Ein Lieferant sendet im März eine Bonusgutschrift über 128.400 Euro. Die Gutschrift wird geprüft, gebucht und dem Kreditorenkonto zugeordnet. Der Vorgang gilt als abgeschlossen.
Ob dieser Betrag dem entspricht, was vertraglich zusteht, prüft dabei niemand.
Warum die Frage ausbleibt
Die Buchhaltung prüft eine Gutschrift auf formale Richtigkeit. Stimmen Kreditor, Betrag, Steuerkennzeichen und Periode. Ob der Betrag inhaltlich richtig ist, kann sie nicht beurteilen, weil ihr die Vertragsgrundlage fehlt.
Der Einkauf könnte es beurteilen, sieht die Gutschrift aber nicht. Sie läuft durch die Kreditorenbuchhaltung und taucht in keinem Prozess auf, der beim Einkäufer endet.
So entsteht eine Lücke, die strukturell ist und nicht an einzelnen Personen hängt. Beide Seiten arbeiten korrekt. Nur prüft niemand den einen Punkt, auf den es ankommt.
Wo die Abweichungen herkommen
Aus abgeschlossenen Prüfungen lassen sich vier wiederkehrende Ursachen benennen.
Eine abweichende Bemessungsgrundlage. Der Lieferant rechnet auf Basis seines Fakturaumsatzes, der Vertrag nennt den Wareneingang. Zwischen beiden liegen Rückgaben, Gutschriften aus Mängeln und Abgrenzungen zum Jahreswechsel.
Eine nicht berücksichtigte Stufe. Die erreichte Staffel wird um eine Stufe zu niedrig angesetzt, meist weil ein Teil des Volumens einer anderen Bezugsebene zugeordnet wurde.
Ein stillschweigend angewandter Cap. Eine Deckelung wird gezogen, die im Vertrag an eine Bedingung geknüpft ist, die gar nicht eingetreten ist.
Eine vergessene Zusatzvereinbarung. Der unterjährig zugesagte Aufschlag steht im Mailverkehr und nicht im System des Lieferanten.
Keine dieser Ursachen deutet auf Absicht hin. Sie entstehen auf der Gegenseite aus denselben Gründen wie bei Ihnen: verteilte Systeme, Personalwechsel, manuelle Schritte.
Was der Abgleich braucht
Der Vergleich ist eine Subtraktion, und er scheitert selten an der Rechnung. Er scheitert daran, dass die beiden Werte nie nebeneinander liegen. Auf der einen Seite der berechnete Soll-Anspruch aus Vertrag und eigenen Bewegungsdaten. Auf der anderen Seite die Summe aller eingegangenen Gutschriften und Verrechnungen zu dieser Kondition und dieser Periode.
Der zweite Wert ist der aufwendigere. Gutschriften kommen gebündelt, decken mehrere Konditionsarten ab und tragen Bezeichnungen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen.
Warum Sammelgutschriften die Zuordnung erschweren
Ein Teil des Problems liegt in der Form, in der Gutschriften eingehen. Viele Lieferanten fassen mehrere Konditionsarten in einem Beleg zusammen, häufig für mehrere Perioden gleichzeitig, und bezeichnen die Position so allgemein, dass sich daraus nichts ableiten lässt.
Ein richtiger Gesamtbetrag genügt dabei auch der Buchhaltung nicht, weil Umsatzbonus, Werbekostenzuschuss und Warenrückgabe verschiedene Leistungs-, Steuer- und Periodenbezüge haben können. Für den Abgleich ist der Sammelbeleg der eigentliche Aufwand. Ein Beleg über 210.000 Euro, der Umsatzbonus, Werbekostenzuschuss und eine Rückgabegutschrift enthält, lässt sich keiner einzelnen Vereinbarung zuordnen.
Die wirksamste Gegenmaßnahme ist eine Absprache in der Jahresverhandlung. Eine getrennte Gutschrift je Konditionsart, oder mindestens eine Aufstellung, die den Gesamtbetrag aufschlüsselt. Die meisten Lieferanten können das aus ihrem System liefern, werden aber selten danach gefragt.
Wie ein laufender Abgleich organisiert wird
Der Abgleich funktioniert am besten als fester Schritt im Periodenabschluss und nicht als Projekt. Er braucht drei Schritte.
Zuerst die Berechnung des Soll-Anspruchs je Lieferant und Konditionsart aus Vertrag und Bewegungsdaten. Dann die Summierung aller eingegangenen Gutschriften und Verrechnungen, zugeordnet zu derselben Kondition und Periode. Zuletzt die Differenz, mit einer Schwelle, ab der ein Fall überhaupt verfolgt wird.
Im zweiten Schritt gehören drei Zustände auseinandergehalten: die Gutschrift als Beleg, der Ausgleich eines bereits erfassten Anspruchs und der tatsächliche Zahlungseingang. Wer eine Gutschrift und die dazugehörige Verrechnung beide als Ausgleich zählt, rechnet denselben Vorgang zweimal.
Diese Schwelle ist wichtiger, als sie klingt. Ohne sie entsteht eine Liste mit Hunderten von Kleinstdifferenzen, die niemand abarbeitet. Mit ihr entsteht eine Liste mit einer überschaubaren Zahl von Fällen, die sich tatsächlich klären lassen.
Ein Einstieg
Nehmen Sie einen Lieferanten und eine abgeschlossene Periode. Rechnen Sie den Anspruch aus dem Vertrag nach und stellen Sie ihm alle Gutschriften gegenüber, die sich dieser Periode zuordnen lassen.
Eine Gesamtdifferenz von null ist dabei ein gutes Zeichen und noch kein Beweis. Gegenläufige Fehler zwischen zwei Konditionen heben sich in der Summe auf. Belastbar wird die Aussage erst, wenn der Abgleich je Kondition und Periode aufgeht.
Bleibt eine Differenz stehen, haben Sie einen konkreten Betrag und einen Grund für das nächste Gespräch.
