Ein Rahmenvertrag nennt eine Liefertreue von 95 Prozent. Wird sie unterschritten, verbessert sich der Kopfrabatt im Folgejahr um einen Prozentpunkt.
Die tatsächliche Quote liegt bei 88 Prozent. Eingefordert wird nichts, weil niemand sagen kann, wie die 88 Prozent zustande kommen und ob der Lieferant sie anerkennt.
Warum diese Klausel liegen bleibt
Anders als ein Umsatzbonus hängt sie nicht an einer Zahl, die im System ohnehin entsteht. Sie hängt an einer Auswertung, die jemand aufsetzen muss, und an einer Definition, die im Vertrag fehlt.
Dazu kommt, dass eine Termintreue-Diskussion unangenehmer ist als eine über Prozentpunkte. Sie enthält einen Vorwurf, und Vorwürfe werden in laufenden Beziehungen vermieden.
Das Ergebnis ist eine Klausel, die im Vertrag steht, in der Verhandlung als Zugeständnis gezählt wurde und wirtschaftlich nichts wert ist.
Die Definitionsfrage
Termintreue lässt sich auf mindestens vier Arten messen, und die Ergebnisse liegen weit auseinander.
Gegen den Wunschtermin der Bestellung. Für den Lieferanten unfair, wenn er den Termin nie bestätigt hat.
Gegen den ersten bestätigten Termin. Der Vorschlag, der sich am ehesten vereinbaren lässt, weil der Lieferant diesen Termin selbst gesetzt hat. Er setzt voraus, dass jede Bestellung eine Bestätigung erhält und dass diese auch erfasst wird.
Gegen den zuletzt bestätigten Termin. Für den Lieferanten bequem, weil eine Verschiebung die Messung zurücksetzt. Diese Variante macht die Klausel wertlos, es sei denn, nur vom Abnehmer genehmigte Verschiebungen zählen.
Mit oder ohne Toleranztage. Wie viel Verzug folgenlos bleibt, hängt am Geschäft. Bei planbarem Nachschub ist ein Tag verkraftbar, bei kurzfristiger Disposition nicht. Eine Toleranz ist deshalb eine Vereinbarung zwischen beiden Seiten und keine Selbstverständlichkeit.
Dazu gehören drei Festlegungen, die gern vergessen werden: wie Teillieferungen zählen, ob eine Position oder ein Beleg die Zähleinheit ist und welche Fälle ausgenommen sind, etwa vom Abnehmer verschobene Termine oder höhere Gewalt.
Welche Variante gilt, entscheidet über mehrere Prozentpunkte im Ergebnis. Steht sie nicht im Vertrag, entscheidet sie sich in der Diskussion, und dort gewinnt die Seite mit der besseren Auswertung.
Was daneben zählt
Eine reine Terminmessung übersieht die Vollständigkeit. Eine Lieferung, die pünktlich mit 60 Prozent der Menge kommt, ist in vielen Auswertungen termintreu.
Sinnvoller ist eine gemeinsame Betrachtung: termingerecht und vollständig, gemessen an der Position, nicht am Beleg. Diese Größe bildet ab, was die Disposition tatsächlich erlebt.
Sie ist zugleich die, die der Lieferant am ehesten akzeptiert, weil sie nachvollziehbar ist und nicht auf einer Auslegung beruht.
Drei Folgen, die nicht dasselbe sind
Was bei Unterschreitung passiert, wird oft in einen Topf geworfen, und die drei Möglichkeiten unterscheiden sich erheblich.
Eine Konditionsanpassung wie der zusätzliche Prozentpunkt im Folgejahr wirkt nur, wenn im Folgejahr auch bezogen wird. Sie ist wirtschaftlich unsicherer als sie klingt und wertlos, wenn die Beziehung endet.
Ein Schadensersatz setzt mehr voraus als einen bezifferbaren Schaden und dessen Zusammenhang mit der Verspätung. Beim Verzögerungsschaden kommen der Verzug des Lieferanten und die rechtlich erforderliche Verantwortlichkeit hinzu. Und ein entstandener Anspruch ist noch kein Zahlungseingang; durchgesetzt werden muss er wie jede andere Forderung.
Eine Vertragsstrafe ist ein eigener Mechanismus mit eigenen Voraussetzungen. Sie muss wirksam vereinbart sein, und in bestimmten Konstellationen geht sie verloren, wenn die Leistung vorbehaltlos angenommen wird.
Welche der drei gemeint ist, gehört in den Vertragstext, und zwar benannt. Eine Klausel, die „Vertragsstrafe“ überschrieben ist und einen Rabatt beschreibt, erzeugt genau die Diskussion, die sie vermeiden sollte.
Was bereits ausgelöst ist
Bevor eine Klausel für die Zukunft geschärft wird, lohnt der Blick zurück: Hat die geltende Fassung in einer abgeschlossenen Periode bereits eine Rechtsfolge ausgelöst?
Dafür zählt die Messregel, die damals vereinbart war, und nicht die, die heute sinnvoll erscheint. Eine nachträglich angelegte, strengere Messung begründet keinen Anspruch.
Ergibt die vereinbarte Messung eine Unterschreitung, ist die vereinbarte Folge einzufordern: die Konditionsanpassung für den genannten Zeitraum, die Vertragsstrafe nach ihren Voraussetzungen oder der bezifferbare Ersatzanspruch. Diese Beträge gehören berechnet, belegt und beim Lieferanten geltend gemacht.
Fehlt eine eindeutige Messregel, ist der Anspruch nicht von vornherein verloren. Er ist dann auslegungsbedürftig, und die Seite mit der nachvollziehbaren Auswertung steht besser.
Was die Klausel rechenbar macht
Fünf Angaben genügen: die Messgröße, der Referenztermin, die Behandlung der Vollständigkeit, die ausgenommenen Fälle und die Rechtsfolge bei Unterschreitung, benannt mit Betrag oder Satz.
Die Messgröße braucht dabei einen benannten Nenner und eine Messperiode. Brauchbar ist: alle Bestellpositionen im Anwendungsbereich der Klausel, deren bestätigter Termin in die Messperiode fällt. Im Zähler stehen davon die termingerecht und vollständig erfüllten.
Positionen, die am Ende der Periode überfällig und noch offen sind, zählen im Nenner mit und im Zähler nicht. Ohne diese Regel verbessert eine ausbleibende Lieferung die Quote, und genau der schlechteste Fall verschwindet aus der Messung.
Dazu eine Regelung zum Ablauf: Die Auswertung wird zu einem festen Termin übermittelt, und der Lieferant meldet Abweichungen innerhalb einer Frist. Diese Regelung ordnet das Verfahren. Dass Schweigen als Anerkenntnis gilt, folgt daraus nicht von selbst; wer das will, muss es ausdrücklich vereinbaren und die Klausel vorher prüfen lassen.
Der Wert jenseits des Betrags
Neben dem eingeforderten Betrag hat eine gezogene Termintreue-Klausel einen zweiten Nutzen: Ein Lieferant, der eine belastbare Auswertung vorgelegt bekommt, kann sein Verhalten ändern.
Ohne die Bereitschaft, im Wiederholungsfall auch zu belasten, hält dieser Effekt allerdings selten an.
Eine dauerhaft schwache Quote ist dabei ein Anlass nachzufragen und noch keine Diagnose. Kapazitätsengpässe, Probleme in der eigenen Beschaffung des Lieferanten, Qualitätsthemen oder eine von vornherein unrealistische Terminzusage kommen alle in Frage. Welche Ursache vorliegt, klärt das Gespräch und nicht die Auswertung.
Der Vorlauf ist der Gewinn. Wer die Zahlen früh hat, kann reagieren, solange Alternativen aufgebaut werden können. Wer erst reagiert, wenn Lieferungen ausbleiben, hat die Wahl zwischen Nachverhandlung unter Druck und Lieferantenwechsel unter Zeitdruck.
Die Auswertung lohnt deshalb auch dort, wo gar keine Klausel vereinbart ist.
Ein Einstieg
Werten Sie für die fünf wichtigsten Lieferanten aus, wie viele Bestellpositionen im letzten Halbjahr zum bestätigten Termin und vollständig eingegangen sind, und zählen Sie die überfälligen offenen Positionen mit.
Halten Sie das Ergebnis gegen die Klausel im jeweiligen Vertrag. Wo die vereinbarte Schwelle nach der vereinbarten Messregel unterschritten ist, beziffern Sie die ausgelöste Folge und fordern Sie sie mit der Auswertung als Beleg ein.
Wo keine Klausel vereinbart ist oder die Schwelle gehalten wurde, schicken Sie die Übersicht an den Ansprechpartner, mit der Bitte um Rückmeldung bei abweichender Zählung. Sie ist dann die Grundlage für die nächste Verhandlung.
