Ein Lieferant zahlt den erwarteten Jahresbonus quartalsweise voraus, berechnet auf der Planzahl. Über das Jahr fließen 240.000 Euro.
Das tatsächliche Volumen bleibt zurück, der entstandene Bonus liegt bei 186.000 Euro. Die Differenz von 54.000 Euro fordert der Lieferant mit der Endabrechnung zurück.
Was eine Vorauszahlung wirklich ist
Ein Bonus entsteht mit dem Bezug, soweit die Vereinbarung ihn nicht zusätzlich an Bedingungen knüpft. Vor Periodenende ist er teilweise entstanden und im Übrigen eine Erwartung, und ein Teil kann an Bedingungen hängen, die erst mit dem Jahresende feststehen.
Eine Vorauszahlung nimmt all das vorweg. Der entstandene Teil ist eine vorgezogene Zahlung auf einen bestehenden Anspruch, der Rest ist wirtschaftlich ein zinsloses Darlehen mit Rückzahlungspflicht bei Nichterreichen.
Diese Unterscheidung entscheidet über die Behandlung im Abschluss und gehört mit dem Rechnungswesen geklärt, bevor die erste Zahlung eingeht. Wird der volle Betrag als Ertrag vereinnahmt, steht ein Ergebnis im Buch, das teilweise noch nicht verdient ist.
Warum Lieferanten das anbieten
Eine Vorauszahlung bindet. Wer den Bonus bereits erhalten hat, hat ein Interesse daran, das Volumen zu erreichen, und verschiebt Bedarf eher zu diesem Lieferanten als zu einem anderen.
Der Effekt ist beabsichtigt und nicht per se schlecht. Er wird zum Problem, wenn er Bestellentscheidungen verschiebt. Der Prüfstein ist einfach: Wäre die Bestellung auch ohne die bereits erhaltene Zahlung an diesen Lieferanten gegangen? Fällt die Antwort mehrfach negativ aus, steuert die Vorauszahlung den Einkauf.
Der Rückforderungsfall
Trifft die Rückforderung nach Periodenende ein, entscheidet die vorherige Behandlung über ihre Wirkung. War der nicht verdiente Teil als Verpflichtung erfasst, trifft die Rückzahlung nur die Bilanz. Wurde der volle Betrag als Ertrag vereinnahmt, belastet sie das Ergebnis der Folgeperiode, obwohl sie wirtschaftlich in die alte gehört.
Wirkt der Bonus als Einkaufspreisminderung, steckt der Betrag teils im Bestandswert und teils im Wareneinsatz, und die Korrektur folgt diesem Weg zurück.
Vermeiden lässt sich der unangenehme Fall durch eine laufende Gegenüberstellung: gezahlter Vorschuss gegen bisher entstandenen Anspruch, fortgeschrieben mit jeder Abrechnung. Liegt der Vorschuss vorn, ist die Differenz eine Verbindlichkeit und keine Reserve.
Sie ist damit noch nicht der Betrag, der am Jahresende zurückgeht, weil der Überhang unterjährig noch verdient werden kann. Ist-Stand, Jahreshochrechnung und endgültige Rückzahlungspflicht sind drei verschiedene Zahlen, und nur die erste steht fest.
Was die Vereinbarung regeln muss
Auf welcher Grundlage die Vorauszahlung bemessen wird. Plan, Vorjahr oder laufende Hochrechnung führen zu deutlich verschiedenen Beträgen.
Wann und wie abgerechnet wird, und in welcher Frist eine Differenz auszugleichen ist.
Ob die Rückforderung verrechnet oder gezahlt wird. Mit laufenden Eingangsrechnungen lässt sie sich nicht verrechnen: Beide Beträge schuldet der Abnehmer, sie gehen in dieselbe Richtung. Möglich ist die Verrechnung nur gegen eigene Forderungen an den Lieferanten, etwa gegen offene Konditionsansprüche der laufenden Periode.
Und, als vierter Punkt, was bei Beendigung der Lieferbeziehung während der Periode gilt. Dieser Fall ist der teuerste und der am seltensten geregelte.
Wann sich das lohnt
Der Vorteil liegt im früheren Zufluss, und er lässt sich beziffern: je Rate der Betrag, multipliziert mit dem Zeitvorsprung und dem eigenen kurzfristigen Finanzierungssatz.
Dem stehen der Aufwand aus Nachverfolgung und Rückabwicklung gegenüber sowie das Risiko, dass die Konstruktion Bestellentscheidungen beeinflusst.
Bei stabilem Volumen und verlässlicher Planung ist dieser Saldo vor allem besser planbar, weil das Rückforderungsrisiko kleiner ausfällt und der Aufwand absehbar bleibt. Bei schwankendem Bezug ist eine Vorauszahlung auf konservativer Grundlage die bessere Wahl, auch wenn sie weniger Liquidität bringt.
Die Variante mit weniger Risiko
Statt einer Vorauszahlung auf den Planwert lässt sich der bereits entstandene Anspruch quartalsweise abrechnen: der unstrittige Mindestanspruch auf das bezogene Volumen, bewertet mit der bis dahin erreichten Staffelstufe. Steigt das Volumen, steigt der Satz, und die Differenz wird nachgezahlt.
Auch damit fließt Geld früher als mit einer einzigen Endabrechnung, und das Risiko einer Überzahlung sinkt deutlich. Ob der Liquiditätsvorteil an den einer Planvorauszahlung heranreicht, lässt sich nicht allgemein sagen. Vergleichen Sie für beide Varianten die tatsächlichen Beträge, die Termine und die mögliche Rückzahlung; liegt der entstandene Anspruch unter dem Planvorschuss, kommt zum selben Termin weniger Geld herein.
Endgültig ist eine solche Quartalsabrechnung außerdem nur, wenn keine weiteren Bedingungen offen sind. Rückgaben, nachträgliche Korrekturen der Bemessungsgrundlage, Warengruppenzuordnungen und Jahresbedingungen können sie weiterhin verändern.
Voraussetzung auf der eigenen Seite ist eine laufende Anspruchsberechnung. Wer die hat, kann die Abrechnung selbst vorlegen und muss nicht darauf warten.
Ein Einstieg
Prüfen Sie, bei welchen Lieferanten unterjährig Bonuszahlungen eingehen, und stellen Sie dem gezahlten Betrag den bis heute entstandenen Anspruch gegenüber.
Wo der Vorschuss vorn liegt, notieren Sie die Differenz als Verbindlichkeit. Sie ist der heute noch nicht verdiente Teil und nicht die feststehende Rückzahlung; was davon am Jahresende übrig bleibt, zeigt erst die Hochrechnung auf die volle Periode.
Liegt umgekehrt der entstandene Anspruch über den bisherigen Zahlungen, fehlt eine Abrechnung oder eine Zahlung. Beziffern Sie die Differenz und fordern Sie sie an, soweit sie nach der Vereinbarung fällig ist. Ein Vorauszahlungsmodell entbindet den Lieferanten nicht davon, den tatsächlich entstandenen Anspruch vollständig auszugleichen.
Beide Zahlen sollten jetzt schon jemandem bekannt sein.
