Eine Bonusklausel lautet: Bei einem Jahresumsatz über 2 Millionen Euro beträgt der Bonus 4 Prozent.
Der Satz ist klar formuliert und in der Abrechnung trotzdem streitanfällig. Umsatz zu welchem Preis? Vor oder nach Abzug anderer Konditionen? Gerechnet auf Wareneingang oder auf Rechnung? Gilt der Satz ab dem ersten Euro oder nur auf den Betrag oberhalb der Schwelle?
Vier Fragen, die im Vertrag nicht beantwortet sind und in jeder Abrechnung neu beantwortet werden.
Die vier Angaben
Die Bemessungsgrundlage. Welche Größe wird herangezogen, und in welchem Zustand? Wareneingangswert, Rechnungswert oder Nettowert nach Abzug von Rabatten sind drei verschiedene Zahlen. Der Unterschied liegt je nach Konditionsgerüst bei mehreren Prozent.
Der Bezugszeitraum. Kalenderjahr, Geschäftsjahr oder ein abweichender Zeitraum, und mit welchem Stichtag. Bei rückwirkenden Gutschriften und Abgrenzungen entscheidet der Stichtag darüber, in welche Periode ein Beleg fällt.
Die Berechnungsart. Gilt der erreichte Satz auf das gesamte Volumen oder nur auf den Teil oberhalb der Schwelle? Bei 2,4 Millionen Umsatz und 4 Prozent sind das 96.000 Euro gegenüber 16.000 Euro. Diese Angabe fehlt besonders häufig.
Der Auszahlungsmodus. Wann wird abgerechnet, in welcher Form, und wer stellt den Beleg? Eine Gutschrift des Lieferanten, eine Belastungsanzeige der eigenen Seite oder eine Verrechnung mit offenen Posten führen zu unterschiedlichen Buchungen und unterschiedlichen Nachweispflichten.
Warum die Angaben fehlen
In der Verhandlung geht es um den Satz. Vier Prozent statt drei Komma fünf ist das Ergebnis, das berichtet wird. Die Rechenregel gilt als Formsache, die sich in der Abwicklung klärt.
Sie klärt sich auch, allerdings erst bei der ersten Abrechnung und dann in der Auslegung derjenigen Seite, die zuerst rechnet. Das ist in aller Regel der Lieferant, weil die Gutschrift von ihm kommt.
Der zweite Grund ist Gewohnheit. Eine Klausel wird aus dem Vorjahresvertrag übernommen und nur im Satz angepasst. Wenn die Rechenregel im ersten Jahr gefehlt hat, fehlt sie auch im fünften.
Ein Textbaustein
Die Ergänzung ist kurz. Nach der eigentlichen Konditionsregelung folgt ein Absatz.
Bemessungsgrundlage ist der Nettowarenwert der im Bezugszeitraum beim Abnehmer eingegangenen Ware, vor Abzug von Skonto und nach Abzug von Rechnungsrabatten. Bezugszeitraum ist das Kalenderjahr, maßgeblich ist das Wareneingangsdatum. Der erreichte Satz gilt auf das gesamte Volumen des Bezugszeitraums. Die Abrechnung erfolgt bis zum 31. Januar des Folgejahres durch Gutschrift des Lieferanten unter Angabe der Bemessungsgrundlage.
Der letzte Halbsatz ist der wichtigste. Eine Gutschrift ohne Angabe der Bemessungsgrundlage lässt sich nicht prüfen, und eine nicht prüfbare Gutschrift wird in der Praxis akzeptiert, weil der Aufwand der Nachfrage höher erscheint als der mögliche Ertrag.
Der Nebeneffekt
Eine vollständig formulierte Klausel ist rechenbar, und rechenbar heißt automatisierbar. Sie lässt sich in eine Berechnung übersetzen, die ohne Rückfrage läuft.
Bei zweihundert Lieferanten ist das der Unterschied zwischen einer Abrechnungsphase von mehreren Wochen und einer Auswertung, die auf Knopfdruck vorliegt.
Wie sich eine Klausel nachträglich reparieren lässt
Bestehende Verträge lassen sich nicht einseitig ergänzen, und kaum jemand öffnet eine laufende Vereinbarung nur wegen einer Rechenregel. Es gibt trotzdem zwei Wege.
Der erste ist die Abrechnungsbestätigung. Wenn die erste Gutschrift einer Periode eintrifft, wird schriftlich bestätigt, auf welcher Grundlage sie berechnet wurde. Diese Bestätigung ist keine Vertragsänderung und schafft trotzdem eine dokumentierte gemeinsame Auslegung, auf die sich beide Seiten in den Folgejahren beziehen.
Der zweite ist die nächste Verlängerung. Eine Konditionsvereinbarung wird jährlich fortgeschrieben, und in diesem Moment kostet die Ergänzung der Rechenregel nichts, solange sie die bisher gelebte Praxis beschreibt. Wer sie dagegen zum Anlass nimmt, die Auslegung zu verschieben, handelt eine Kondition neu und sollte das auch so nennen.
Ein Einstieg
Nehmen Sie die letzte eingegangene Bonusgutschrift eines größeren Lieferanten und prüfen Sie, ob sich der Betrag allein aus dem Vertragstext nachrechnen lässt.
Wenn Sie dazu eine Annahme treffen müssen, fehlt eine der vier Angaben. Notieren Sie, welche, und nehmen Sie sie in die nächste Verhandlung mit.
