Bestellt wird zu 14,20 Euro je Stück. Die Rechnung nennt 14,80. Die Differenz von 0,60 liegt bei 4,2 Prozent und damit innerhalb der Toleranz, die im System hinterlegt ist. Die Rechnung wird gebucht.
Bei 3.000 Stück sind das 1.800 Euro. Auf ein Jahr und über alle Lieferanten gerechnet liegen solche Summen regelmäßig oberhalb dessen, was eine Jahresverhandlung an Verbesserung bringt.
Wozu die Toleranz da ist
Eine Toleranzgrenze verhindert, dass jede Rundungsdifferenz einen Klärungsfall auslöst. Ohne sie steht die Rechnungsprüfung still.
Sie ist deshalb sinnvoll und in ihrer üblichen Höhe trotzdem zu weit gefasst. Eine Grenze von fünf Prozent oder fünfzig Euro je Position lässt Abweichungen durch, die keine Rundungen sind, sondern Preisfehler.
Der Unterschied zwischen beiden ist erkennbar: Rundungsdifferenzen sind zufällig verteilt und heben sich über viele Belege auf. Preisfehler gehen in eine Richtung.
Drei Muster hinter der Abweichung
Die Preisrunde ist nicht gepflegt. Der Lieferant hat angehoben, die Bestellung läuft noch mit dem alten Preis, die Rechnung kommt mit dem neuen. Hier ist die Rechnung richtig und die Bestellung veraltet.
Eine Kondition wurde nicht gezogen. Der hinterlegte Preis enthält einen Rabatt, den der Lieferant bei der Fakturierung nicht angewandt hat. Hier ist die Bestellung richtig.
Eine Staffel wurde nicht erkannt. Die Bestellmenge hätte einen niedrigeren Satz ausgelöst, das System des Lieferanten hat die Position einzeln bewertet. Auch hier ist die Bestellung richtig.
Nur im ersten Fall gehört die Differenz akzeptiert. In den anderen beiden gehört sie zurückgefordert, und genau diese Unterscheidung fällt weg, wenn die Toleranz greift.
Was die Prüfung braucht
Eine Auswertung der Abweichungen über einen längeren Zeitraum, nicht die Einzelfallprüfung am Beleg. Gesucht wird die Richtung, nicht der Betrag.
Je Lieferant zwei Zahlen: die Summe der Abweichungen zugunsten des Lieferanten und die Summe zugunsten der eigenen Seite. Liegen beide in ähnlicher Höhe, arbeitet die Toleranz wie vorgesehen. Klafft die erste weit auseinander, liegt ein Muster vor.
Diese Auswertung braucht keine neue Datenbasis. Bestellpreis und Rechnungspreis stehen beide im System, die Differenz ist eine Subtraktion.
Die Wirkung auf die Konditionsgrundlage
Ein zu hoch fakturierter Preis erhöht den Rechnungswert. Rechnet die Bonusvereinbarung auf den Rechnungswert, steigt damit die Bemessungsgrundlage, und der Bonus fällt höher aus.
Das klingt nach Ausgleich und ist keiner. Bei einem Bonussatz von 3 Prozent kommen von 1.800 Euro Überzahlung 54 Euro zurück. Der Rest bleibt.
Bei einer Vereinbarung auf Wareneingangsbasis zu Bestellpreisen entfällt selbst dieser Effekt. Dann wirkt die Abweichung ausschließlich in eine Richtung.
Die Grenze, die sich lohnt
Eine Absenkung der Toleranz erzeugt mehr Klärungsfälle, und der Aufwand dafür ist real. Sinnvoller als eine pauschale Absenkung ist eine zweite Schwelle: Belege laufen weiterhin durch, werden aber in einer Liste gesammelt, die monatlich ausgewertet wird.
Damit bleibt die Buchung schnell, und das Muster wird trotzdem sichtbar. Geklärt wird gebündelt mit dem Lieferanten, nicht Beleg für Beleg.
Wer die Abweichung klärt
Eine Preisdifferenz taucht in der Rechnungsprüfung auf und ist dort nicht lösbar. Wer den richtigen Preis kennt, sitzt im Einkauf, und wer die Rechnung bezahlen soll, sitzt in der Buchhaltung.
Ohne festen Weg zwischen beiden entscheidet die Toleranz. Liegt die Differenz darunter, wird gebucht. Liegt sie darüber, geht der Beleg in eine Klärung, die Tage kostet und die Skontofrist gefährdet.
Beides ist unbefriedigend, und die Lösung liegt weder in einer engeren Toleranz noch in mehr Klärungsfällen. Sie liegt darin, die Abweichung von der Zahlung zu entkoppeln: gezahlt wird zum bestellten Preis, die Differenz wird als offener Posten geführt und gebündelt geklärt.
Das setzt eine Vereinbarung mit dem Lieferanten voraus, die den Weg beschreibt. Ohne sie wirkt der Abzug wie eine einseitige Kürzung.
Mit ihr ist er ein vereinbarter Ablauf, und die Skontofrist bleibt gewahrt.
Ein Einstieg
Lassen Sie sich für eine abgeschlossene Periode alle Positionen ausgeben, bei denen Bestellpreis und Rechnungspreis abweichen, und summieren Sie die Abweichung je Lieferant mit Vorzeichen.
Die Lieferanten, bei denen die Summe deutlich zu ihren Gunsten ausschlägt, sind Ihr Einstieg. Dort lohnt sich der Blick auf die einzelnen Belege, und dort steht am Ende ein Betrag, der sich belegen lässt.
