Ein Umsatzbonus über 62.000 Euro steht fest. Die Berechnung ist unstrittig, beide Seiten kommen auf denselben Betrag. Offen ist nur, wer den Beleg schreibt.
In der Praxis wartet die Einkaufsseite auf die Gutschrift des Lieferanten. Die kommt im März, manchmal im Mai, manchmal nach der dritten Nachfrage im September.
Zwei Wege für denselben Betrag
Der übliche Weg ist die Gutschrift des Lieferanten. Er rechnet ab, erstellt den Beleg und verrechnet ihn mit offenen Posten oder überweist. Der Abnehmer prüft und bucht.
Der zweite Weg ist die Belastungsanzeige des Abnehmers. Er stellt den Anspruch selbst in Rechnung und zieht ihn vom nächsten Zahllauf ab. Der Lieferant prüft und widerspricht, falls er anders rechnet.
Wirtschaftlich ist beides identisch. Organisatorisch unterscheidet es sich in einem Punkt, der über Wochen und manchmal über Perioden entscheidet: Wer den Beleg stellt, bestimmt den Zeitpunkt.
Was für die Gutschrift des Lieferanten spricht
Sie ist der eingespielte Weg und erzeugt keine Diskussion. Der Lieferant kennt seine eigene Datenlage, er rechnet mit den Zahlen, die er ohnehin führt, und der Beleg passt in seine Buchhaltung.
Bei komplexen Vereinbarungen mit mehreren Bausteinen ist sie zudem der Weg, der weniger Klärung erzeugt. Eine Belastungsanzeige, die auf einer abweichenden Auslegung beruht, kostet mehr Zeit, als sie einbringt.
Was für die eigene Belastungsanzeige spricht
Der Termin liegt auf der eigenen Seite. Ein Anspruch, der im Februar belastet wird, steht im Februar im Ergebnis, und es gibt keine Nachfrage im Herbst.
Dazu kommt ein Effekt, der unterschätzt wird: Eine Belastungsanzeige zwingt zur eigenen Berechnung. Wo nur auf die Gutschrift gewartet wird, entsteht kein eigener Sollwert, und ohne Sollwert lässt sich keine Abweichung erkennen.
Das ist der eigentliche Gewinn. Der Beleg ist der äußere Anlass, die eigene Berechnung ist der Nutzen.
Wo sich beide Wege beißen
Problematisch wird die Mischform, die in vielen Konditionsgerüsten gewachsen ist. Ein Teil der Bausteine läuft über Gutschriften des Lieferanten, ein anderer über eigene Belastungen, und für einen dritten ist nichts festgelegt.
Dann entstehen zwei Fehlerbilder. Ein Baustein wird doppelt abgerechnet, weil beide Seiten ihn für ihren halten. Oder er fällt aus, weil beide Seiten auf den anderen warten.
Der doppelte Fall fällt beim Lieferanten auf und wird zurückgefordert. Der ausgefallene Fall fällt niemandem auf.
Die steuerliche Einordnung gehört dazu
Der Begriff Gutschrift trägt zwei Bedeutungen. Im kaufmännischen Sprachgebrauch bezeichnet er eine nachträgliche Minderung des Entgelts. Im Umsatzsteuerrecht bezeichnet er eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger selbst erstellt.
Beides im selben Prozess Gutschrift zu nennen, führt regelmäßig zu Rückfragen bei der Prüfung. Die saubere Lösung ist eine eindeutige Bezeichnung auf dem Beleg und eine einmalige Abstimmung mit dem Rechnungswesen, wie die jeweilige Konditionsart einzuordnen ist.
Diese Abstimmung ist schnell erledigt und erspart die Diskussion, die sonst Jahre später mit einem Prüfer geführt wird.
Was in die Vereinbarung gehört
Drei Sätze reichen. Wer den Beleg stellt, je Konditionsbaustein. Bis zu welchem Datum nach Periodenende. Und in welcher Form der Beleg die Bemessungsgrundlage ausweist.
Der dritte Punkt entscheidet über die Prüfbarkeit. Ein Beleg mit Betrag und ohne Grundlage lässt sich nur akzeptieren oder ablehnen, nicht nachrechnen.
Was der Wechsel praktisch bedeutet
Die Umstellung auf eigene Belastungsanzeigen beginnt nicht mit einem Systemprojekt, sondern mit einem Satz im Gespräch. Für die kommende Periode rechnet die eigene Seite ab, der Lieferant prüft und meldet Abweichungen innerhalb einer Frist zurück.
Widerspruch kommt seltener als erwartet. Für den Lieferanten entfällt Arbeit, und solange die Berechnung nachvollziehbar aufgebaut ist, prüft er sie schneller, als er selbst gerechnet hätte.
Wichtig ist der Aufbau des Belegs. Er braucht die Bemessungsgrundlage, den angewandten Satz, den Zeitraum und einen Verweis auf die Vertragsstelle. Ein Beleg mit diesen vier Angaben wird diskutiert; ein Beleg mit einem Betrag wird abgelehnt.
Bleibt eine Rückmeldung aus, gilt die Abrechnung nach Fristablauf als anerkannt, sofern das so vereinbart ist. Dieser Zusatz ist der eigentliche Gewinn, weil er das Schweigen beendet, das sonst zulasten der eigenen Seite geht.
Ein Einstieg
Nehmen Sie die fünf größten Lieferanten und ordnen Sie jedem Konditionsbaustein zu, wer den Beleg stellt und bis wann. Markieren Sie die Bausteine, für die das nirgends festgelegt ist.
Diese Bausteine sind die Kandidaten für den Ausfall. Bei ihnen lohnt sich der Wechsel auf die eigene Belastungsanzeige am meisten, weil er den Termin aus der Warteschleife holt.
