Wer eine rückwirkende Prüfung von Lieferantenkonditionen erwägt, stellt zuerst die Frage nach dem Zeitraum. Drei Jahre, fünf, die letzte abgeschlossene Periode?
Die juristische Seite ist schnell umrissen und gehört in die Hände der eigenen Rechtsabteilung. Die regelmäßige Verjährungsfrist nach deutschem Recht beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen. Vertragliche Ausschlussfristen können kürzer sein; ob sie wirksam sind und wie weit sie reichen, ist im Einzelfall zu prüfen. Verjährung und Erlöschen des Anspruchs sind dabei zweierlei: Ein verjährter Anspruch besteht fort und ist nur nicht mehr durchsetzbar, wenn die Gegenseite sich darauf beruft. Ob und wie das im Einzelfall greift, ist eine Rechtsfrage, keine kaufmännische.
Interessanter ist die Frage, die sich daneben stellt und seltener gestellt wird.
Ab wann wird eine Differenz unbelegbar?
Ein Anspruch, der rechtlich besteht, aber nicht belegt werden kann, ist praktisch wertlos. Belegbarkeit hängt an drei Dingen, und alle drei verschlechtern sich mit der Zeit.
Die Vertragslage. Rahmenverträge sind meist noch auffindbar. Side-Letter, unterjährige Zusagen und Mailabstimmungen sind es nach zwei Jahren oft nicht mehr, besonders nach einem Personalwechsel im Einkauf.
Die Bewegungsdaten. Wareneingänge und Umsätze liegen im ERP meist lange genug vor. Problematisch wird es bei Daten, die außerhalb entstanden sind, etwa Absatzdaten aus einem abgelösten Vorsystem oder Rückgabelisten aus einer Excel-Ablage.
Die Ansprechpartner. Der wirksamste Beleg in einem Abstimmungsgespräch ist häufig jemand, der sich erinnert. Nach drei Jahren ist diese Person auf einer der beiden Seiten oft nicht mehr im Unternehmen.
Erfassen und bearbeiten sind zwei Schritte
Aus der nachlassenden Belegbarkeit folgt nicht, den Prüfzeitraum von vornherein zu verkürzen. Daraus folgt vielmehr, dass der Umfang früh festgelegt und die Bearbeitung anschließend priorisiert werden sollte.
Erfasst gehören zunächst alle Perioden, die wirtschaftlich relevant und noch prüfbar sind, mit ihren Fristen. Das kostet wenig, weil es um eine Bestandsaufnahme geht und noch nicht um die Prüfung des einzelnen Falls.
Bearbeitet wird danach in einer Reihenfolge. Die jüngeren Perioden liefern die belastbareren Fälle, weil Vertrags- und Datenlage vollständiger sind, und sie liefern sie schneller. Mit ihnen zu beginnen ist eine Reihenfolge und kein Verzicht auf die älteren.
Dass eine Prüfung über mehrere Jahre gleichzeitig beim Lieferanten anders ankommt als ein einzelner geklärter Fall, ist ein Argument für den Zuschnitt des ersten Gesprächs. Ein Grund, ältere Ansprüche liegen zu lassen, ist es nicht.
Die Reihenfolge, die sich bewährt hat
Vor der Wahl des Zeitraums steht eine kurze Fristeninventur. Ansprüche, deren Ausschlussfrist unmittelbar bevorsteht, werden zuerst bearbeitet, auch wenn sie aus einer älteren Periode stammen. Die Reihenfolge danach folgt dem erwarteten durchsetzbaren Nettobetrag im Verhältnis zum Bearbeitungsaufwand.
Für den regulären Einstieg gilt: mit der jüngsten abgeschlossenen Periode beginnen und mit den Lieferanten, bei denen Volumen und Konditionskomplexität zusammenkommen. Wenn sich dort ein Muster zeigt, etwa eine systematisch abweichende Bemessungsgrundlage, lässt sich dieses Muster gezielt auf frühere Perioden ausdehnen.
Das ist etwas anderes als eine Vollprüfung über drei Jahre. Es ist eine Hypothese, die geprüft wird, und sie ist im Gespräch mit dem Lieferanten deutlich einfacher zu vertreten.
Was zuerst gesichert werden sollte
Unabhängig vom gewählten Zeitraum lohnt sich ein Schritt sofort, und er kostet fast nichts. Die Sicherung der Unterlagen, die am schnellsten verschwinden.
Dazu gehören die Mailverläufe zu Konditionsabstimmungen der laufenden und der vorigen Periode, alle Anlagen und Nachträge zu den Rahmenverträgen samt der jeweils früher geltenden Vertragsstände, und die Endabrechnungen der Lieferanten im Original. Diese drei Bestände sind in zwei Jahren deutlich schwerer zusammenzubekommen als heute.
Der zweite Schritt betrifft die Bewegungsdaten. Ein jährlicher Export der Wareneingänge und der konditionsrelevanten Buchungen, abgelegt außerhalb des Produktivsystems, überlebt auch einen Systemwechsel. Genau an dieser Stelle scheitern rückwirkende Prüfungen am häufigsten.
Damit ein solcher Export später etwas taugt, gehört festgehalten, welche Felder und Zeiträume er umfasst, aus welchem Systemstand er stammt, wer darauf zugreifen darf und wie er sich reproduzieren lässt. Ein Export ohne diese Angaben ist im Gespräch mit dem Lieferanten wenig wert.
Wie sich ein Zeitraum später ausdehnen lässt
Der Einstieg mit einer Periode schließt frühere nicht aus. Er ordnet nur die Reihenfolge.
Zeigt die erste Prüfung ein wiederkehrendes Muster, etwa eine dauerhaft abweichende Bemessungsgrundlage oder einen regelmäßig zu niedrig angesetzten Staffelsatz, lässt sich dieses Muster gezielt rückwärts prüfen. Der Aufwand je zusätzlicher Periode sinkt dabei erheblich, weil die Vertragslage bereits strukturiert vorliegt und nur noch die Bewegungsdaten wechseln.
Gegenüber dem Lieferanten hat diese Reihenfolge einen weiteren Vorteil: Eine bereits geklärte Ursache lässt sich schneller erklären als beim ersten Mal.
Übertragen lässt sie sich deshalb noch nicht. Für jede frühere Periode gilt die damals vereinbarte Fassung, und dort können andere Sätze, andere Artikelgruppen und andere Geltungszeiträume stehen. Geprüft wird deshalb je Periode gegen den jeweils gültigen Vertragsstand.
Dieser Beitrag beschreibt kaufmännische Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Fristen und Ansprüche im Einzelfall gehören juristisch geprüft.
