Ein Einkaufsleiter geht nach elf Jahren in den Ruhestand. Die Übergabe dauert sechs Wochen und ist gut vorbereitet. Lieferantenkontakte, laufende Verhandlungen, offene Punkte: alles dokumentiert.
Zwei Jahre später fällt auf, dass eine Sonderkondition seit dem Wechsel nicht mehr abgerechnet wurde. Sie beruhte auf einer mündlichen Zusage, die er jedes Jahr eingefordert hat.
Drei Arten von Konditionswissen
Der erste Teil steht im Vertrag. Er ist unabhängig von Personen, solange die Unterlagen auffindbar sind und jemand weiß, dass es sie gibt.
Der zweite Teil steht im System. Hinterlegte Sätze, Staffeln und Fristen rechnen weiter, vorausgesetzt, Stammdaten, Vertragsstände, Zugriffsrechte und Kontrollen werden weiter gepflegt. Auch dieser Teil kann also verloren gehen, nur leiser.
Der dritte Teil liegt bei Personen. Er besteht aus Auslegungen, die sich über Jahre eingespielt haben, aus Zusagen außerhalb des Vertragstexts, aus dem Wissen, welcher Ansprechpartner beim Lieferanten welche Frage beantwortet, und aus der Kenntnis, welche Kondition erfahrungsgemäß nachgefordert werden muss.
Dieser dritte Teil ist der am stärksten gefährdete, weil er nirgends steht.
Warum der Verlust spät auffällt
Eine nicht abgerechnete Kondition erzeugt keine Fehlermeldung. Die Gutschrift kommt nicht, und niemand wartet darauf, weil niemand von ihr weiß.
Der Vergleich mit dem Vorjahr würde die Lücke zeigen, wenn er auf Konditionsebene stattfände. Üblich ist ein Vergleich auf Gesamtebene, und dort verschwindet eine einzelne Position zwischen Volumenänderungen und Preisanpassungen.
Auffallen kann es bei einer Prüfung, und die findet typischerweise zwei bis drei Jahre später statt. Bis dahin ist die Verjährungsfrist für einen Teil der betroffenen Perioden ein Thema.
Was eine Übergabe enthalten muss
Die übliche Übergabe orientiert sich an Lieferanten. Sinnvoller ist eine, die sich an Konditionen orientiert.
Je Lieferant gehören drei Fragen beantwortet. Welche Konditionsbausteine gibt es, und wo steht jeder? Welcher Baustein läuft automatisch, und welcher muss aktiv eingefordert werden? Und welche Auslegung gilt bei den Punkten, die der Vertrag offenlässt?
Die zweite Frage ist die entscheidende. Eine Liste der Konditionen, die ohne Zutun nicht fließen, ist in der Übergabe mehr wert als jede Kontaktliste.
Bei der dritten Frage lohnt ein Zusatz: Ein interner Vermerk über eine mündliche Zusage hält weniger als eine Bestätigung der Gegenseite. Wo eine Auslegung wirtschaftlich zählt, gehört sie beim Lieferanten schriftlich bestätigt, solange die Person noch da ist, die sie verhandelt hat.
Die Alternative zur Übergabe
Übergaben hängen davon ab, dass jemand geht und Zeit hat. Beides ist nicht immer gegeben.
Der stabilere Weg ist, das personengebundene Wissen laufend an derselben Stelle abzulegen wie den Rest. Wenn eine Sonderzusage im selben Datensatz steht wie die Vertragskondition, ist sie nicht mehr an eine Person gebunden.
Zu diesem Datensatz gehören fünf Angaben, die oft fehlen: wer verantwortlich ist, wer vertritt, welche Frist läuft, welcher Nachweis nötig ist und wann zuletzt mit dem Lieferanten abgestimmt wurde.
Das erfordert keine große Umstellung. Es erfordert die Gewohnheit, eine mündliche Zusage im Anschluss an das Gespräch dort zu notieren, wo die übrigen Konditionen dieses Lieferanten stehen.
Der Fall ohne Nachfolger
Häufiger als der geplante Ruhestand ist der ungeplante Abgang. Eine Kündigung mit drei Monaten Frist, eine längere Erkrankung, ein interner Wechsel mit kurzer Überlappung. In diesen Fällen gibt es keine sechs Wochen Übergabe.
Wenig hilft dann mehr als eine Frage, die sich in einer halben Stunde beantworten lässt: Welche Konditionen bei welchen Lieferanten fließen nur, weil jemand sie aktiv einfordert?
Diese Liste fällt meist kürzer aus, als der Aufwand vermuten lässt. Wie lang sie ist, zeigt erst die eigene Durchsicht, und sie hängt weniger an der Zahl der Lieferanten als daran, wie viele Sonderzusagen über die Jahre entstanden sind. Sie deckt jedenfalls den Großteil dessen ab, was bei einem abrupten Wechsel verloren geht.
Sie lässt sich auch ohne Anlass führen, und dann ist sie im Ernstfall vorhanden, statt in der Woche der Kündigung erstellt werden zu müssen.
Ein Einstieg
Fragen Sie die Person, die am längsten für Konditionen zuständig ist, welche Positionen sie jährlich aktiv einfordern muss, weil sie sonst nicht kommen.
Die Antwort ist eine Liste, die sonst nirgends existiert. Sie gehört in dieselbe Ablage wie die Verträge.
