Ein Lieferant liefert frei Haus ab einem Bestellwert von 500 Euro. Darunter berechnet er 35 Euro Frachtpauschale.
Im Jahr gehen 1.140 Bestellungen unterhalb dieser Grenze raus. Das sind knapp 40.000 Euro, die als Frachtaufwand gebucht werden und in keiner Lieferantenauswertung auftauchen.
Wo die Frachtkosten landen
Frachtkosten laufen in den meisten Buchungslogiken über ein eigenes Konto oder über die Logistikkostenstelle. Sie sind damit vom Lieferanten getrennt, bei dem sie entstehen.
Für die Gesamtkostenrechnung ist das unproblematisch. Für den Vergleich zweier Lieferanten ist es der Punkt, an dem der Vergleich kippt: Der eine liefert ab 250 Euro frei Haus, der andere ab 800, und in der Konditionsübersicht sehen beide gleich aus.
Die Grenze und das Bestellverhalten
Ein Mindestbestellwert wirkt nicht nur über die Pauschale, sondern über das Verhalten, das er erzwingt. Wer die Grenze erreichen will, bestellt größere Mengen seltener. Das spart Fracht und kostet Kapitalbindung.
Beides gegeneinander zu rechnen ist einfach, sobald die Zahlen vorliegen: Frachtpauschale mal Anzahl der Unterschreitungen gegen die zusätzliche Kapitalbindung aus größeren Losen.
Die Rechnung führt regelmäßig zu einer dritten Antwort, die vorher nicht auf dem Tisch lag: die Verhandlung der Grenze selbst. Eine Absenkung von 500 auf 350 Euro kostet den Lieferanten wenig und ändert die eigene Disposition spürbar.
Was Lieferbedingungen nicht regeln
Eine Lieferklausel bestimmt, wer Transport und Gefahrübergang trägt. Sie sagt nichts darüber, welcher Teil des Preises die Fracht abbildet.
Bei einem Wechsel der Lieferbedingung ändert sich deshalb der Preis, und die Frage ist, um wie viel. Ein Wechsel von frei Haus auf ab Werk ohne Preisanpassung ist eine Verschlechterung, die nirgends als solche erscheint, weil sie im Frachtaufwand landet und nicht im Einkaufspreis.
Umgekehrt ist ein Wechsel auf frei Haus mit Preisaufschlag nur dann gut, wenn der Aufschlag unter den eigenen Frachtkosten liegt. Diese Vergleichsrechnung gehört in dasselbe Gespräch wie die Lieferbedingung.
Frachtkostenbeteiligung als eigener Baustein
In Vereinbarungen mit hohem Transportanteil kommt ein Beitrag des Lieferanten zu den Frachtkosten vor, abgerechnet als Pauschale oder als Prozentsatz des Bezugsvolumens.
Dieser Baustein hat dieselbe Eigenschaft wie ein Werbekostenzuschuss: Er löst nicht automatisch aus. Er wird vereinbart, und dann muss ihn jemand abrechnen.
In Konditionsprüfungen gehört er zu den Positionen mit niedriger Realisierungsquote, aus demselben Grund wie alle anderen nachweispflichtigen Bausteine.
Was die Auswertung braucht
Frachtkosten je Lieferant, nicht je Kostenstelle. Die Zuordnung ist möglich, weil jede Frachtbelastung an einer Bestellung oder einer Rechnung hängt.
Dazu die Zahl der Bestellungen unterhalb des Mindestbestellwerts und ihr durchschnittlicher Wert. Diese beiden Zahlen zeigen, ob das Problem an der Grenze liegt oder an der Disposition.
Erst mit dieser Zuordnung lässt sich der Nettoeffekt eines Lieferanten bestimmen. Ein Partner mit 0,5 Prozentpunkten besserem Kopfrabatt und 1,2 Prozent Frachtanteil ist der teurere, und ohne die Zuordnung sieht er wie der günstigere aus.
Der Fall, der doppelt kostet
Unterschreitungen des Mindestbestellwerts treten selten gleichmäßig auf. Sie häufen sich bei Nachbestellungen einzelner Artikel, also genau dort, wo ohnehin unter Zeitdruck disponiert wird.
Damit trägt derselbe Vorgang zwei Kostenarten: die Frachtpauschale und den Aufwand der Sonderbestellung. Beide entstehen aus derselben Ursache und werden in verschiedenen Töpfen gebucht.
Sichtbar wird der Zusammenhang erst, wenn die Unterschreitungen nach Artikel ausgewertet werden. Regelmäßig entfällt ein großer Teil auf eine kleine Zahl von Artikeln, bei denen die Bestellmenge nicht zur Verbrauchsmenge passt.
Die Korrektur liegt dann nicht in der Verhandlung, sondern in der Dispositionsregel für diese Artikel. Eine angepasste Mindestbestellmenge löst beides gleichzeitig.
Das ist der seltene Fall, in dem eine Konditionsauswertung eine Antwort liefert, die nichts mit dem Lieferanten zu tun hat.
Ein Einstieg
Ziehen Sie für eine abgeschlossene Periode alle Frachtbelastungen und ordnen Sie sie den Lieferanten zu. Setzen Sie die Summe je Lieferant ins Verhältnis zum Bezugsvolumen.
Wo der Anteil über einem Prozent liegt, gehört die Lieferbedingung in die nächste Verhandlung. Sie ist dort die Position, über die am seltensten gesprochen wird.
