Eine Konditionsvereinbarung nennt 6 Prozent. Was am Ende der Periode tatsächlich zufließt, entspricht einer anderen Quote. Die Differenz ist weder zwangsläufig ein Fehler noch zwangsläufig in Ordnung, sie ist zunächst unbekannt.
Dass es dabei um erhebliche Beträge geht, zeigt eine Auswertung von Veritas Investment Research, über die der kanadische Globe and Mail im November 2014 berichtete. Bei Kroger und Safeway lagen die Vendor Allowances von 2007 bis 2013 zwischen 8 und 10 Prozent der Cost of Goods Sold; bei Kroger entsprachen sie im Mittel dieser Jahre 146 Prozent des EBITDA, also des Ergebnisses vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen. Das ist eine historische Beobachtung zu zwei nordamerikanischen Händlern und keine Kennzahl für den deutschen Handel von heute.
Die Frage für den eigenen Einkauf lautet deshalb: Welcher Anteil des Beschaffungsvolumens kommt je Lieferant zurück, und wo weicht er ab?
Die Kennzahl und ihr Vergleichsmaßstab
Die Konditionsquote setzt zwei Größen ins Verhältnis: die wirtschaftlich der Periode zuzurechnenden, entstandenen und belastbar bewerteten Konditionsansprüche gegenüber dem zugehörigen, klar definierten Beschaffungsvolumen derselben Periode, gerechnet je Vertragspartner.
Gemeint ist eine betriebswirtschaftliche Steuerungsgröße und kein bilanzieller Ertrag; wann und wie Beträge handelsrechtlich zu erfassen sind, folgt eigenen Regeln.
Einen externen Vergleichswert gibt es dafür kaum, weil Konditionen nicht veröffentlicht werden. Das Bundeskartellamt musste für seine Sektoruntersuchung zum Lebensmitteleinzelhandel 2014 aus demselben Grund eigene Daten erheben. Der Maßstab ist deshalb der interne Vergleich: zwischen Lieferanten, zwischen Warengruppen und über mehrere Perioden.
Drei Quoten, die nicht dasselbe messen
Anspruch, Abrechnung und Ausgleich sind drei Zustände. In einer Zahl vermischt, messen sie nichts Bestimmtes mehr.
Die Anspruchsquote misst die entstandenen Ansprüche am Beschaffungsvolumen. Sie beantwortet, wie viel die Vereinbarung überhaupt hergibt.
Der Abrechnungsgrad misst die abgerechneten Ansprüche an den entstandenen. Er beantwortet, wie viel davon beziffert und belegt auf dem Tisch liegt.
Der Ausgleichsgrad misst die tatsächlich geflossenen Beträge. Hier gehört die Bezugsgröße ausdrücklich dazu: bezogen auf die entstandenen Ansprüche fällt er niedriger aus als bezogen auf die bereits abgerechneten, und beide Zahlen beantworten verschiedene Fragen.
Eine ausstehende Abrechnung oder Zahlung verringert den Zähler einer anspruchsbasierten Quote nicht. Sie ist ein eigener Befund und gehört in eine eigene Kennzahl.
Was den Nenner definiert
Der Nenner braucht eine schriftlich festgelegte Definition, die für alle verglichenen Fälle gilt.
Die Bezugsgröße. Wareneingangs- oder Rechnungswert. Beides ist vertretbar und ergibt bei Lieferungen über einen Periodenwechsel verschiedene Beträge.
Der Rechtsträger. Wird je Kreditorennummer ausgewertet, verteilt sich der Bezug eines Lieferanten auf mehrere Zeilen, während die Vergütung auf einer davon eingeht. Die Zusammenführung auf den Vertragspartner gehört vor die Berechnung.
Streckengeschäft. Ohne eigenen Wareneingang fehlt die sonst übliche Bezugsgröße. Solche Lieferungen gehören ausdrücklich einbezogen oder ausgeschlossen.
Fremdwährung. Zähler und Nenner brauchen eine einheitliche, dokumentierte Umrechnungsmethode, etwa einen Stichtags- oder einen Durchschnittskurs. Ein über alle Belege identischer Kurs ist dafür nicht erforderlich.
Was in den Zähler gehört
Umsatzsteuer. Konditionsansprüche gehören netto in den Zähler, passend zu einem ebenfalls netto gerechneten Nenner.
Retouren und Rechnungskorrekturen. Sie verändern die Bemessungsgrundlage und damit den Anspruch. Wirken sie bereits im Nenner, dürfen sie nicht zusätzlich pauschal vom Zähler abgezogen werden.
Bereits abgezogene Rabatte. Was unmittelbar auf der Rechnung gemindert wurde, steckt im Nenner. Es ein zweites Mal im Zähler zu führen, zählt denselben Vorteil doppelt.
Bedingte Beträge. Erwartete, noch an offene Bedingungen geknüpfte Beträge gehören getrennt ausgewiesen und nicht ungekennzeichnet zu den entstandenen Ansprüchen.
Werbekostenzuschüsse. Ob ein WKZ ein Entgelt für eine eigenständige Werbeleistung ist oder wirtschaftlich eine Einkaufspreisminderung, ergibt sich aus der Vereinbarung und der tatsächlichen Durchführung. Beides gehört getrennt geführt, weil nur das Zweite mit dem Bezugsvolumen skaliert.
Naturalrabatte. Freimengen erscheinen in keiner Gutschrift. Sie brauchen eine festgelegte, über alle Lieferanten gleich angewandte Bewertung, und sie dürfen nicht zusätzlich gezählt werden, wenn ihr verteilter Wert bereits den Nenner mindert.
Vergleiche brauchen vergleichbare Gruppen
Zwei Lieferanten mit ähnlichem Volumen und unterschiedlicher Quote sind kein Befund, sondern eine Frage.
Sachliche Gründe gibt es viele. Der eine liefert ein anderes Sortiment als der andere. Der eine verlangt niedrigere Einkaufspreise und gibt dafür weniger zurück, der andere ruft höhere Preise auf und vergütet stärker. Einer übernimmt Leistungen, die er sich bezahlen lässt, etwa Transport oder Regalpflege. Einer rechnet mit einer Staffel, der andere mit einem festen Satz.
Ein Lieferant mit niedrigen Einkaufspreisen und geringer Rückvergütung kann im Einstand günstiger sein als einer mit hoher Quote. Eine niedrige Quote belegt für sich genommen weder eine schlechte Verhandlung noch einen Anspruch auf Nachzahlung.
Eine Quote über das gesamte Portfolio bleibt als Steuerungsgröße sinnvoll, berechnet aus der Summe der Ansprüche und der Summe des Beschaffungsvolumens. Sie zeigt die Entwicklung im Zeitverlauf. Für die Arbeit an einzelnen Vereinbarungen braucht sie die Ergänzung durch sachlich abgegrenzte Lieferanten- und Warengruppenvergleiche.
Von der Abweichung zum Verhandlungspunkt
Sinkt die Quote, während das Volumen steigt, gehört die Ursache geklärt, bevor jemand den Lieferanten anspricht. Vier Erklärungen kommen oft in Betracht, und sie schließen weitere nicht aus.
Das zusätzliche Volumen lag in anderen Artikeln. Wächst der Bezug dort, wo ein niedrigerer Satz vereinbart ist, sinkt die Quote über den gesamten Lieferanten, obwohl jede einzelne Regel unverändert gilt.
Ein Teil des Bezugs zählt vertraglich nicht mit. Vereinbarungen nehmen häufig einzelne Warengruppen, Aktionsware oder Sonderpreisgeschäfte aus der Bemessungsgrundlage heraus. Wächst gerade dieser Teil, steigt das Volumen im Nenner, ohne den Zähler zu erhöhen.
Der Bonus ist der Höhe nach begrenzt. Ist ein Höchstbetrag vereinbart und bereits erreicht, bringt zusätzliches Volumen nichts mehr.
Zähler und Nenner rechnen auf verschiedenen Grundlagen. Steht im Nenner der Wareneingangswert und im Zähler eine auf den Rechnungswert gerechnete Vergütung, verschiebt sich die Quote ohne jede sachliche Veränderung.
Nicht mitgewachsene Staffelschwellen erklären einen solchen Verlauf dagegen eher nicht. Bleiben die Schwellen gleich, während das Volumen steigt, wird eine Stufe tendenziell leichter erreicht.
Welche Ursache vorliegt, entscheidet darüber, was daraus folgt. Ein Rechenfehler in der Abrechnung, eine falsch angesetzte Bemessungsgrundlage oder ein entstandener, aber nie abgerechneter Anspruch sind eine Forderung an den Lieferanten. Eine Schwelle, die richtig gerechnet und nicht erreicht wurde, eine vertraglich herausgenommene Warengruppe oder ein vereinbarter Höchstbetrag sind keine Forderung, sondern ein Punkt für die nächste Verhandlung.
Diese Unterscheidung ist der praktische Ertrag der Kennzahl. Ohne sie wird in der Jahresverhandlung über Sätze gesprochen, während die Lücke zwischen Satz und Quote unerklärt bleibt.
Ein Einstieg
Legen Sie zuerst den Berechnungsstandard schriftlich fest: Bezugsgröße des Nenners, Rechtsträgerebene, Umgang mit Umsatzsteuer, Retouren, bereits abgezogenen Rabatten, Naturalrabatten und bedingten Beträgen sowie die Umrechnungsmethode für Fremdwährung.
Berechnen Sie danach Anspruchsquote, Abrechnungsgrad und Ausgleichsgrad für eine abgeschlossene Periode und bilden Sie Gruppen, die sich sachlich vergleichen lassen.
Erklären Sie anschließend die Abweichungen innerhalb einer Gruppe und trennen Sie dabei Forderungen von Verhandlungspunkten. Was danach unerklärt bleibt, gehört auf die Klärungsliste für den Lieferanten.
