Der Begriff Recovery Audit wird für sehr verschiedene Dinge verwendet. Für eine Rechnungsprüfung, für eine Doppelzahlungsanalyse, für eine komplette Einkaufsdurchleuchtung. Deshalb lohnt sich die Abgrenzung, bevor über Ergebnisse gesprochen wird.
Der Gegenstand
Geprüft wird eine einzige Frage, und zwar rückwirkend: Wurde das, was mit einem Lieferanten vereinbart wurde, vollständig abgerechnet?
Das setzt drei Quellen voraus, die zusammengeführt werden müssen. Die Vereinbarungen, also Rahmenverträge, Nachträge, Anlagen und unterjährige Zusagen. Die eigenen Bewegungsdaten, aus denen sich die Bemessungsgrundlage ergibt. Und die Realisierung, also alle Gutschriften, Verrechnungen und Buchungen, die auf diese Vereinbarungen eingezahlt haben.
Das Ergebnis je Fall ist eine Differenz zwischen berechnetem Anspruch und tatsächlicher Realisierung, hinterlegt mit der Klausel, der Herleitung und den Belegen.
Was nicht dazugehört
Eine solche Prüfung bewertet nicht, ob die verhandelten Konditionen gut sind. Ein Kopfrabatt, der zwei Punkte unter dem liegt, was am Markt möglich wäre, ist kein Befund. Er wurde so vereinbart und so abgerechnet.
Sie prüft auch keine Rechnungsfehler im engeren Sinn, keine Doppelzahlungen und keine Preisabweichungen auf Artikelebene. Das sind eigene Prüfungen mit eigener Methodik.
Und sie liefert kein Urteil über den Lieferanten. Eine Differenz ist zunächst ein Rechenergebnis. Ob daraus eine Forderung wird, entscheidet die Abstimmung.
Der Teil, der unterschätzt wird
Der naheliegende Nutzen ist der zurückgeholte Betrag. Der nachhaltigere entsteht nebenbei.
Am Ende einer Prüfung liegt das Konditionsgerüst strukturiert vor, mit Staffeln, Caps, Bezugsebenen und Stichtagen in einer Form, die rechenbar ist. Diese Struktur ist die Voraussetzung dafür, dass künftige Perioden laufend statt rückwirkend geprüft werden können.
Der zweite Nebeneffekt betrifft die Verhandlung. Wer nach einer Prüfung weiß, welche Caps nie ausgelöst haben, welche Staffeln regelmäßig knapp verfehlt wurden und welche Sonderkonditionen nie abgerechnet wurden, geht mit anderen Argumenten in das nächste Jahresgespräch.
Was die Prüfung an Mitarbeit kostet
Der Aufwand auf Kundenseite konzentriert sich auf den Anfang: Zugang zu den Vertragsunterlagen und ein Auszug der Bewegungs- und Buchungsdaten. Danach verlagert sich die Arbeit auf die Klärung einzelner Fälle, und dort wird sie inhaltlich, nicht administrativ.
Wer das unterschätzt, plant zu knapp. Die Fälle, die am meisten bringen, sind selten die, die sich ohne Rückfrage auflösen.
