristgerechte und wirtschaftlich sinnvolle Nutzung.
Eine nicht gesondert abgerechnete Zusage ist damit nicht automatisch ungenutzt. Eine abgesenkte Schwelle kann längst in der regulären Bonusabrechnung stecken, und ein Rückgaberecht muss bei fehlendem Bedarf nicht ausgeübt werden. Was zählt, ist die kurze Liste der Zusagen, bei denen eine Handlung offen ist.
