Eine Lieferbeziehung endet im September. Der Umsatzbonus für die laufende Periode ist anteilig entstanden, zwei Werbekostenzuschüsse sind zugesagt und nicht abgerechnet, eine Rücknahme steht aus.
Im Februar des Folgejahres reagiert der Lieferant nicht mehr auf Nachfragen. Das übliche Druckmittel fehlt, weil keine Zahlungen mehr laufen, mit denen sich verrechnen ließe.
Warum die Durchsetzung danach schwerer wird
Am Anspruch selbst ändert das Ende der Belieferung nichts. Was sich ändert, ist der Weg, ihn durchzusetzen.
Während der laufenden Beziehung ist die Verrechnung mit offenen Posten der bequemste Weg. Der Anspruch wird vom nächsten Zahllauf abgezogen. Das beschleunigt den Ausgleich und verschiebt nicht, wer den Anspruch belegen muss.
Voraussetzungen hat eine Aufrechnung trotzdem. Die Forderungen müssen gegenseitig und gleichartig sein, der eigene Anspruch muss fällig und durchsetzbar sein, und die Forderung des Lieferanten muss erfüllt werden können. Gesetzliche oder wirksam vereinbarte Ausschlüsse sind zusätzlich zu prüfen.
Nach dem Ende der Beziehung gibt es keine offenen Posten mehr. Der Anspruch muss aktiv geltend gemacht werden, gegen einen Partner ohne Interesse an einer schnellen Klärung.
Dazu kommt der personelle Aspekt. Der Ansprechpartner beim Lieferanten wechselt auf andere Kunden, der eigene Einkäufer betreut andere Lieferanten, und niemand fühlt sich zuständig.
Der Zeitpunkt, an dem es leicht ist
Zwischen der Entscheidung zur Auslistung und der letzten Zahlung liegen in der Regel mehrere Wochen. In diesem Fenster ist die Verhandlungsposition besser als je wieder danach.
Der Lieferant hat ein Interesse an einer geordneten Beendigung, offene Posten laufen noch, und beide Seiten haben die Vorgänge präsent. Eine Schlussabrechnung, die in diesem Fenster aufgestellt wird, wird meist ohne größere Diskussion akzeptiert.
Wird das Fenster verpasst, wird die Nachverfolgung aufwendiger. Aussichtslos wird sie dadurch nicht: Der Anspruch besteht fort, und ob sich die Verfolgung lohnt, entscheidet der Betrag im Verhältnis zum Aufwand und nicht der verstrichene Zeitpunkt.
Was in eine Schlussabrechnung gehört
Der Umsatzbonus bis zum Ende der Belieferung, berechnet nach der vereinbarten Staffel. Ob eine Jahresschwelle bei unterjährigem Ende anteilig gilt, entscheidet der Vertrag. Fehlt die Regelung, entsteht ein zeitanteiliger Anspruch nicht von selbst; die anteilige Schwelle ist dann eine Verhandlungsposition und keine Selbstverständlichkeit. Bei ungleichmäßig über das Jahr verteiltem Bezug ist eine reine Zeitanteiligkeit auch sachlich nicht immer die richtige Aufteilung.
Alle zugesagten Sonderkonditionen, auch die aus Side-Letter und Mailverkehr, mit Betrag und Grundlage.
Offene Rücknahmen und Endlagerregelungen, mit Frist und Selektionsumfang.
Noch nicht gutgeschriebene Positionen aus Vorperioden, soweit sie nachweisbar sind.
Und, weil es sonst später strittig wird, eine Aussage dazu, welche Ansprüche mit der Schlussabrechnung erledigt sind und welche offen bleiben.
Die Klausel, die vorher hilft
In Konditionsvereinbarungen fehlt fast immer eine Regelung für den Fall der unterjährigen Beendigung. Ein Absatz schließt die Lücke: Endet die Belieferung während der Bezugsperiode, wird die Schwelle nach einem benannten Maßstab angepasst, und die Abrechnung erfolgt innerhalb einer festen Frist nach der letzten Lieferung. Der Maßstab gehört ausdrücklich hinein, weil die Zeit nicht in jedem Fall der passende ist; bei schwankendem Bezug bildet der Anteil am geplanten Jahresvolumen die Lage besser ab.
Diese Klausel kostet in der Verhandlung nichts, weil sie für beide Seiten den Streitfall verhindert. Sie wird nur deshalb selten vereinbart, weil beim Vertragsschluss niemand über das Ende sprechen möchte.
Der umgekehrte Fall
Wird über das Vermögen des Lieferanten ein Insolvenzverfahren eröffnet, ändert sich die Lage grundlegend. Für jeden offenen Anspruch ist dann zu prüfen, ob er bereits bei Verfahrenseröffnung begründet war und damit als Insolvenzforderung anzumelden ist.
Ein bloßer Insolvenzantrag beantwortet diese Frage noch nicht, und ein Rückzug vom Markt ohne Verfahren löst diese Rechtsfolge gar nicht aus. Bis zur Eröffnung bleibt der Anspruch eine gewöhnliche Forderung gegen einen Vertragspartner, der möglicherweise noch zahlt.
Für die Anmeldung muss ein Anspruch nicht bereits auf den Cent beziffert sein. Ist die Höhe unbestimmt, wird der Betrag geschätzt, und eine Anmeldung ist auch nachträglich noch möglich, dann allerdings mit zusätzlichem Aufwand und gegebenenfalls Kosten.
Praktisch zählt trotzdem Geschwindigkeit: Wer die Grundlage erst nach der Eröffnung zusammensucht, meldet später, schätzt schlechter und setzt weniger durch.
Das ist ein weiteres Argument für eine laufend geführte Anspruchsübersicht statt einer Berechnung, die einmal jährlich stattfindet.
Die Übergabe im eigenen Unternehmen
Nach einer Auslistung wechselt die Zuständigkeit. Buchhalterisch ändert sich zunächst nichts: Der Forderungsbestand bleibt bestehen, und die Ergebnisperiode verschiebt sich durch die Auslistung nicht. Organisatorisch gehören die offenen Ansprüche danach aber formal niemandem.
In der Praxis bleiben sie bei der Person hängen, die die Beziehung zuletzt geführt hat, ohne dass das irgendwo festgehalten wäre. Wechselt diese Person, verschwinden die Ansprüche vollständig.
Der Ablauf, der das verhindert, ist schlicht: Bei jeder Auslistung entsteht eine Liste der offenen Positionen mit Betrag, Grundlage, Ansprechpartner, benanntem Verantwortlichen und Termin. Sind alle Positionen erledigt oder bewusst abgeschrieben, ist die Beziehung beendet; ohne die Liste kann niemand sagen, ob noch etwas offen ist.
Bei Lieferanten oberhalb einer bestimmten Größe gehört dieser Schritt in denselben Ablauf wie die Sperrung der Kreditorennummer. Wird die Nummer gesperrt, bevor die Ansprüche geklärt sind, fehlt später auch der technische Weg zur Verrechnung.
Ein Einstieg
Sehen Sie nach, welche Lieferanten in den letzten drei Jahren ausgelistet wurden, und prüfen Sie für jeden, ob eine Schlussabrechnung existiert.
Wo keine existiert, rechnen Sie den nach dem Vertrag entstandenen Bonus bis zum Ende der Belieferung nach. Bei Beträgen oberhalb weniger tausend Euro lohnt die Nachfrage auch Jahre später noch. Prüfen Sie vorher neben der gesetzlichen Verjährung die vertraglichen Ausschluss-, Anzeige- und Abrechnungsfristen, denn die laufen regelmäßig früher ab.
