Der häufigste Einwand gegen eine Konditionsprüfung kommt nicht aus der Buchhaltung. Er kommt aus dem Einkauf, und er lautet sinngemäß: Wir haben ein gutes Verhältnis zu dieser Marke, das will ich nicht gefährden.
Der Einwand ist ernst zu nehmen. Eine Lieferantenbeziehung im Markengeschäft ist über Jahre gewachsen und lässt sich mit einer ungeschickten Forderung beschädigen. Nur liegt die Ursache dafür selten im Betrag.
Was ein Gespräch belastet
Belastend wirkt eine Forderung, die pauschal ist. „Wir kommen auf eine Differenz von rund 200.000 Euro über die letzten zwei Jahre“ zwingt die Gegenseite in eine Verteidigungshaltung, weil sie nichts prüfen kann. Sie kann nur zustimmen oder ablehnen.
Belastend wirkt auch eine Forderung, die zu spät kommt. Wer zweieinhalb Jahre nach der Periode anruft, verlangt von der Gegenseite eine Archivrecherche und trifft dort auf jemanden, der den Vorgang nicht verhandelt hat.
Und belastend wirkt eine Forderung, die eine Absicht unterstellt. In den allermeisten Fällen liegt keine vor. Abweichungen entstehen auf der Lieferantenseite aus denselben Gründen wie im eigenen Haus.
Was ein Gespräch trägt
Tragfähig ist ein Einzelfall mit vier Bestandteilen. Der Vertragsklausel im Wortlaut. Der Bemessungsgrundlage aus den eigenen Bewegungsdaten, nachvollziehbar hergeleitet. Dem daraus berechneten Anspruch. Und der Gegenüberstellung mit dem, was tatsächlich gutgeschrieben wurde.
Vier Angaben auf einer Seite. Die Gegenseite kann jede davon prüfen und entweder bestätigen oder widerlegen. Damit ist das Gespräch ein Abgleich und keine Auseinandersetzung.
Der zweite Punkt betrifft die Reihenfolge. Es ist selten klug, mit dem größten Fall zu beginnen. Ein mittlerer, sauber belegter Fall klärt, wie die Gegenseite arbeitet und wo die Abweichung herkommt. Zeigt sich dabei ein systematisches Muster, ist der große Fall danach leichter zu führen, weil die Ursache bereits geklärt ist.
Wer das Gespräch führt
Eine Konditionsdifferenz ist kein Thema für die Kreditorenbuchhaltung, auch wenn sie dort auffällt. Sie gehört zu der Person, die auch die Jahresverhandlung führt, weil nur diese den Vorgang in den Gesamtzusammenhang stellen kann.
Das hat einen Nebeneffekt, der oft wichtiger ist als der einzelne Betrag. Ein Lieferant, der erlebt, dass auf der anderen Seite jemand die Konditionsstruktur im Detail nachrechnet, verhandelt in der nächsten Runde anders.
Ein Einstieg
Suchen Sie einen Fall mittlerer Größe, bei dem die Vertragslage eindeutig ist, und bereiten Sie ihn auf eine Seite auf. Führen Sie das Gespräch und halten Sie fest, wie lange es bis zur Klärung dauert.
Diese Dauer ist die realistische Planungsgröße für alles Weitere.
