Ein neuer Lieferant wird angelegt. Erfasst werden Anschrift, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, Ansprechpartner und die Konditionen, die auf der Rechnung erscheinen.
Die Vereinbarung enthält außerdem eine Bonusstaffel, einen Werbekostenzuschuss und eine Rücknahmeregelung. Diese drei landen in einer Datei auf einem Laufwerk.
Warum der erste Monat entscheidet
Zum Zeitpunkt der Anlage liegt die Vereinbarung vollständig vor, die Person, die sie verhandelt hat, ist erreichbar, und die Auslegung offener Punkte ist frisch besprochen.
Jeder dieser drei Umstände verliert sich innerhalb weniger Monate. Was in dieser Phase nicht strukturiert erfasst wird, wird später aus Dokumenten rekonstruiert, und die Rekonstruktion kostet ein Vielfaches.
Auch bei jungen Lieferantenbeziehungen finden Konditionsprüfungen deshalb regelmäßig etwas. Die Vereinbarungen sind aktuell, die Abbildung im System ist es nicht.
Sechs Angaben als Mindeststandard
Alle Konditionsbausteine, nicht nur die rechnungswirksamen. Auch die, für die es im System kein Feld gibt. Bei einfachen Bausteinen reicht eine Zeile mit Satz und Bedingung; bei Staffeln mit mehreren Stufen, Caps oder verknüpften Bedingungen gehört die Regel vollständig hin.
Die Bemessungsgrundlage je Baustein. Wareneingang, Rechnungswert oder Nettowert nach Abzug anderer Konditionen sind drei verschiedene Zahlen. Dazu Währung und Einheit, also ob auf Wert oder auf Menge gerechnet wird.
Der Bezugszeitraum und der Stichtag. Kalenderjahr oder abweichend, und ab wann die Vereinbarung erstmals greift. Bei unterjährigem Beginn gehört dazu, ob die Schwellen anteilig gelten.
Wer den Abrechnungsbeleg stellt und bis wann. Ohne diese Angabe wartet später jede Seite auf die andere. Dazu die Einordnung als Preisminderung oder Leistungsentgelt, weil sie darüber entscheidet, wer welchen Beleg schreibt.
Der Auslöser je Baustein. Rechnet er automatisch mit oder muss ihn jemand anstoßen. Die zweite Gruppe ist die, die ausfällt. Dazu gehört, welcher Nachweis nötig ist und bis wann.
Die Zuordnung zu Kreditorennummern und Warengruppen. Falls der Lieferant unter mehreren Nummern geführt wird oder die Staffel auf einer Gruppe rechnet, die nicht der internen Systematik folgt. Ausgeschlossene Artikel und Sortimente gehören daneben.
Zu jedem Eintrag kommt, wer verantwortlich ist, wer ihn freigegeben hat und aus welchem Dokument in welcher Fassung er stammt. Ohne diese drei Angaben lässt sich später nicht sagen, worauf eine Berechnung beruht.
Wo die Angaben hingehören
An eine Stelle, an der die Konditionsberechnung sie findet. Eine Datei auf einem Laufwerk erfüllt diese Bedingung nicht, weil sie nur gefunden wird, wenn jemand weiß, dass sie existiert.
Wo das System die Bausteine nicht führen kann, braucht es eine definierte Ablage neben dem System, die für alle Lieferanten dieselbe ist. Entscheidend ist nicht die technische Form, sondern dass es genau eine Stelle gibt.
Der Ablauf, der das sichert
Die Erfassung gehört an die Freigabe des Lieferanten gekoppelt. Solange die Angaben fehlen, ist die Anlage nicht abgeschlossen.
Bei einem einfachen Konditionsgerüst ist das eine Sache von Minuten, weil die Informationen im Moment der Anlage ohnehin vorliegen. Bei einem Vertrag mit zwei Dutzend Bausteinen dauert es länger. Aufwendig wird es in beiden Fällen erst, wenn die Angaben später beschafft werden müssen.
Ein solcher Ablauf ersetzt die Kontrolle nicht. Dass ein Feld gefüllt ist, sagt noch nicht, dass es richtig gefüllt ist; eine Stichprobe gegen den Vertragstext gehört dazu.
Der Teil, der erst später entsteht
Nicht alles lässt sich bei der Anlage erfassen. Ein Teil der Konditionslage entsteht im laufenden Jahr: Sonderzusagen, geänderte Sätze, Absprachen zu einzelnen Aktionen.
Für diesen Teil braucht es keinen weiteren Ablauf, sondern eine Gewohnheit. Jede Zusage, die außerhalb des Vertrags getroffen wird, wandert im Anschluss an das Gespräch in dieselbe Ablage wie die Vereinbarung selbst.
Praktisch bewährt hat sich eine feste Frage am Ende jedes Lieferantengesprächs: Was davon ändert die Konditionslage? Wird sie beantwortet, ist klar, ob etwas zu erfassen ist, und wenn nichts zu erfassen ist, dauert die Antwort fünf Sekunden.
Diese Frage kostet weniger als jeder Ablauf, der später kontrollieren soll, ob etwas vergessen wurde.
Was sich daraus für Bestandslieferanten ergibt
Dieselben Angaben fehlen bei den meisten Lieferanten, die seit Jahren im Bestand sind. Sie alle nachzuerfassen, ist ein Projekt und selten die richtige Reihenfolge.
Sinnvoller ist ein Anlass. Die nächste Jahresverhandlung, eine anstehende Abrechnung oder ein Wechsel des Ansprechpartners sind jeweils Momente, in denen die Angaben ohnehin zusammengetragen werden.
Vollständig wird das Portfolio dadurch nicht von selbst. Nicht jeder Lieferant hat in einem Zyklus einen Anlass, und manche Vereinbarung läuft jahrelang unverändert weiter. Deshalb gehört eine Liste der noch offenen Fälle geführt, sortiert nach Volumen, die Sie planmäßig abarbeiten. Erst wenn diese Liste leer ist, ist das Portfolio erfasst.
Ein Einstieg
Nehmen Sie die Lieferanten, die in den letzten zwölf Monaten neu angelegt wurden, und prüfen Sie für jeden, ob die Angaben vorliegen.
Dort, wo sie fehlen, holen Sie sie jetzt nach. Die Verträge sind aktuell, und die Person, die verhandelt hat, ist noch im Unternehmen.
