Im Einkauf steht ein verhandeltes Konditionsvolumen von 4,2 Millionen Euro. In der Gewinn- und Verlustrechnung landen 3,6 Millionen. Die Differenz von 600.000 Euro ist kein Buchungsfehler, und sie wird selten aufgeklärt, weil beide Seiten mit ihrer eigenen Zahl arbeiten.
Vier Gründe für eine Differenz
Der Zeitbezug. Der Einkauf rechnet auf das Vertragsjahr, das Rechnungswesen auf das Geschäftsjahr und auf den Zeitpunkt der Buchung. Eine Gutschrift für das Vorjahr, die im März eingeht, erscheint in unterschiedlichen Perioden.
Die Abgrenzung. Wird zum Stichtag eine Rückstellung gebildet, liegt der Ertrag im richtigen Jahr. Wird sie nicht gebildet, wandert er ins Folgejahr. Beide Verfahren kommen vor, teils nebeneinander für verschiedene Konditionsarten.
Die Realisierung. Ein Teil des verhandelten Volumens fließt nicht, weil eine Schwelle verfehlt, ein Nachweis nicht erbracht oder eine Abrechnung schlicht nicht ausgelöst wurde. Diese Differenz ist die einzige der vier, die tatsächlich Geld kostet.
Die Zuordnung. Konditionen können als Erlös, als Minderung des Wareneinsatzes oder als sonstiger betrieblicher Ertrag gebucht werden. Je nach Zuordnung erscheinen sie an verschiedenen Stellen und in verschiedenen Kennzahlen.
Warum die Differenz bestehen bleibt
Beide Seiten haben eine belastbare Zahl, und beide Zahlen erfüllen ihren Zweck. Der Einkauf misst Verhandlungsergebnis, das Rechnungswesen misst Periodenergebnis. Eine Abstimmung findet nicht statt, weil keine Seite sie braucht.
Sichtbar wird die Lücke meist nur in einem Fall: wenn eine Planung auf dem verhandelten Volumen aufsetzt und das Ergebnis dahinter zurückbleibt.
Die Brücke
Eine Abstimmung ist kein Projekt, sondern eine Tabelle mit fünf Zeilen.
Verhandeltes Konditionsvolumen. Minus der Anteil, der wegen verfehlter Schwellen oder fehlender Nachweise nicht entstanden ist. Ergibt den entstandenen Anspruch. Minus der Anteil, der nicht abgerechnet wurde. Ergibt das realisierte Volumen. Plus oder minus Periodenverschiebungen. Ergibt den gebuchten Betrag.
Diese Rechnung beantwortet die eigentliche Frage, nämlich welcher Teil der Differenz Abgrenzung ist und welcher Teil Verlust. Der erste Teil ist eine Darstellungsfrage. Der zweite ist ein Betrag.
Wer sie aufstellt
Die Brücke braucht Daten aus beiden Bereichen und gehört deshalb keinem allein. In der Praxis funktioniert sie am besten als gemeinsame Auswertung mit einem festen Termin, üblicherweise im ersten Quartal nach Periodenende.
Der Aufwand liegt beim ersten Mal bei wenigen Tagen und danach bei Stunden. Der Nutzen ist, dass beide Seiten dieselbe Zahl kennen und die Diskussion sich auf die Zeile verlagert, in der tatsächlich Geld fehlt.
Was die Brücke für die Planung ändert
Solange nur das verhandelte Volumen bekannt ist, wird mit ihm geplant. Das führt zu einer Planung, die den Anteil mitnimmt, der erfahrungsgemäß nicht fließt.
Mit der Brücke liegt eine Realisierungsquote vor, und zwar über mehrere Perioden hinweg. Wenn sie stabil bei achtundachtzig Prozent liegt, ist das ein Planungsfaktor, der belastbarer ist als jede Schätzung.
Der zweite Effekt betrifft die Verhandlung. Wer weiß, dass zwölf Prozent des verhandelten Volumens regelmäßig nicht ankommen, bewertet ein zusätzliches Zugeständnis anders. Ein halber Prozentpunkt mehr auf eine Kondition, die zuverlässig fließt, ist mehr wert als ein ganzer auf eine, die an einen Nachweis geknüpft ist, den niemand erbringt.
Diese Unterscheidung lässt sich ohne Brücke nicht treffen, weil beide Zugeständnisse im verhandelten Volumen gleich aussehen.
Ein Einstieg
Stellen Sie für eine abgeschlossene Periode das verhandelte Konditionsvolumen und den gebuchten Betrag nebeneinander und arbeiten Sie die vier Gründe ab.
Was am Ende übrig bleibt und sich keinem der vier zuordnen lässt, ist der Betrag, der tatsächlich fehlt. Erfahrungsgemäß ist er größer als erwartet und kleiner als befürchtet.
