Wer eine rückwirkende Prüfung von Lieferantenkonditionen erwägt, stellt zuerst die Frage nach dem Zeitraum. Drei Jahre, fünf, die letzte Saison?
Die juristische Seite ist schnell umrissen und gehört in die Hände der eigenen Rechtsabteilung. Die regelmäßige Verjährungsfrist nach deutschem Recht beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat. Vertragliche Ausschlussfristen können kürzer sein und gehen vor. Ob und wie das im Einzelfall greift, ist eine Rechtsfrage, keine kaufmännische.
Interessanter ist die Frage, die sich daneben stellt und seltener gestellt wird.
Ab wann wird eine Differenz unbelegbar?
Ein Anspruch, der rechtlich besteht, aber nicht belegt werden kann, ist praktisch wertlos. Belegbarkeit hängt an drei Dingen, und alle drei verschlechtern sich mit der Zeit.
Die Vertragslage. Rahmenverträge sind meist noch auffindbar. Side-Letter, unterjährige Zusagen und Mailabstimmungen sind es nach zwei Jahren oft nicht mehr, besonders nach einem Personalwechsel im Einkauf.
Die Bewegungsdaten. Wareneingänge und Umsätze liegen im ERP meist lange genug vor. Problematisch wird es bei Daten, die außerhalb entstanden sind, etwa Abverkaufsdaten aus einem abgelösten Kassensystem oder Retourenlisten aus einer Excel-Ablage.
Die Ansprechpartner. Der wirksamste Beleg in einem Abstimmungsgespräch ist häufig jemand, der sich erinnert. Nach drei Jahren ist diese Person auf einer der beiden Seiten oft nicht mehr im Unternehmen.
Was das für den Zuschnitt einer Prüfung bedeutet
In der Praxis führt das zu einem Zeitraum, der kürzer ist als die rechtlich mögliche Frist. Die jüngeren Perioden liefern die belastbareren Fälle, weil Vertragslage und Datenlage vollständiger sind, und sie liefern sie schneller.
Es gibt einen zweiten Grund, den Zeitraum nicht zu weit zu ziehen. Eine Prüfung, die drei Jahre gleichzeitig aufmacht, erzeugt auf der Lieferantenseite eine Verhandlungssituation. Eine Prüfung, die mit der letzten abgeschlossenen Periode beginnt, erzeugt ein Sachgespräch. Der Unterschied zeigt sich in der Bearbeitungszeit.
Die Reihenfolge, die sich bewährt hat
Mit der jüngsten abgeschlossenen Periode beginnen und mit den Lieferanten, bei denen Volumen und Konditionskomplexität zusammenkommen. Wenn sich dort ein Muster zeigt, etwa eine systematisch abweichende Bemessungsgrundlage, lässt sich dieses Muster gezielt auf frühere Perioden ausdehnen.
Das ist etwas anderes als eine Vollprüfung über drei Jahre. Es ist eine Hypothese, die geprüft wird, und sie ist im Gespräch mit dem Lieferanten deutlich einfacher zu vertreten.
Dieser Beitrag beschreibt kaufmännische Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Fristen und Ansprüche im Einzelfall gehören juristisch geprüft.
