Ein Lieferant zahlt den erwarteten Jahresbonus quartalsweise voraus, berechnet auf der Planzahl. Über das Jahr fließen 240.000 Euro.
Das tatsächliche Volumen bleibt zurück, der entstandene Bonus liegt bei 186.000 Euro. Die Differenz von 54.000 Euro fordert der Lieferant mit der Endabrechnung zurück.
Was eine Vorauszahlung wirklich ist
Ein Bonus entsteht mit dem Bezug. Vor Periodenende ist er teilweise entstanden und im Übrigen eine Erwartung.
Eine Vorauszahlung nimmt beides vorweg. Der entstandene Teil ist eine vorgezogene Zahlung auf einen bestehenden Anspruch, der Rest ist wirtschaftlich ein zinsloses Darlehen mit Rückzahlungspflicht bei Nichterreichen.
Diese Unterscheidung entscheidet über die Behandlung im Abschluss und gehört mit dem Rechnungswesen geklärt, bevor die erste Zahlung eingeht. Wird der volle Betrag als Ertrag vereinnahmt, steht ein Ergebnis im Buch, das teilweise noch nicht verdient ist.
Warum Lieferanten das anbieten
Eine Vorauszahlung bindet. Wer den Bonus bereits erhalten hat, hat ein Interesse daran, das Volumen zu erreichen, und verschiebt Bedarf eher zu diesem Lieferanten als zu einem anderen.
Der Effekt ist beabsichtigt und nicht per se schlecht. Er wird zum Problem, wenn er Entscheidungen beeinflusst, die ohne die Vorauszahlung anders ausgefallen wären.
Der Prüfstein ist einfach: Wäre die Bestellung auch ohne die bereits erhaltene Zahlung an diesen Lieferanten gegangen? Fällt die Antwort mehrfach negativ aus, steuert die Vorauszahlung den Einkauf.
Der Rückforderungsfall
Trifft die Rückforderung nach Periodenende ein, belastet sie das Ergebnis der Folgeperiode, obwohl sie wirtschaftlich in die alte gehört. Das ist die unangenehmste Eigenschaft der Konstruktion.
Vermeiden lässt sich das durch eine laufende Gegenüberstellung: gezahlter Vorschuss gegen bisher entstandenen Anspruch, fortgeschrieben mit jeder Abrechnung. Liegt der Vorschuss vorn, ist die Differenz eine Verbindlichkeit und keine Reserve.
Diese Rechnung ist dieselbe, die auch eine belastbare Bonusrückstellung braucht. Wer eine davon führt, hat die andere fast geschenkt.
Was die Vereinbarung regeln muss
Auf welcher Grundlage die Vorauszahlung bemessen wird. Plan, Vorjahr oder laufende Hochrechnung führen zu deutlich verschiedenen Beträgen.
Wann und wie abgerechnet wird, und in welcher Frist eine Differenz auszugleichen ist.
Ob die Rückforderung verrechnet oder gezahlt wird. Eine Verrechnung mit laufenden Rechnungen ist für beide Seiten einfacher und vermeidet den Zahlungsvorgang.
Und, als vierter Punkt, was bei Beendigung der Lieferbeziehung während der Periode gilt. Dieser Fall ist der teuerste und der am seltensten geregelte.
Wann sich das lohnt
Der Vorteil ist die Kapitalbindung, die entfällt. Bei 240.000 Euro, die durchschnittlich ein halbes Jahr früher fließen, und einem Kapitalkostensatz von acht Prozent sind das rund 9.600 Euro.
Dem steht der Aufwand aus Nachverfolgung und Rückabwicklung gegenüber sowie das Risiko, dass die Konstruktion Bestellentscheidungen beeinflusst.
Bei Lieferanten mit stabilem Volumen und verlässlicher Planung überwiegt der Vorteil klar. Bei schwankendem Bezug ist eine Vorauszahlung auf konservativer Grundlage die bessere Wahl, auch wenn sie weniger Liquidität bringt.
Die Variante, die weniger Risiko trägt
Statt einer Vorauszahlung auf den Planwert gibt es eine Konstruktion, die denselben Liquiditätsvorteil mit deutlich geringerem Rückforderungsrisiko verbindet: die quartalsweise Abrechnung des tatsächlich entstandenen Anspruchs.
Abgerechnet wird dabei nicht der erwartete Jahresbonus, sondern der Bonus auf das bereits bezogene Volumen, bewertet mit der bis dahin erreichten Staffelstufe. Steigt das Volumen, steigt der Satz, und die Differenz wird nachgezahlt.
Damit fließt Geld früher, ohne dass ein Betrag entsteht, der zurückzugeben wäre. Zurückgefordert wird höchstens dann, wenn Rückgaben die Grundlage nachträglich mindern.
Für den Lieferanten ist diese Variante aufwendiger, weil sie vier Abrechnungen statt einer bedeutet. Rechnerisch ist sie für ihn günstiger als eine Vorauszahlung auf Planwerten, und mit diesem Argument lässt sie sich gut vorschlagen.
Voraussetzung auf der eigenen Seite ist eine laufende Anspruchsberechnung. Wer die hat, kann die Abrechnung selbst vorlegen und muss nicht darauf warten.
Ein Einstieg
Prüfen Sie, bei welchen Lieferanten unterjährig Bonuszahlungen eingehen, und stellen Sie dem gezahlten Betrag den bis heute entstandenen Anspruch gegenüber.
Wo der Vorschuss vorn liegt, notieren Sie die Differenz als Verbindlichkeit. Das ist der Betrag, den Sie im nächsten Frühjahr zurückgeben, und er sollte jetzt schon jemandem bekannt sein.
