Die Bonusabrechnung für das Vorjahr ist im Februar erledigt. Im April geht eine größere Rückgabe über 180.000 Euro an den Lieferanten, die sich auf Lieferungen des Vorjahres bezieht.
Der Lieferant kürzt daraufhin die bereits abgerechnete Gutschrift. Im Einkauf war die Periode abgeschlossen.
Die erste Frage gilt der Kürzung selbst
Bevor es darum geht, in welche Periode eine Rückgabe gehört, steht die Frage, ob sie die Bemessungsgrundlage überhaupt mindern darf. Vier Prüfungen beantworten das, und jede kommt vor der Variantendiskussion.
Sieht der Vertrag die Minderung vor? Eine Rückgabe mindert die Grundlage, wenn die Vereinbarung das sagt oder wenn sich die Grundlage ohnehin auf einen Nettobezug bezieht. Fehlt beides, ist die Kürzung nicht gedeckt.
Wurde dieselbe Rückgabe schon einmal abgezogen? Läuft die Retoure als negativer Wareneingang in die laufende Bemessungsgrundlage und wird zusätzlich die alte Abrechnung gekürzt, wirkt sie zweimal.
Stimmen Periode und Betrag? Die Kürzung muss sich auf Lieferungen beziehen, die in der gekürzten Periode bonusfähig waren, und sie muss den Wert ansetzen, auf dem der Bonus gerechnet wurde.
Passt die Retourenart? Nimmt die Vereinbarung bestimmte Gründe aus, etwa Mängelretouren, darf eine Kürzung diese Positionen nicht enthalten.
Hält eine Kürzung einer dieser Prüfungen nicht stand, ist sie ganz oder teilweise zurückzunehmen. Das ist ein bestehender Anspruch und keine Verhandlungsposition.
Drei mögliche Behandlungen
Die Rückgabe mindert die Bemessungsgrundlage der Periode, in der die ursprüngliche Lieferung lag. Die Abrechnung wird korrigiert, der Bonus sinkt rückwirkend.
Oder sie mindert die Bemessungsgrundlage der laufenden Periode. Die alte Abrechnung bleibt, die neue startet mit einem negativen Anfangsbestand.
Oder sie bleibt außen vor, weil die Vereinbarung sie nicht als bonusmindernd benennt. Ob eine Rückgabe als negativer Wareneingang zählt, ergibt sich aus der Vereinbarung und der Buchungslogik, nicht aus dem Wort Wareneingang allein.
Alle drei kommen vor. Fehlt eine klare Regel, bildet die zuerst erstellte Abrechnung häufig den praktischen Ausgangspunkt der Klärung; verbindlich wird sie dadurch allein nicht.
Die Varianten sind nicht gleich viel wert
Die Vorstellung, es gleiche sich über zwei Perioden ohnehin aus, hält der Nachrechnung nicht stand.
Ein Beispiel ohne Staffelsprung: Retoure 180.000 Euro, Bonussatz in der Ursprungsperiode 4 Prozent, in der laufenden Periode 3 Prozent. Die Rückrechnung auf die erste Periode mindert den Bonus um 7.200 Euro, die Anrechnung in der laufenden Periode um 5.400 Euro. Der Unterschied beträgt 1.800 Euro.
Kommen Staffelstufen und Caps ins Spiel, lässt sich die Richtung nicht mehr vorhersagen. Die Differenz kann größer ausfallen, kleiner werden oder ganz verschwinden, etwa wenn beide Varianten am selben Cap liegen. Selbst bei durchgehend gleichem Satz bleibt ein Unterschied im Zahlungszeitpunkt.
Die Variante ist damit eine wirtschaftliche Entscheidung und keine Formalie. Getroffen wird sie im Vertrag und vor der Periode, nicht nachträglich am Einzelfall. Wie die Korrektur anschließend im Abschluss abzubilden ist, folgt eigenen Regeln und ist keine zweite Wahlmöglichkeit.
Drei Perioden, die nicht dieselbe sind
Die Diskussion wird meist deshalb zäh, weil drei Zuordnungen durcheinandergehen.
Die Vertragsperiode bestimmt, auf welche Bonusrechnung die Rückgabe wirkt. Die Buchungsperiode bestimmt, wann die Korrektur im Rechnungswesen erfasst wird. Der Bestandsabgang folgt wiederum eigenen Regeln.
Eine Korrektur der Bonusrechnung für das Vorjahr verlangt deshalb nicht zwangsläufig, einen Abschluss wieder aufzumachen. Je nach Sachverhalt und Wesentlichkeit wird sie als Vorgang der laufenden Buchungsperiode abgebildet, während sie der alten Vertragsperiode zugeordnet bleibt; wie zu verfahren ist, entscheidet das Rechnungswesen. Wer die drei Ebenen trennt, verliert jedenfalls das häufigste Gegenargument gegen die rückwirkende Variante.
Welche Rückgaben überhaupt mindern
Neben dem Wann steht das Ob, und hier lohnen zwei Unterscheidungen.
Bei vereinbarten Rücknahmen am Periodenende trifft beides aufeinander: Die Ware hat die Bemessungsgrundlage erhöht und geht anschließend zurück. Bleibt sie voll in der Grundlage, rechnet der Bonus auf Ware, die nie verkauft wurde; fällt sie ganz heraus, ist die Rücknahmevereinbarung weniger wert, als sie aussieht. Eine ausdrückliche Regelung ist hier eine Verhandlungsposition und keine anerkannte Standardlösung.
Ob Mängel- und Dispositionsretouren die Grundlage mindern, hängt von der vertraglichen Definition der Bemessungsgrundlage ab. Eine Bruttowareneingangsbasis, eine Nettobezugsbasis und ausdrücklich ausgeschlossene Retouren führen zu verschiedenen Ergebnissen. Der Retourengrund kann als zusätzliches Unterscheidungsmerkmal vereinbart werden, ändert die Grundlage aber nicht von selbst.
Jede solche Regelung setzt einen Retourengrund am Beleg voraus, der über eine Sammelkategorie hinausgeht.
Die Abgrenzung zum Stichtag
Zum Periodenende steht regelmäßig Ware im Rückversand, die den Lieferanten noch nicht erreicht hat. Je nachdem, welche Seite rechnet, gehört sie in die alte oder in die neue Periode.
Ein vereinbartes Stichtagskriterium löst das für die Bonusrechnung, etwa das Datum des Retourenscheins. Für den bilanziellen Abgang gelten daneben eigene Regeln, und beides gehört getrennt festgelegt.
Ein Einstieg
Nehmen Sie die Bonuskürzungen, die Ihre Lieferanten in der letzten Periode wegen Rückgaben vorgenommen haben, und prüfen Sie jede einzelne gegen die vier Fragen oben: vertragliche Grundlage, Doppelabzug, Periode und Betrag, Retourenart. Was dabei nicht standhält, fordern Sie mit Beleg und Berechnung zurück.
Lesen Sie danach nach, ob die Vereinbarung die Zuordnung zu einer Periode eindeutig regelt. Tut sie es, ist der Fall entschieden, und eine Szenariorechnung zeigt nur, was die geltende Regel kostet.
Fehlt die Regel, rechnen Sie für eine abgeschlossene Periode beide Varianten mit den jeweils geltenden Sätzen durch. Die Differenz ist der Betrag, über den Ihr Vertrag heute nichts sagt; wo sie spürbar ausfällt, gehört die Behandlung in die nächste Verhandlung.
