Der Begriff Recovery Audit wird für sehr verschiedene Dinge verwendet. Für eine Rechnungsprüfung, für eine Doppelzahlungsanalyse, für eine komplette Durchleuchtung des Einkaufs. Dieser Beitrag beschreibt deshalb einen konkreten Prüfumfang, und zwar den, um den es bei revotail geht.
Der Gegenstand
Geprüft wird eine einzige Frage, und zwar rückwirkend: Wurde das, was mit einem Lieferanten vereinbart wurde, vollständig abgerechnet?
Das setzt drei Quellen voraus, die zusammengeführt werden müssen. Die Vereinbarungen, also Rahmenverträge, Nachträge, Anlagen und unterjährige Zusagen. Die eigenen Bewegungsdaten, aus denen sich die Bemessungsgrundlage ergibt. Und die Realisierung, also alle Gutschriften, Verrechnungen und Buchungen, die auf diese Vereinbarungen eingezahlt haben.
Das Ergebnis je Fall ist eine Differenz zwischen berechnetem Anspruch und tatsächlicher Realisierung, hinterlegt mit der Klausel, der Herleitung und den Belegen.
Was nicht dazugehört
Eine solche Prüfung bewertet nicht, ob die verhandelten Konditionen gut sind. Ein Kopfrabatt, der zwei Punkte unter dem liegt, was am Markt möglich wäre, ist kein Befund. Er wurde so vereinbart und so abgerechnet.
Außerhalb dieses Umfangs liegen Rechnungsfehler im engeren Sinn, Doppelzahlungen und Preisabweichungen auf Artikelebene. Andere Anbieter fassen solche Module unter denselben Begriff; hier sind sie gesondert zu vereinbaren, weil sie eine eigene Methodik und andere Daten brauchen.
Und die Prüfung liefert kein Urteil über den Lieferanten. Eine Differenz ist zunächst ein Rechenergebnis. Ob der Anspruch besteht, folgt aus Vertrag und Sachverhalt; ob und wann er ausgeglichen wird, entscheidet die Abstimmung.
Der Teil, der unterschätzt wird
Der naheliegende Nutzen ist der zurückgeholte Betrag. Der nachhaltigere entsteht nebenbei.
Am Ende einer Prüfung liegt das Konditionsgerüst strukturiert vor, mit Staffeln, Caps, Bezugsebenen und Stichtagen in einer Form, die rechenbar ist. Diese Struktur ist die Voraussetzung dafür, dass künftige Perioden laufend statt rückwirkend geprüft werden können.
Der zweite Nebeneffekt betrifft die Verhandlung. Wer nach einer Prüfung weiß, welche Caps nie ausgelöst haben, welche Staffeln regelmäßig knapp verfehlt wurden und welche Sonderkonditionen nie abgerechnet wurden, geht mit anderen Argumenten in das nächste Jahresgespräch.
Wie ein Projekt typischerweise abläuft
Der Ablauf gliedert sich in vier Abschnitte, die sich in ihrer Dauer deutlich unterscheiden.
Aufnahme. Vertragsunterlagen und Datenauszüge werden zusammengetragen. Dieser Abschnitt dauert so lange, wie die Unterlagen verstreut sind.
Strukturierung. Die Konditionen werden in eine rechenbare Form überführt, mit Staffeln, Caps, Bezugsebenen und Stichtagen. Hier entstehen die ersten Rückfragen, weil Verträge an einzelnen Stellen mehrdeutig sind.
Berechnung und Abgleich. Der Soll-Anspruch wird berechnet und der tatsächlichen Realisierung gegenübergestellt.
Klärung. Die Einzelfälle werden mit den Lieferanten abgestimmt. Dieser Abschnitt dauert am längsten und lässt sich am schlechtesten planen, weil er von der Reaktionszeit der Gegenseite abhängt.
Woran sich die Qualität ablesen lässt
Die Höhe des gefundenen Betrags ist ein schlechter Maßstab, weil sie vor allem von der Ausgangslage abhängt. Aussagekräftiger sind drei andere Größen.
Der Anteil der Fälle, die nach der ersten Rückfrage geklärt sind. Er zeigt, wie belastbar die Belege aufbereitet wurden.
Die Dauer je Stufe, getrennt gemessen: bis zur Anerkennung, bis zur Gutschrift und bis zum tatsächlichen Ausgleich. Die drei Zeitpunkte fallen regelmäßig auseinander, und nur der letzte ist Liquidität.
Und der Anteil der gemeldeten Differenzen, der am Ende realisiert wird, betragsgewichtet und nur über Fälle gerechnet, die alt genug für ein Ergebnis sind. Gutschrift und zugehörige Verrechnung zählen dabei einmal.
Eine hohe Zahl gemeldeter Fälle bei niedriger Realisierungsquote deutet darauf hin, dass zu früh gemeldet und zu wenig geprüft wurde. Das belastet die Lieferantenbeziehung und liefert wenig.
Für die Wirtschaftlichkeit zählt am Ende der Nettobetrag: realisierte Beträge abzüglich der Projektkosten und des eigenen Aufwands.
Was die Prüfung an Mitarbeit kostet
Am Anfang steht der administrative Teil: Zugang zu den Vertragsunterlagen und ein Auszug der Bewegungs- und Buchungsdaten.
Danach wird die Mitarbeit inhaltlich und hört nicht auf. Daten wollen validiert werden, mehrdeutige Klauseln ausgelegt, Belege abgestimmt und Einzelfälle entschieden. Das betrifft Einkauf, Rechnungswesen und teilweise die Fachbereiche.
Wer das unterschätzt, plant zu knapp. Die Fälle, die am meisten bringen, sind selten die, die sich ohne Rückfrage auflösen.
