Ein Umsatzbonus über 62.000 Euro steht fest. Die Berechnung ist unstrittig, beide Seiten kommen auf denselben Betrag. Offen ist nur, wer den Beleg schreibt.
In der Praxis wartet die Einkaufsseite auf die Abrechnung des Lieferanten. Die kommt im März, manchmal im Mai, manchmal nach der dritten Nachfrage im September.
Zwei Wege für denselben Betrag
Der übliche Weg ist die Abrechnung durch den Lieferanten. Er rechnet ab, erstellt den Beleg und verrechnet ihn mit offenen Posten oder überweist.
Der zweite Weg ist die Belastungsanzeige des Abnehmers. Er beziffert den Anspruch selbst und bringt ihn zum Abzug. Der Lieferant prüft und widerspricht, falls er anders rechnet.
Wirtschaftlich entsteht der Anspruch in beiden Fällen gleich. Unterschiedlich ist, wann er beziffert vorliegt und wie schnell er zu Geld wird.
Was die eigene Abrechnung nicht bringt
Ein verbreiteter Denkfehler lautet: Wer früher belastet, hat den Ertrag früher im Ergebnis. Das stimmt nicht.
Die Ergebniswirkung richtet sich danach, wann der Anspruch wirtschaftlich entstanden ist und wie er zu erfassen ist. Wurde der Bonus zum Stichtag bereits abgegrenzt, wirkt der spätere Beleg nicht noch einmal.
Der Gewinn liegt woanders: beim Zeitpunkt des Ausgleichs und bei der Durchsetzung. Das ist ein Liquiditätsvorteil und kein Periodeneffekt, und die Unterscheidung lohnt sich, bevor jemand den Umstieg mit einem besseren Jahresergebnis begründet.
Was für die Abrechnung durch den Lieferanten spricht
Sie ist der eingespielte Weg. Der Lieferant rechnet mit den Zahlen, die er ohnehin führt, und der Beleg passt in seine Buchhaltung.
Bei komplexen Vereinbarungen mit vielen Bausteinen ist der Abstimmungsaufwand höher, wenn beide Seiten getrennt rechnen. Das spricht für den Beleg des Lieferanten und nicht gegen die eigene Sollberechnung. Gerade dort, wo viele Bausteine zusammenwirken, bleiben einzelne Positionen am häufigsten unberücksichtigt.
Eine Belastungsanzeige, die auf einer abweichenden Auslegung beruht, kostet Zeit. Ob sie sich lohnt, entscheidet der Betrag und nicht der Aufwand allein. Eine begründete Abweichung verliert ihren Wert nicht dadurch, dass ihre Klärung mühsam ist.
Eine Mischform je Konditionsart funktioniert gut, solange je Baustein eindeutig festgelegt ist, wer abrechnet. Problematisch ist nicht die Mischung, sondern die Lücke darin.
Was für die eigene Belastungsanzeige spricht
Der Termin liegt auf der eigenen Seite, und der Anspruch wird nicht durch Warten kleiner.
Dazu kommt ein Effekt, der unterschätzt wird: Eine eigene Abrechnung zwingt zur eigenen Berechnung. Wo nur auf den Lieferanten gewartet wird, entsteht kein eigener Sollwert, und ohne Sollwert lässt sich keine Abweichung erkennen.
Der Beleg ist dabei der äußere Anlass, die eigene Berechnung ist der Nutzen.
Was der eigene Weg voraussetzt
Wer selbst abrechnet, übernimmt drei Pflichten, die beim Warten auf den Lieferanten nicht anfallen.
Berechnung, Beleg und Abzug sind drei Schritte. Berechnen und belegen lässt sich ein Anspruch, sobald er entstanden ist; dafür muss er noch nicht fällig sein. Für den Abzug von einer offenen Rechnung gilt mehr: Eine Aufrechnung setzt voraus, dass die Forderung fällig ist und vertraglich nicht ausgeschlossen wurde. Wer die drei Schritte zusammenzieht, stellt entweder den Beleg zu spät oder zieht zu früh ab, und ohne vereinbarten Weg wirkt der Abzug wie eine einseitige Kürzung und wird auch so behandelt.
Der Beleg muss richtig benannt sein. Eine Belastung über eine Einkaufspreisminderung ist keine Rechnung über eine eigene Leistung, und das umsatzsteuerliche Gutschriftverfahren setzt eine entsprechende Vereinbarung voraus. Eine einmalige Abstimmung mit dem Rechnungswesen klärt das für alle Konditionsarten.
Der Beleg muss nachrechenbar sein. Bemessungsgrundlage, Satz, Zeitraum und Verweis auf die Vertragsstelle. Ein Beleg mit diesen Angaben wird diskutiert, ein Beleg mit einem Betrag wird abgelehnt.
Was in die Vereinbarung gehört
Wer den Beleg stellt, je Konditionsbaustein. Bis zu welchem Datum nach Periodenende. In welcher Frist die Gegenseite prüft. Wann der bestätigte Betrag fällig wird. Und wie er ausgeglichen wird, durch Zahlung oder durch Verrechnung.
Eine Klausel, nach der Schweigen als Anerkenntnis gilt, gehört vorher geprüft und nicht im Streitfall. Ob sie wirksam ist und wie weit sie reicht, entscheidet sich an ihrer Formulierung.
Ein Einstieg
Nehmen Sie die fünf größten Lieferanten und ordnen Sie jedem Konditionsbaustein zu, wer den Beleg stellt und bis wann. Markieren Sie die Bausteine, für die das nirgends festgelegt ist.
Rechnen Sie unabhängig davon den eigenen Sollanspruch je Baustein und stellen Sie ihn den eingegangenen Abrechnungen gegenüber. Diese Rechnung gehört auch dorthin, wo der Lieferant zuverlässig abrechnet, weil eine Abrechnung ohne eigenen Sollwert unbestätigt bleibt. Was dabei als Differenz übrig bleibt, gehört beziffert, belegt und beim Lieferanten angefordert.
Die Bausteine ohne festgelegten Abrechnungsweg tragen ein erhöhtes Risiko verspäteter, doppelter oder unterbliebener Abrechnung. Der materielle Anspruch besteht deshalb nicht weniger; er wird nur unzuverlässiger geltend gemacht. Bei ihnen gehört der Abrechnungsweg vor Ende der nächsten Periode ausdrücklich vereinbart.
