Fragen Sie im eigenen Unternehmen nach, wie der Betrag für noch offene Lieferantenboni zustande kommt. Die Antwort lautet erstaunlich oft: so wie im Vorjahr, korrigiert um die Umsatzentwicklung.
Das liefert eine Zahl, die durch den Abschluss geht. Es liefert keine Zahl, mit der sich arbeiten lässt, und je nach Sachverhalt ist die Fortschreibung als Bewertungsmethode auch nicht tragfähig.
Die Begriffe gehören auseinandergehalten
Eine Rückstellung bildet eine ungewisse Verbindlichkeit ab. Sie betrifft denjenigen, der zahlen muss, also bei einem Lieferantenbonus die Lieferantenseite.
Auf der Händlerseite geht es um das Gegenteil: einen Anspruch, den das Unternehmen erwartet. Er wird aktiviert, sobald er angesetzt werden darf. Die zweite Frage ist, was den Gegenposten bildet, und sie wird oft mit der ersten vermischt.
Soweit der Bonus einzelnen Beschaffungsvorgängen zuzuordnen ist, mindert er die Anschaffungskosten der betroffenen Ware. Auf noch vorhandene Ware wirkt das als Bestandsminderung, auf bereits abgegangene über den Wareneinsatz. Lässt sich der Bonus nicht zuordnen, steht dem Anspruch ein Ertrag gegenüber.
Der verbreitete Ausdruck Bonusrückstellung meint deshalb beim Händler regelmäßig etwas anderes, als er sagt. Welche Behandlung im Einzelfall richtig ist, gehört mit dem Rechnungswesen und dem Abschlussprüfer geklärt und nicht im Einkauf entschieden.
Was die Fortschreibung nicht abbildet
Eine Fortschreibung unterstellt, dass die Konditionsstruktur des Vorjahres noch gilt. In einem Portfolio mit zwei bis drei Dutzend Einzelkonditionen je Lieferant trifft das nach einer Jahresverhandlung selten zu. Staffeln verschieben sich, Caps kommen hinzu, eine Margengarantie wird gegen einen höheren Kopfrabatt getauscht.
Hinzu kommen Verträge, in denen eine Stufe vollständig und nicht anteilig entfällt, wenn ein Wachstumsziel verfehlt wird. Eine Fortschreibung glättet genau diesen Effekt weg und weist einen Anspruch aus, der bei einem schwachen Jahr gar nicht entsteht.
Der umgekehrte Fall ist unangenehmer. Wird eine Stufe erreicht, die im Vorjahr nicht erreicht wurde, ist zu wenig angesetzt, und die Korrektur trifft eine spätere Periode.
Was eine gerechnete Abgrenzung voraussetzt
Drei Dinge müssen zusammenkommen. Das aktuelle Konditionsgerüst je Lieferant in maschinenlesbarer Form. Die Wareneingangs- und Umsatzbewegungen auf der Ebene, auf die sich die Kondition bezieht. Und eine Berechnungslogik, die Staffeln, Caps, Stichtage und Bezugsebenen abbildet.
Der dritte Punkt ist der, an dem Standardwerkzeuge häufig aussteigen. Eine Staffel mit Rückwirkung auf das Gesamtvolumen rechnet anders als eine Staffel, die nur den Teil oberhalb der Schwelle vergütet. Beide Formulierungen kommen in Verträgen vor, oft im selben Unternehmen.
Rechnen ersetzt das Schätzen nicht
Eine vertragsbasierte Berechnung verbessert die Beurteilung erheblich. Sie beseitigt die verbleibende Unsicherheit nicht.
Offen bleiben regelmäßig drei Größen: das Volumen bis zum Periodenende, wenn die Periode am Stichtag noch läuft; Rückgaben, die die Bemessungsgrundlage nachträglich mindern; und die Frage, ob eine an Bedingungen geknüpfte Stufe am Ende tatsächlich erreicht wird.
Sauber ist deshalb die Trennung zweier Zahlen: der bis zum Stichtag entstandene und bewertbare Anspruch auf der einen Seite, die Prognose für die volle Periode auf der anderen. Wer beide in einen Wert mischt, kann später nicht mehr sagen, welcher Teil sich geändert hat.
Was sich in der Prüfung ändert
Ein Abschlussprüfer fragt sowohl nach der Herleitung als auch nach der Richtigkeit des Ergebnisses. Eine Herleitung, die auf Vertragsklausel, Bemessungsgrundlage und Berechnungsweg je Lieferant zeigt, ist dabei schneller abgehandelt als die Erläuterung, warum ein Vorjahreswert um einen Prozentsatz angepasst wurde.
Weicht die spätere Abrechnung des Lieferanten ab, ist das für sich genommen kein Periodenfehler. Es kann eine neue Erkenntnis sein, eine strittige Auslegung oder ein Rechenfehler auf einer der beiden Seiten. Welcher Fall vorliegt, lässt sich nur mit einer eigenen Berechnung beantworten.
Anspruch, Ansatz und Zahlung sind drei Größen
Was wirtschaftlich entstanden ist, was davon bilanziell angesetzt wird und was tatsächlich fließt, fällt regelmäßig auseinander.
Ein Anspruch, der berechnet und angesetzt, aber nie eingefordert wurde, steht im Abschluss und kommt trotzdem nicht an. Umgekehrt kann eine Gutschrift höher ausfallen als der angesetzte Betrag, was zu einer Korrektur in einer späteren Periode führt.
Eine einzige Quote aus geflossenem Betrag und berechnetem Anspruch vermischt offene, noch nicht fällige Forderungen mit echten Abwicklungsproblemen. Zwei Quoten trennen das sauber: abgerechnet oder anerkannt im Verhältnis zum berechneten Anspruch, und bezahlt oder verrechnet im Verhältnis zu den fälligen anerkannten Beträgen. Beide setzen voraus, dass Anspruch, Anerkennung und Zahlung getrennt geführt werden.
Ein Einstieg
Rechnen Sie für die drei umsatzstärksten Lieferanten den Bonusanspruch der letzten abgeschlossenen Periode aus den Verträgen und den Bewegungsdaten nach. Stellen Sie das Ergebnis dem damals angesetzten Betrag und der später eingegangenen Abrechnung gegenüber.
Die Spannweite zwischen diesen drei Werten ist für sich noch kein Urteil über das Verfahren. Sie setzt sich zusammen aus dem Stand am Stichtag, der Bewertungsentscheidung, Informationen, die erst später vorlagen, und dem Teil, der im Ablauf verloren gegangen ist. Erst die Zuordnung auf diese vier Ursachen zeigt, wo nachzuarbeiten ist.
