Eine Lieferbeziehung endet im September. Der Umsatzbonus für die laufende Periode ist anteilig entstanden, zwei Werbekostenzuschüsse sind zugesagt und nicht abgerechnet, eine Rücknahme steht aus.
Im Februar des Folgejahres reagiert der Lieferant nicht mehr auf Nachfragen. Das übliche Druckmittel fehlt, weil keine Zahlungen mehr laufen, mit denen sich verrechnen ließe.
Warum die Durchsetzung danach schwerer wird
Während der laufenden Beziehung ist die Verrechnung mit offenen Posten der wirksamste Weg. Der Anspruch wird vom nächsten Zahllauf abgezogen, und die Beweislast verschiebt sich auf den Lieferanten.
Nach dem Ende der Beziehung gibt es keine offenen Posten mehr. Der Anspruch muss aktiv geltend gemacht werden, gegen einen Partner ohne Interesse an einer schnellen Klärung.
Dazu kommt der personelle Aspekt. Der Ansprechpartner beim Lieferanten wechselt auf andere Kunden, der eigene Einkäufer betreut andere Lieferanten, und niemand fühlt sich zuständig.
Der Zeitpunkt, an dem es leicht ist
Zwischen der Entscheidung zur Auslistung und der letzten Zahlung liegen in der Regel mehrere Wochen. In diesem Fenster ist die Verhandlungsposition besser als je wieder danach.
Der Lieferant hat ein Interesse an einer geordneten Beendigung, offene Posten laufen noch, und beide Seiten haben die Vorgänge präsent. Eine Schlussabrechnung, die in diesem Fenster aufgestellt wird, wird meist ohne größere Diskussion akzeptiert.
Wird das Fenster verpasst, beginnt eine Nachverfolgung, die mehr Zeit kostet als der Anspruch wert ist. Genau deshalb unterbleibt sie häufig.
Was in eine Schlussabrechnung gehört
Der anteilige Umsatzbonus bis zum Ende der Belieferung, berechnet nach der vereinbarten Staffel. Ob die Staffel bei unterjährigem Ende anteilig gilt, sollte im Vertrag stehen; fehlt die Regelung, ist eine zeitanteilige Schwelle das gängige Vorgehen.
Alle zugesagten Sonderkonditionen, auch die aus Side-Letter und Mailverkehr, mit Betrag und Grundlage.
Offene Rücknahmen und Endlagerregelungen, mit Frist und Selektionsumfang.
Noch nicht gutgeschriebene Positionen aus Vorperioden, soweit sie nachweisbar sind.
Und, weil es sonst später strittig wird, eine Aussage dazu, welche Ansprüche mit der Schlussabrechnung erledigt sind und welche offen bleiben.
Die Klausel, die vorher hilft
In Konditionsvereinbarungen fehlt fast immer eine Regelung für den Fall der unterjährigen Beendigung. Ein Absatz schließt die Lücke: Endet die Belieferung während der Bezugsperiode, werden Schwellen zeitanteilig angesetzt, und die Abrechnung erfolgt innerhalb einer festen Frist nach der letzten Lieferung.
Diese Klausel kostet in der Verhandlung nichts, weil sie für beide Seiten den Streitfall verhindert. Sie wird nur deshalb selten vereinbart, weil beim Vertragsschluss niemand über das Ende sprechen möchte.
Der umgekehrte Fall
Wird ein Lieferant vom Markt genommen oder meldet er Insolvenz an, ändert sich die Lage grundlegend. Offene Konditionsansprüche sind dann Forderungen im Insolvenzverfahren und werden entsprechend behandelt.
Hier zählt Geschwindigkeit. Ansprüche, die zum Zeitpunkt der Eröffnung beziffert und belegt vorliegen, lassen sich anmelden. Ansprüche, die erst noch berechnet werden müssten, gehen in der Praxis unter.
Das ist ein weiteres Argument für eine laufend geführte Anspruchsübersicht statt einer Berechnung, die einmal jährlich stattfindet.
Die Übergabe innerhalb des eigenen Hauses
Nach einer Auslistung wechselt die Zuständigkeit. Der Einkäufer betreut den Lieferanten nicht mehr, und die offenen Ansprüche gehören formal niemandem.
In der Praxis bleiben sie bei der Person hängen, die die Beziehung zuletzt geführt hat, ohne dass das irgendwo festgehalten wäre. Wechselt diese Person, verschwinden die Ansprüche vollständig.
Der Ablauf, der das verhindert, ist schlicht: Bei jeder Auslistung wird eine Liste der offenen Positionen erstellt, mit Betrag, Grundlage und Ansprechpartner, und sie bekommt einen benannten Verantwortlichen mit Termin.
Diese Liste ist zugleich das Dokument, mit dem sich der Vorgang abschließen lässt. Sind alle Positionen erledigt oder bewusst abgeschrieben, ist die Beziehung beendet. Ohne sie bleibt sie in einem Zustand, in dem niemand sagen kann, ob noch etwas offen ist.
Bei Lieferanten oberhalb einer bestimmten Größe gehört dieser Schritt in denselben Ablauf wie die Sperrung der Kreditorennummer. Wird die Nummer gesperrt, bevor die Ansprüche geklärt sind, fehlt später auch der technische Weg zur Verrechnung.
Ein Einstieg
Sehen Sie nach, welche Lieferanten in den letzten drei Jahren ausgelistet wurden, und prüfen Sie für jeden, ob eine Schlussabrechnung existiert.
Wo keine existiert, rechnen Sie den anteiligen Bonus der letzten Periode nach. Bei Beträgen oberhalb weniger tausend Euro lohnt die Nachfrage auch Jahre später noch, solange die Verjährung nicht eingetreten ist.
