Zum Stichtag liegen 2,4 Millionen Euro Bestand im Lager, bewertet zum Einstandspreis der jeweiligen Lieferung. Auf einen Teil dieser Ware ist ein Umsatzbonus entstanden, der erst im März abgerechnet wird.
Soweit dieser Bonus den Anschaffungspreis mindert und in der Bewertung noch nicht berücksichtigt ist, steht der betroffene Bestand zu hoch im Buch.
Die Frage hinter der Frage
Nachträgliche Minderungen des Anschaffungspreises sind von den Anschaffungskosten abzusetzen. Für einen Kopfrabatt, der auf der Rechnung steht, geschieht das automatisch, weil der Rechnungsbetrag schon gemindert ist.
Für zeitversetzte Konditionen geschieht es nicht von selbst. Der Bonus entsteht über die Periode, die Ware ist längst eingebucht, und die Verbindung zwischen beidem muss eingerichtet sein. Systeme können erwartete Vergütungen in die Bewertung einbeziehen; ob die eingesetzte Konfiguration das tut, ist eine Frage an das eigene System und keine allgemeine Grenze des ERP.
Wie weit die Zuordnung im Einzelfall zu gehen hat, ist eine Frage für das Rechnungswesen und den Abschlussprüfer. Die Frage überhaupt zu stellen, ist Sache derjenigen, die die Konditionen kennen.
Drei Prüfungen vor jeder Rechnung
Welcher Bonus gehört zu welchem Bezugsjahr. Ein Bonus entsteht aus dem Bezug einer Periode. Ware, die aus einer früheren Periode stammt, trägt die Konditionslage ihres Erwerbs und nicht die des laufenden Jahres.
Welche Ware ist überhaupt betroffen. Viele Vereinbarungen schließen Artikelgruppen, Aktionsware oder Sonderpreise aus. Diese Bestände gehören aus der Rechnung heraus.
Was ist bereits berücksichtigt. Wurde der Bonus in der laufenden Buchhaltung schon erfasst und der Einstand entsprechend gemindert, ist die Arbeit getan. Ein zweiter Abzug auf denselben Bestand wäre eine Doppelminderung.
Ohne diese drei Prüfungen ist jede Bewertung eine Schätzung mit unbekannter Richtung.
Ein praktikabler Ansatz
Eine artikelgenaue Zuordnung ist selten nötig. Für die Bewertung reicht häufig ein Satz je Lieferant und Bezugsjahr, angewandt auf den Bestandswert der betroffenen Artikel aus genau diesem Bezugsjahr.
Der Satz ergibt sich aus dem noch nicht berücksichtigten Konditionsvolumen der Periode geteilt durch das zugehörige bonusfähige Bezugsvolumen.
Damit er auf den Bestand passt, müssen beide dieselbe Wertdefinition verwenden. Ein Satz, der auf den reinen Warenwert gerechnet ist, darf nicht ungeprüft auf einen Bestandswert gelegt werden, der Anschaffungsnebenkosten wie Fracht oder Zölle enthält: Sonst mindert er Beträge, die nie bonusfähig waren. Entweder wird der Bestandswert um diese Bestandteile bereinigt, oder der Satz wird auf dieselbe erweiterte Basis umgerechnet.
Diese Vereinfachung trägt zudem nur bei Beständen, die in Konditionslage und Sortimentszugehörigkeit einheitlich sind. Bei gemischten Beständen mit Ausschlüssen und wechselnden Sätzen führt ein Durchschnittssatz zu Ergebnissen, die niemand vertreten kann.
Warum das Ergebnis kleiner ausfällt als erwartet
Die naheliegende Rechnung, Bestandswert mal Konditionssatz, überschätzt den Effekt regelmäßig.
Vom Gesamtbestand bleibt nach Abzug der ausgeschlossenen Ware, der Bestände aus früheren Bezugsjahren und der bereits berücksichtigten Minderungen oft nur ein Teil übrig. Auf diesen Teil wirkt der Satz, nicht auf die Gesamtsumme.
Die Zahl bleibt trotzdem relevant. Sie lässt sich nur rechnen, nicht überschlagen.
Die Niederstwertprüfung bleibt daneben bestehen
Eine korrigierte Anschaffungskostenbasis ersetzt nicht die Prüfung, ob der Bestand am Stichtag noch werthaltig ist.
Beide Schritte greifen ineinander: Sinkt der Anschaffungswert durch die Berücksichtigung des Bonus, verringert sich der Abstand zu einem niedrigeren beizulegenden Wert, und ein Abwertungsbedarf fällt kleiner aus oder entfällt.
Wer nur einen der beiden Schritte macht, bekommt in beide Richtungen ein schiefes Bild.
Die Abstimmung, die dazugehört
Die Bewertung berührt Einkauf und Rechnungswesen gleichzeitig. Der Einkauf kennt Sätze, Ausschlüsse und Bezugsjahre, das Rechnungswesen kennt die Bewertungsregeln und den bisherigen Buchungsstand.
Der richtige Zeitpunkt liegt im Quartal vor dem Stichtag. Danach ist der Abschluss in Arbeit, und was nicht vorbereitet ist, wird verschoben.
Gebraucht wird eine Tabelle mit Lieferant, Bezugsjahr, betroffenem Bestandswert, noch nicht berücksichtigtem Konditionssatz und dem bisherigen Buchungsstand.
Ein Einstieg
Nehmen Sie die fünf Lieferanten mit dem höchsten Bestandswert und teilen Sie deren Bestand nach Bezugsjahr auf. Streichen Sie die Artikel, die von der Bonusvereinbarung ausgenommen sind.
Klären Sie für den Rest mit dem Rechnungswesen zwei Dinge: ob der Bonus bereits im Einstand berücksichtigt ist, und welche Bestandteile im Bestandswert stecken. Erst was danach übrig bleibt, ist die Grundlage für eine Korrektur.
