Der häufigste Einwand gegen eine Konditionsprüfung kommt nicht aus der Buchhaltung. Er kommt aus dem Einkauf, und er lautet sinngemäß: Wir haben ein gutes Verhältnis zu diesem Lieferanten, das will ich nicht gefährden.
Der Einwand ist ernst zu nehmen. Eine Lieferantenbeziehung ist über Jahre gewachsen und lässt sich mit einer ungeschickten Forderung beschädigen. Nur liegt die Ursache dafür selten im Betrag.
Was ein Gespräch belastet
Belastend wirkt eine Forderung, die pauschal ist. „Wir kommen auf eine Differenz von rund 200.000 Euro über die letzten zwei Jahre“ zwingt die Gegenseite in eine Verteidigungshaltung, weil sie nichts prüfen kann. Sie kann nur zustimmen oder ablehnen.
Belastend wirkt auch eine Forderung, die zu spät kommt. Wer zweieinhalb Jahre nach der Periode anruft, verlangt von der Gegenseite eine Archivrecherche und trifft dort auf jemanden, der den Vorgang nicht verhandelt hat.
Und belastend wirkt eine Forderung, die eine Absicht unterstellt. In den allermeisten Fällen liegt keine vor. Abweichungen entstehen auf der Lieferantenseite aus denselben Gründen wie in der eigenen Organisation.
Was ein Gespräch trägt
Tragfähig ist ein Einzelfall mit vier Bestandteilen. Der Vertragsklausel im Wortlaut. Der Bemessungsgrundlage aus den eigenen Bewegungsdaten, nachvollziehbar hergeleitet. Dem daraus berechneten Anspruch. Und der Gegenüberstellung mit dem, was tatsächlich gutgeschrieben wurde.
Vier Angaben auf einer Seite. Die Gegenseite kann jede davon prüfen und entweder bestätigen oder widerlegen. Damit ist das Gespräch ein Abgleich und keine Auseinandersetzung.
Der zweite Punkt betrifft die Reihenfolge. Es ist selten klug, mit dem größten Fall zu beginnen. Ein mittlerer, sauber belegter Fall klärt, wie die Gegenseite arbeitet und wo die Abweichung herkommt. Zeigt sich dabei ein systematisches Muster, ist der große Fall danach leichter zu führen, weil die Ursache bereits geklärt ist.
Vom Ton unabhängig bleibt die Fristwahrung. Ein sachliches Klärungsschreiben hält für sich genommen weder eine Ausschluss- noch eine Verjährungsfrist auf und macht auch keinen Betrag fällig. Wo eine Frist läuft, gehört sie getrennt vom Gespräch gesichert.
Wer das Gespräch führt
Das hängt vom Fall ab, und die Federführung gehört vorher festgelegt.
Eine reine Abrechnungsdifferenz, etwa eine fehlende Gutschrift zu einer unstrittigen Kondition, klärt die Stelle, die die Abrechnung ohnehin führt. Geht es um die Auslegung einer Klausel, gehört der Einkauf dazu, weil nur dort der Gesamtzusammenhang der Vereinbarung bekannt ist. Wird der Fall streitig, kommt die Rechtsseite hinzu.
Jeden Fall der Person zu überlassen, die die Jahresverhandlung führt, schafft einen Engpass und verzögert die einfachen Fälle.
Bei den Fällen mit Vertragsbezug hat die Beteiligung des Einkaufs einen Nebeneffekt, der oft wichtiger ist als der einzelne Betrag. Ein Lieferant, der erlebt, dass auf der anderen Seite jemand die Konditionsstruktur im Detail nachrechnet, verhandelt in der nächsten Runde anders.
Der Aufbau einer Fallakte
Was ein Gespräch trägt, lässt sich vorbereiten. Eine Fallakte je Differenz passt auf eine Seite.
Die Klausel. Im Wortlaut, mit Angabe des Vertrags und der Fundstelle. Eine Paraphrase reicht nicht, weil die Diskussion sich fast immer an der genauen Formulierung entscheidet.
Die Bemessungsgrundlage. Der Wert aus den eigenen Daten, mit Angabe der Quelle, des Zeitraums und der Abgrenzung.
Die Berechnung. Der Rechenweg in einer Zeile, nachvollziehbar ohne Rückfrage.
Die Realisierung. Welche Gutschriften eingegangen sind, mit Belegnummer und Datum.
Die Differenz. Der Betrag, ohne Bewertung und ohne Forderungsformulierung.
Der Stand. Wo der Fall steht, bis wann etwas geschehen muss, welche Einwendungen die Gegenseite erhoben hat und ob der Betrag tatsächlich ausgeglichen wurde. Ohne diese Zeile gilt ein Fall als erledigt, sobald jemand zugestimmt hat.
Der fünfte Punkt bleibt in der internen Akte bewusst nüchtern: Dort steht die Differenz als Zahl, damit die Prüfung ergebnisoffen bleibt.
Gegenüber dem Lieferanten gilt das nicht. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist und der Anspruch steht, gehört er benannt: der Betrag, die verlangte Korrektur und ein Datum, bis wann eine Rückmeldung erwartet wird. Eine Differenz, die nie als Forderung ausgesprochen wird, wird auch nicht ausgeglichen.
Was nach der Klärung passieren sollte
Ist ein Fall geklärt, bleibt der wichtigere Teil oft liegen. Eine Differenz hat eine Ursache, und diese Ursache wirkt weiter, solange sie nicht abgestellt ist.
Wurde die Abweichung durch eine unterschiedliche Bemessungsgrundlage ausgelöst, gehört die Definition in den nächsten Vertrag. Lag sie an einer Zusatzvereinbarung, die beim Lieferanten nicht ankam, gehört der Weg für solche Zusagen geklärt. Lag sie an einem Cap, der ohne Bedingung gezogen wurde, gehört die Bedingung präzisiert.
Ohne diesen Schritt wiederholt sich derselbe Fall in der nächsten Periode, und die Prüfung wird zur Dauereinrichtung statt zur Korrektur.
Ein Einstieg
Suchen Sie einen Fall mittlerer Größe, bei dem die Vertragslage eindeutig ist, und bereiten Sie ihn auf eine Seite auf. Führen Sie das Gespräch, benennen Sie am Ende den Betrag und die verlangte Korrektur, und halten Sie fest, wie lange es bis zur Klärung und bis zum Ausgleich dauert.
Das ist ein erster Erfahrungswert und noch keine Planungsgröße. Belastbar wird sie erst über mehrere vergleichbare Fälle, weil Vertragslage, Beleglage und Ansprechpartner die Dauer stärker beeinflussen als der Betrag.
