Ein Lieferant sendet im März eine Bonusgutschrift über 128.400 Euro. Die Gutschrift wird geprüft, gebucht und dem Kreditorenkonto zugeordnet. Der Vorgang gilt als abgeschlossen.
Die Frage, die dabei nicht gestellt wird: Entspricht dieser Betrag dem, was vertraglich zusteht?
Warum die Frage ausbleibt
Die Buchhaltung prüft eine Gutschrift auf formale Richtigkeit. Stimmen Kreditor, Betrag, Steuerkennzeichen und Periode. Ob der Betrag inhaltlich richtig ist, kann sie nicht beurteilen, weil ihr die Vertragsgrundlage fehlt.
Der Einkauf könnte es beurteilen, sieht die Gutschrift aber nicht. Sie läuft durch die Kreditorenbuchhaltung und taucht in keinem Prozess auf, der beim Einkäufer endet.
So entsteht eine Lücke, die strukturell ist und nicht an einzelnen Personen hängt. Beide Seiten arbeiten korrekt. Nur prüft niemand den einen Punkt, auf den es ankommt.
Wo die Abweichungen herkommen
Aus abgeschlossenen Prüfungen lassen sich vier wiederkehrende Ursachen benennen.
Eine abweichende Bemessungsgrundlage. Der Lieferant rechnet auf Basis seines Fakturaumsatzes, der Vertrag nennt den Wareneingang. Zwischen beiden liegen Retouren, Gutschriften aus Mängeln und Abgrenzungen zum Jahreswechsel.
Eine nicht berücksichtigte Stufe. Die erreichte Staffel wird um eine Stufe zu niedrig angesetzt, meist weil ein Teil des Volumens einer anderen Bezugsebene zugeordnet wurde.
Ein stillschweigend angewandter Cap. Eine Deckelung wird gezogen, die im Vertrag an eine Bedingung geknüpft ist, die gar nicht eingetreten ist.
Eine vergessene Zusatzvereinbarung. Der unterjährig zugesagte Aufschlag steht im Mailverkehr und nicht im System des Lieferanten.
Keine dieser Ursachen deutet auf Absicht hin. Sie entstehen auf der Gegenseite aus denselben Gründen wie bei Ihnen: verteilte Systeme, Personalwechsel, manuelle Schritte.
Was der Abgleich braucht
Der Vergleich ist eine Subtraktion, und er scheitert selten an der Rechnung. Er scheitert daran, dass die beiden Werte nie nebeneinander liegen. Auf der einen Seite der berechnete Soll-Anspruch aus Vertrag und eigenen Bewegungsdaten. Auf der anderen Seite die Summe aller eingegangenen Gutschriften und Verrechnungen zu dieser Kondition und dieser Periode.
Der zweite Wert ist der aufwendigere. Gutschriften kommen gebündelt, decken mehrere Konditionsarten ab und tragen Bezeichnungen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen.
Ein Einstieg
Nehmen Sie einen Lieferanten und eine abgeschlossene Periode. Rechnen Sie den Anspruch aus dem Vertrag nach und stellen Sie ihm alle Gutschriften gegenüber, die sich dieser Periode zuordnen lassen.
Wenn die Differenz null ist, haben Sie eine belastbare Aussage über diesen Lieferanten gewonnen. Wenn sie es nicht ist, haben Sie einen konkreten Betrag und einen Grund für das nächste Gespräch.
