Eine Vereinbarung nennt eine Abnahmeverpflichtung von 1,2 Millionen Euro je Bezugsperiode. Dafür gilt ein Kopfrabatt von 6 Prozent statt der sonst üblichen 4.
Bezogen werden 940.000 Euro, gerechnet auf der Rabattbasis vor Abzug. Im Februar kommt eine Belastung des Lieferanten über die Differenz der beiden Sätze auf dieses Volumen: 18.800 Euro.
Bevor dieser Betrag akzeptiert wird, steht eine Prüfung auf der eigenen Seite.
Ist das anrechenbare Volumen vollständig?
Die 940.000 Euro sind der Wert, den die eigene Auswertung ausweist. Ob er dem entspricht, was der Vertrag als anrechenbar beschreibt, ist eine eigene Frage.
Alle Kreditorennummern. Wird derselbe Lieferant unter mehreren Nummern geführt, fehlt das Volumen der übrigen in der Zählung.
Alle Geschäftsarten. Streckengeschäft, Projektbezug und Bezug über eine Zentralregulierung fallen je nach Vertrag mit unter die Verpflichtung und laufen trotzdem häufig außerhalb der Auswertung.
Alle Gesellschaften. Stellt der Vertrag auf die Gruppe ab, zählt auch der Bezug der übrigen Gesellschaften mit.
Erst wenn das anrechenbare Volumen vollständig ist, steht fest, ob die Verpflichtung überhaupt verfehlt wurde. Dann folgt die zweite Frage: Welche Basis meint der Vertrag für die Korrektur, den Wert vor oder nach Abzug des gewährten Rabatts? Dieser Halbsatz verändert den Betrag.
Und soweit der Vertrag das vorsieht, gehört der Beitrag des Lieferanten zur Verfehlung dazu: zeitweise Lieferunfähigkeit oder von ihm ausgelistete Artikel mindern die Verpflichtung.
Zwei Arten von Mindestabnahme
Die erste ist eine echte Abnahmeverpflichtung. Wird sie verfehlt, kann ein eigener Anspruch des Lieferanten entstehen, unabhängig von den Konditionen. Ob und in welcher Höhe, ergibt sich aus der Klausel und ihren Voraussetzungen. Diese Form kommt bei Exklusivvereinbarungen und bei Vorleistungen des Lieferanten vor.
Die zweite ist eine Konditionsvoraussetzung. Die Mindestabnahme ist keine Pflicht, sie ist die Bedingung für einen besseren Satz. Wird sie verfehlt, gilt rückwirkend der niedrigere Satz.
Wirtschaftlich fühlt sich der zweite Fall wie eine Strafe an, rechtlich ist er keine. Wer beide Formen im selben Topf führt, bewertet das Risiko falsch.
Warum es unterjährig nicht auffällt
Eine Mindestabnahme ist eine Jahresgröße mit einem einzigen Prüfzeitpunkt am Ende. Bis dahin gibt es keinen Auslöser, der auf sie zeigt.
Die Bestellungen laufen nach Bedarf, nicht nach Vertragszielen. Wer diszipliniert bestellt, bestellt nach Reichweite, und die Reichweite kennt keine Abnahmeverpflichtung.
Der Vertrag liegt derweil im Ordner. Die Zahl steht dort, und sie steht nirgends sonst.
Was die Überwachung braucht
Der Aufwand ist gering, weil die Bezugsgröße ohnehin laufend entsteht. Es fehlt nur die Gegenüberstellung.
Je Lieferant mit Abnahmeverpflichtung braucht es vier Angaben: die vereinbarte Menge oder den Wert, das bisher erreichte Volumen, den Anteil der Periode, der verstrichen ist, und die Hochrechnung auf das Periodenende.
Die vierte Angabe ist die, die handeln lässt, und sie ist auch die anspruchsvollste. Eine schlichte Verlängerung des bisherigen Verlaufs führt in die Irre, sobald sich der Bezug ungleichmäßig über das Jahr verteilt. In die Hochrechnung gehören deshalb der Verlauf der Vorjahre, die bereits erteilten offenen Bestellungen und die erwarteten Rückgaben.
Eine Hochrechnung, die im August eine Verfehlung zeigt, gibt vier Monate Zeit. Dieselbe Zahl im Februar des Folgejahres ist eine Belastungsanzeige.
Zeichnet sich eine Belastung ab, gehört sie übrigens schon zum Stichtag beurteilt und nicht erst, wenn der Beleg des Lieferanten eintrifft.
Die Reaktion, wenn es knapp wird
Zeichnet sich eine Verfehlung ab, gibt es drei Wege, und die Reihenfolge ihrer Attraktivität hängt vom Abstand ab.
Bei geringem Abstand kommt das Vorziehen von Bedarf in Frage, der ohnehin entsteht. Der Vorteil ist der gerettete Konditionssatz, dagegen stehen Kapitalbindung, Lagerraum, das Risiko, die Ware nicht wie geplant abzusetzen, und die Wirkung auf die Folgeperiode, deren Volumen entsprechend kleiner ausfällt. Ein geringer Abstand allein macht den Zusatzbezug noch nicht vorteilhaft; die Rechnung entscheidet.
Bei größerem Abstand ist das Gespräch der bessere Weg. Ein Lieferant, der die Verfehlung vier Monate vorher erfährt, verhandelt anders als einer, der sie nach Periodenende feststellt. Eine anteilige Anpassung der Schwelle ist in dieser Lage eine naheliegende Verhandlungslösung. Zugesagt ist sie damit nicht; wie weit der Lieferant geht, hängt daran, wie sehr ihm an dem Volumen gelegen ist.
Der dritte Weg ist die bewusste Entscheidung, die Verfehlung hinzunehmen und den Betrag einzuplanen. Das ist die schlechteste Variante, solange sie nicht bewusst getroffen wird, und eine vertretbare, sobald sie es ist.
Was in die Klausel gehört
Auf welcher Basis die Korrektur rechnet, also vor oder nach Abzug des gewährten Rabatts. Dieser Halbsatz entscheidet über den Betrag.
Ob die Verfehlung den Satz für das gesamte Volumen ändert oder nur für den Teil oberhalb einer Grenze. Der Unterschied ist erheblich und steht selten da.
Ob eine anteilige Regelung für unterjährigen Beginn oder unterjähriges Ende gilt.
Und ob Gründe, die der Lieferant zu vertreten hat, die Verpflichtung mindern. Eine Abnahmeverpflichtung bei gleichzeitiger Lieferunfähigkeit ist ein Streitfall, der sich mit einem Halbsatz vermeiden lässt.
Der eigene Hebel in derselben Klausel
Eine Abnahmeverpflichtung wird als Zugeständnis an den Lieferanten verstanden. Sie ist zugleich eine Aussage darüber, welches Volumen er erwartet, und diese Aussage lässt sich nutzen.
Wer eine Verpflichtung übernimmt, gibt Planungssicherheit. Planungssicherheit ist auf der Lieferantenseite ein realer Wert, weil sie Produktion und Beschaffung entlastet. Sie gehört deshalb bepreist, und zwar über den besseren Konditionssatz hinaus.
Verhandelbar sind in dieser Lage Dinge, die sonst schwer zu bekommen sind: eine Preisbindung über die Laufzeit, eine bevorzugte Belieferung bei Engpässen, verlängerte Zahlungsziele.
Der Ansatz kehrt die Richtung des Gesprächs um. Statt über die Höhe der Verpflichtung zu verhandeln, wird über die Gegenleistung dafür verhandelt.
Voraussetzung ist, dass die zugesagte Menge belastbar ist. Eine Verpflichtung, die im Rückblick zweimal verfehlt wurde, taugt als Verhandlungsmasse nicht mehr.
Ein Einstieg
Suchen Sie die Verträge mit einer Abnahmeverpflichtung heraus und stellen Sie für die laufende Periode das bisher erreichte Volumen daneben.
Rechnen Sie auf das Periodenende hoch, und zwar entlang des Verlaufs der Vorjahre statt gleichmäßig über die Monate. Wo die Hochrechnung unter der Verpflichtung liegt, haben Sie einen Betrag und noch Zeit. Beides zusammen gibt es nur vor dem Stichtag.
