Ein Lieferant liefert ab einem Bestellwert von 500 Euro frachtfrei. Darunter berechnet er 35 Euro Frachtpauschale. Diese Grenze ist kein Mindestbestellwert: Bestellen lässt sich auch darunter, es kostet nur zusätzlich.
Im Jahr gehen 1.140 Bestellungen unterhalb dieser Grenze raus. Das sind knapp 40.000 Euro, die als Frachtaufwand gebucht werden und in keiner Lieferantenauswertung auftauchen.
Wo die Frachtkosten landen
Frachtkosten laufen in vielen Buchungslogiken über ein eigenes Konto oder über die Logistikkostenstelle. Vom Lieferanten getrennt sind sie damit nicht zwingend; jede Frachtbelastung hängt an einer Bestellung oder Rechnung und ließe sich zuordnen. In der Auswertung geschieht das nur selten.
Je nach Sachverhalt sind Bezugskosten außerdem Anschaffungsnebenkosten und gehören in den Bestandswert, wirken also nicht sofort im Ergebnis. Wie im Einzelfall zu verfahren ist, gehört mit dem Rechnungswesen geklärt.
Für den Vergleich zweier Lieferanten ist die fehlende Zuordnung der Punkt, an dem der Vergleich kippt: Der eine liefert ab 250 Euro frachtfrei, der andere ab 800, und in der Konditionsübersicht sehen beide gleich aus.
Die Grenze und das Bestellverhalten
Eine Freigrenze wirkt nicht nur über die Pauschale, sondern über das Verhalten, das sie erzwingt. Wer sie erreichen will, bestellt größere Mengen seltener. Das spart Fracht und bindet Kapital.
Beides gegeneinander zu rechnen ist möglich, sobald die Zahlen vorliegen, und die Rechnung hat eine Stolperstelle. Auf der einen Seite steht ein Eurobetrag: Frachtpauschale mal Anzahl der Unterschreitungen. Auf der anderen Seite steht kein Kapitalbetrag, sondern dessen Kosten: der zusätzliche durchschnittliche Bestand, multipliziert mit dem Zinssatz und der Dauer, über die er liegt.
Vollständig wird die Rechnung erst mit den übrigen Posten, die an der Losgröße hängen: Bestellabwicklung, Wareneingang, Lagerplatz und das Risiko, bei zu seltener Bestellung nicht lieferfähig zu sein.
Sie führt regelmäßig zu einer dritten Antwort, die vorher nicht auf dem Tisch lag: die Verhandlung der Grenze selbst. Kostenlos ist eine Absenkung für den Lieferanten allerdings nicht, weil er dann mehr kleine Sendungen trägt. Verhandelbar ist sie trotzdem, besonders wenn die eigene Seite im Gegenzug Bündelungen zusagt.
Was Lieferbedingungen regeln und was nicht
Eine Lieferklausel bestimmt, wer den Transport organisiert und bezahlt. Ob sie auch den Gefahrübergang verschiebt, hängt von der konkreten Klausel ab; „frei Haus“ allein beantwortet diese Frage nicht eindeutig. Wo es darauf ankommt, gehört beides ausdrücklich geregelt.
Was eine Lieferklausel ebenfalls nicht sagt: welcher Teil des Preises die Fracht abbildet.
Bei einem Wechsel der Lieferbedingung ändert sich deshalb der Preis, und die Frage ist, um wie viel. Ein Wechsel von frei Haus auf ab Werk ohne Preisanpassung ist eine Verschlechterung, die nirgends als solche erscheint, weil sie im Frachtaufwand landet und nicht im Einkaufspreis.
Umgekehrt ist ein Wechsel auf frei Haus mit Preisaufschlag nur dann gut, wenn der Aufschlag unter den eigenen Frachtkosten liegt. Diese Vergleichsrechnung gehört in dasselbe Gespräch wie die Lieferbedingung.
Frachtkostenbeteiligung als eigener Baustein
In Vereinbarungen mit hohem Transportanteil kommt ein Beitrag des Lieferanten zu den Frachtkosten vor, abgerechnet als Pauschale oder als Prozentsatz des Bezugsvolumens.
Wie zuverlässig dieser Baustein fließt, hängt an seiner Form. Ein Prozentsatz auf das Bezugsvolumen lässt sich wie ein Bonus hinterlegen und rechnet dann mit. Eine Pauschale je Periode zeigt im Warenfluss auf nichts und verhält sich damit wie ein Werbekostenzuschuss: Sie wird vereinbart, und dann muss sie jemand abrechnen.
In Konditionsprüfungen gehört die zweite Form deshalb zu den Positionen, bei denen häufig etwas offenbleibt, aus demselben Grund wie alle anderen Bausteine ohne eigenen Auslöser.
Was die Auswertung braucht
Frachtkosten je Lieferant, nicht nur je Kostenstelle. Die Zuordnung ist möglich, weil jede Frachtbelastung an einer Bestellung oder einer Rechnung hängt.
Dazu die Zahl der Bestellungen unterhalb der Freigrenze und ihr durchschnittlicher Wert. Diese beiden Zahlen zeigen, ob das Problem an der Grenze liegt oder an der Disposition.
Erst mit dieser Zuordnung lässt sich der Nettoeffekt eines Lieferanten bestimmen. Ein Partner mit 0,5 Prozentpunkten besserem Kopfrabatt und einem um 1,2 Prozentpunkte höheren Frachtanteil ist der teurere, sofern Nettopreisniveau und Leistungsumfang vergleichbar sind. Ohne die Zuordnung sieht er wie der günstigere aus.
Der Fall, der doppelt kostet
Unterschreitungen der Freigrenze treten selten gleichmäßig auf. Sie häufen sich bei Nachbestellungen einzelner Artikel, also genau dort, wo ohnehin unter Zeitdruck disponiert wird.
Damit trägt derselbe Vorgang zwei Kostenarten: die Frachtpauschale und den Aufwand der Sonderbestellung. Beide entstehen aus derselben Ursache und werden in verschiedenen Töpfen gebucht.
Sichtbar wird der Zusammenhang erst, wenn die Unterschreitungen nach Artikel ausgewertet werden. Regelmäßig entfällt ein großer Teil auf eine kleine Zahl von Artikeln, bei denen die Bestellmenge nicht zur Verbrauchsmenge passt.
Die Korrektur liegt dann nicht in der Verhandlung, sondern in der Dispositionsregel für diese Artikel. Eine angepasste Bestellmenge löst beides gleichzeitig.
Das ist der seltene Fall, in dem eine Konditionsauswertung eine Antwort liefert, die nichts mit dem Lieferanten zu tun hat.
Ein Einstieg
Ziehen Sie für eine abgeschlossene Periode alle Frachtbelastungen und ordnen Sie sie den Lieferanten zu. Setzen Sie die Summe je Lieferant ins Verhältnis zum Bezugsvolumen.
Eine allgemeingültige Schwelle gibt es dabei nicht; welcher Anteil auffällig ist, hängt an Warenwert, Gewicht und Bestellrhythmus. Auffällig ist vor allem die Spanne zwischen Ihren Lieferanten, und die Ausreißer nach oben gehören in die nächste Verhandlung.
