Die Bonusabrechnung für das Vorjahr ist im Februar erledigt. Im April geht eine größere Rückgabe über 180.000 Euro an den Lieferanten, die sich auf Lieferungen des Vorjahres bezieht.
Der Lieferant kürzt daraufhin die bereits abgerechnete Bonusgutschrift. Im Einkauf war die Periode abgeschlossen.
Drei mögliche Behandlungen
Die Rückgabe mindert die Bemessungsgrundlage der Periode, in der die ursprüngliche Lieferung lag. Die Abrechnung wird korrigiert, der Bonus sinkt rückwirkend.
Oder sie mindert die Bemessungsgrundlage der laufenden Periode, in der sie stattfindet. Die alte Abrechnung bleibt, die neue startet mit einem negativen Anfangsbestand.
Oder sie bleibt außen vor, weil die Vereinbarung auf den Wareneingang abstellt und eine Rückgabe kein negativer Wareneingang ist.
Alle drei sind vertretbar. Ohne Festlegung setzt sich die Auslegung derjenigen Seite durch, die zuerst rechnet.
Warum die zweite Variante die praktischste ist
Die rückwirkende Korrektur erzeugt Aufwand in beiden Buchhaltungen und kollidiert mit abgeschlossenen Perioden. Ein Jahresabschluss, der wegen einer Rückgabe im April nachträglich angefasst wird, ist für niemanden attraktiv.
Die Verrechnung in der laufenden Periode ist buchhalterisch schlicht und in der Wirkung über zwei Perioden hinweg identisch. Sie hat einen Nachteil: In einem Jahr mit vielen Rückgaben aus dem Vorjahr kann sie eine Staffelstufe kosten, die sonst erreicht worden wäre.
Deshalb gehört sie mit einer Untergrenze versehen. Rückgaben aus Vorperioden mindern die laufende Bemessungsgrundlage, höchstens jedoch bis zu einem bestimmten Anteil.
Der Sonderfall der Endlagerrückgabe
Bei vereinbarten Rücknahmen am Periodenende trifft beides aufeinander. Die Ware wurde bezogen, hat also die Bemessungsgrundlage erhöht, und geht anschließend zurück.
Wird sie voll aus der Grundlage gerechnet, ist die Rücknahmevereinbarung für die eigene Seite deutlich weniger wert, als sie aussieht. Bleibt sie drin, rechnet der Bonus auf Ware, die nie verkauft wurde.
Die gebräuchliche Lösung ist eine ausdrückliche Regelung im Vertrag: Vereinbarte Rücknahmen bleiben in der Bemessungsgrundlage, ungeplante Rückgaben mindern sie. Diese Trennung ist sauber begründbar und wird von Lieferanten selten bestritten, weil sie die vereinbarte Rücknahme nicht entwertet.
Was die Nachweisführung braucht
Jede Rückgabe braucht einen Bezug zur ursprünglichen Lieferperiode. Ohne diesen Bezug lässt sich keine der drei Varianten sauber rechnen, und die Diskussion mit dem Lieferanten wird zur Schätzung.
Die Information liegt im System, weil Retourenbelege auf Lieferungen verweisen. Sie muss nur in die Konditionsberechnung übernommen werden, und genau daran scheitert es in Aufbauten, in denen der Bonus auf aggregierten Monatswerten rechnet.
Wer die Rückgabe auslöst, zählt mit
In der Bewertung macht es einen Unterschied, aus welchem Grund Ware zurückgeht. Eine Rückgabe wegen Mangel oder Falschlieferung fällt in den Verantwortungsbereich des Lieferanten. Eine Rückgabe aus eigener Disposition fällt in den eigenen.
Bei der Bemessungsgrundlage wird diese Unterscheidung meist nicht getroffen, obwohl sie sich begründen lässt. Ware, die aufgrund eines Mangels zurückgeht, hat nie eine belastbare Lieferung dargestellt und mindert folgerichtig die Grundlage. Ware, die aus eigener Entscheidung zurückgeht, ist ein anderer Vorgang.
In Vereinbarungen mit hohem Retourenanteil lohnt es, beide Gründe getrennt zu regeln. Der Lieferant hat gegen die Unterscheidung selten etwas, weil sie bei Mängeln zu seinen Lasten und bei Dispositionsrückgaben zu seinen Gunsten wirkt.
Voraussetzung ist ein Retourengrund am Beleg, der über eine Sammelkategorie hinausgeht. Diese Angabe existiert in den meisten Systemen und wird nur nicht ausgewertet.
Die Abgrenzung zum Stichtag
Zum Periodenende steht regelmäßig Ware im Rückversand, die den Lieferanten noch nicht erreicht hat. Sie ist im eigenen Bestand ausgebucht und beim Lieferanten nicht eingegangen.
Je nachdem, welche Seite rechnet, gehört sie in die alte oder in die neue Periode. Ohne Festlegung entsteht eine Differenz, die exakt der Höhe dieser schwebenden Vorgänge entspricht.
Ein Satz löst das: Maßgeblich für die Zuordnung einer Rückgabe ist das Datum des Retourenscheins. Damit rechnen beide Seiten auf denselben Stichtag, unabhängig von Transportlaufzeiten.
Ein Einstieg
Prüfen Sie für eine abgeschlossene Periode, wie hoch das Volumen der Rückgaben war, die sich auf Lieferungen der Vorperiode bezogen. Setzen Sie es ins Verhältnis zum Bezugsvolumen.
Liegt der Anteil über einem Prozent, gehört die Behandlung in die nächste Vereinbarung. Liegt er darunter, reicht eine einmalige schriftliche Klarstellung, wie beide Seiten künftig rechnen.
