Fragen Sie in einem Handelsunternehmen, wie die Rückstellung für Lieferantenboni zustande kommt. Die Antwort lautet erstaunlich oft: so wie im Vorjahr, korrigiert um die Umsatzentwicklung.
Das ist kein Fehler im engeren Sinn. Es ist eine zulässige Näherung, und sie liefert eine Zahl, die durch den Abschluss geht. Sie liefert nur keine Zahl, mit der sich arbeiten lässt.
Was die Fortschreibung nicht abbildet
Eine Fortschreibung unterstellt, dass die Konditionsstruktur des Vorjahres noch gilt. In einem Portfolio mit zwei bis drei Dutzend Einzelkonditionen je Lieferant trifft das nach einer Jahresverhandlung fast nie zu. Staffeln verschieben sich, Caps kommen hinzu, eine Margengarantie wird gegen einen höheren Kopfrabatt getauscht.
Hinzu kommt der Wachstumsbonus. Er hat in vielen Verträgen eine Klausel, nach der die gesamte Stufe entfällt, wenn das Wachstumsziel nicht erreicht wird. Nicht anteilig. Vollständig. Eine Fortschreibung glättet genau diesen Effekt weg und stellt zurück, was bei einem schwachen Jahr gar nicht entsteht.
Der umgekehrte Fall ist unangenehmer. Wird eine Stufe erreicht, die im Vorjahr nicht erreicht wurde, ist zu wenig zurückgestellt. Die Korrektur landet im Folgejahr und trifft dort eine Periode, die nichts damit zu tun hat.
Was eine gerechnete Rückstellung voraussetzt
Drei Dinge müssen zusammenkommen. Das aktuelle Konditionsgerüst je Lieferant in maschinenlesbarer Form, nicht als PDF. Die Wareneingangs- und Umsatzbewegungen auf der Ebene, auf die sich die Kondition bezieht. Und eine Berechnungslogik, die Staffeln, Caps, Stichtage und Bezugsebenen abbildet.
Der dritte Punkt ist der, an dem Standardwerkzeuge aussteigen. Eine Staffel mit Rückwirkung auf den Gesamtumsatz rechnet anders als eine Staffel, die nur den Umsatz oberhalb der Schwelle vergütet. Beide Formulierungen kommen in Verträgen vor, oft im selben Haus.
Was sich in der Prüfung ändert
Ein Wirtschaftsprüfer fragt nicht, ob die Zahl stimmt. Er fragt, wie sie zustande gekommen ist. Eine Herleitung, die auf Vertragsklausel, Bemessungsgrundlage und Berechnungsweg je Lieferant zeigt, ist schneller abgehandelt als eine Erläuterung, warum der Vorjahreswert um einen Prozentsatz angepasst wurde.
Der zweite Effekt zeigt sich später. Wenn die Endabrechnung des Lieferanten eintrifft und von der eigenen Berechnung abweicht, liegt eine prüfbare Gegenrechnung vor. Ohne sie bleibt nur die Wahl, die Abrechnung des Lieferanten zu übernehmen.
Ein Einstieg
Rechnen Sie für die drei umsatzstärksten Lieferanten die Rückstellung der letzten abgeschlossenen Periode aus den Verträgen und den Bewegungsdaten nach. Stellen Sie das Ergebnis der damals gebildeten Rückstellung gegenüber und der später eingegangenen Abrechnung des Lieferanten.
Die Spannweite zwischen diesen drei Werten zeigt, wie viel Unschärfe im Verfahren steckt. Bei drei Lieferanten ist das eine Arbeit von wenigen Tagen.
