Bestellt wird zu 14,20 Euro je Stück. Die Rechnung nennt 14,80. Die Differenz von 0,60 liegt bei 4,2 Prozent und damit unter einer prozentualen Toleranz von fünf Prozent. Die Rechnung wird gebucht.
Bei 3.000 Stück sind das 1.800 Euro. Ob der Beleg tatsächlich durchläuft, hängt dabei an der Kombination der Grenzen: Gilt daneben eine absolute Grenze von 50 Euro je Position, greift sie hier und der Beleg geht in die Klärung.
Auf ein Jahr und über alle Lieferanten gerechnet summiert sich das zu einem Betrag, den niemand kennt, weil er nirgends zusammengezählt wird. Wie er sich zum Ergebnis einer Jahresverhandlung verhält, zeigt erst die eigene Auswertung.
Wozu die Toleranz da ist
Eine Toleranzgrenze verhindert, dass jede Rundungsdifferenz einen Klärungsfall auslöst. Ohne sie steht die Rechnungsprüfung still.
Sie ist deshalb sinnvoll und in ihrer üblichen Höhe trotzdem oft zu weit gefasst. Eine rein prozentuale Grenze lässt bei hohen Positionswerten Beträge durch, die keine Rundungen mehr sind. Eine prozentuale und eine absolute Grenze zusammen fangen beide Fälle ab.
Drei Muster hinter der Abweichung
Die Preisrunde ist nicht gepflegt. Der Lieferant hat angehoben, die Bestellung läuft noch mit dem alten Preis, die Rechnung kommt mit dem neuen.
Dass die Rechnung damit richtig wäre, folgt daraus nicht. Maßgeblich ist der vereinbarte Preis, und der ergibt sich aus Bestellung, Annahme und einer wirksamen Preisvereinbarung. Eine angekündigte Erhöhung allein bindet die bereits erteilte Bestellung nicht; ob sie für diese Lieferung gilt, ist eine Frage des Vertrags und nicht des Belegdatums.
Eine Kondition wurde nicht gezogen. Der hinterlegte Preis enthält einen Rabatt, den der Lieferant bei der Fakturierung nicht angewandt hat. Hier ist die Bestellung richtig.
Eine Staffel wurde nicht erkannt. Die Bestellmenge hätte einen niedrigeren Satz ausgelöst, das System des Lieferanten hat die Position einzeln bewertet. Auch hier ist die Bestellung richtig.
Welcher Fall vorliegt, entscheidet die Vertragslage. Der neuere Beleg gewinnt nicht automatisch.
Was die Prüfung braucht
Eine Auswertung der Abweichungen über einen längeren Zeitraum, nicht die Einzelfallprüfung am Beleg. Gesucht wird das Muster, nicht der einzelne Betrag.
Je Lieferant zwei Zahlen: die Summe der Abweichungen zugunsten des Lieferanten und die Summe zugunsten der eigenen Seite.
Diese Gegenüberstellung ist ein Hinweis und kein Beweis. Auch Rundungen können systematisch in eine Richtung laufen, etwa bei kaufmännischer Rundung auf Positionsebene, und ein ausgeglichener Saldo kann zwei gegenläufige Fehler verdecken. Was die Abweichung verursacht hat, zeigt erst der Blick auf die Belege.
Die Auswertung selbst braucht keine neue Datenbasis. Bestellpreis und Rechnungspreis stehen beide im System, die Differenz ist eine Subtraktion.
Die Wirkung auf die Konditionsgrundlage
Ein zu hoch fakturierter Preis erhöht den Rechnungswert. Rechnet die Bonusvereinbarung auf den Rechnungswert, steigt damit die Bemessungsgrundlage, und der Bonus fällt höher aus.
Das klingt nach Ausgleich und ist keiner. Bei einem Bonussatz von 3 Prozent kommen von 1.800 Euro Überzahlung 54 Euro zurück. Der Rest bleibt.
Wird der Betrag später erstattet, gehört derselbe Weg zurückgerechnet: Die Bemessungsgrundlage sinkt, und der zu viel gezahlte Bonusanteil ist Teil der Korrektur. Wer nur den Warenwert erstattet bekommt, lässt diese Seite offen.
Bei einer Vereinbarung auf Wareneingangsbasis zu Bestellpreisen entfällt der Effekt ganz. Dann wirkt die Abweichung ausschließlich in eine Richtung.
Die Grenze, die sich lohnt
Eine Absenkung der Toleranz erzeugt mehr Klärungsfälle, und der Aufwand dafür ist real. Sinnvoller als eine pauschale Absenkung ist eine zweite Schwelle: Belege laufen weiterhin durch, werden aber in einer Liste gesammelt, die monatlich ausgewertet wird.
Damit bleibt die Buchung schnell, und das Muster wird trotzdem sichtbar. Geklärt wird gebündelt mit dem Lieferanten, nicht Beleg für Beleg.
Wer die Abweichung klärt
Eine Preisdifferenz taucht in der Rechnungsprüfung auf und ist dort nicht lösbar. Wer den richtigen Preis kennt, sitzt im Einkauf, und wer die Rechnung bezahlen soll, sitzt in der Buchhaltung.
Ohne festen Weg zwischen beiden entscheidet die Toleranz. Liegt die Differenz darunter, wird gebucht. Liegt sie darüber, geht der Beleg in eine Klärung, die Tage kostet und die Skontofrist gefährdet.
Der dritte Weg ist, die Abweichung von der Zahlung zu entkoppeln: gezahlt wird zum bestellten Preis, die Differenz wird als offener Posten geführt und gebündelt geklärt.
Das setzt eine Vereinbarung mit dem Lieferanten voraus, die genau diesen Fall beschreibt, einschließlich der Frage, ob Skonto auf den unstrittigen Teil erhalten bleibt. Ohne eine solche Regelung wirkt der Abzug wie eine einseitige Kürzung, und der Skontoabzug steht ebenfalls im Raum.
Ein Einstieg
Lassen Sie sich für eine abgeschlossene Periode alle Positionen ausgeben, bei denen Bestellpreis und Rechnungspreis abweichen. Bilden Sie je Lieferant zwei getrennte Summen: die Positionen, die über dem vereinbarten Preis fakturiert wurden, und die darunter.
Die Überzahlungen sind der Teil, aus dem ein Erstattungsanspruch werden kann. Prüfen Sie sie einzeln gegen den vereinbarten Preis und nicht gegen die Gegenposten. Ein ausgeglichener Nettosaldo nähme sonst genau die Positionen aus der Auswahl, um die es geht.
Erst am Beleg zeigt sich, ob eine zu hohe Fakturierung vorliegt oder eine Preisänderung, die vereinbart war. Was danach als zu viel fakturiert feststeht, fordern Sie mit Bestellbezug, Beleg und Betrag beim Lieferanten an, zusammen mit den Korrekturen, die daran hängen, etwa dem auf den überhöhten Rechnungswert gezahlten Bonusanteil.
