Eine Konditionsvereinbarung stammt aus 2021 und enthält den Satz, dass sie sich jeweils um ein Jahr verlängert, wenn sie nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt wird. Gekündigt wurde nie.
Seither gab es drei Preisrunden, zwei neue Ansprechpartner und eine Änderung der Bonusstaffel per Mail. Welche Fassung heute gilt, lässt sich nicht mehr eindeutig beantworten.
Wie der Zustand entsteht
Automatische Verlängerung ist bequem und in laufenden Beziehungen sinnvoll. Sie erspart jedes Jahr eine Unterschrift für etwas, das ohnehin fortgeführt werden soll.
Das Problem beginnt mit der ersten Änderung, die nicht in den Vertrag einfließt. Eine neue Staffel wird per Mail bestätigt, ein Zuschuss wird mündlich zugesagt, ein Satz wird angehoben. Der Vertrag bleibt unverändert im Ordner.
Nach drei Jahren besteht die tatsächliche Vereinbarung aus einem Basisdokument und einer Reihe von Ergänzungen, die weder nummeriert noch an einer Stelle abgelegt sind.
Wo das konkret kostet
Bei einer Abweichung in der Abrechnung ist die Beweisführung aufwendig. Wer sich auf eine Staffel beruft, die per Mail vereinbart wurde, muss die Mail finden und belegen, dass sie nicht durch eine spätere Absprache überholt ist.
Beim Personalwechsel geht die Kenntnis der Ergänzungen verloren, und es gilt wieder der Vertragstext, auch wenn er seit Jahren nicht mehr gelebt wird.
Und bei der Übernahme der Daten in ein neues System wird das Basisdokument erfasst. Die Ergänzungen fallen heraus, weil sie nicht als Vertragsbestandteil erkennbar sind.
Die Lösung ist keine Neuverhandlung
Eine bestehende Vereinbarung neu zu verhandeln, nur um sie zu ordnen, öffnet Positionen, die geschlossen sind. Das ist selten im eigenen Interesse.
Der schlankere Weg ist eine Konsolidierungsfassung: Der aktuelle Stand wird zusammengeschrieben, alle Ergänzungen eingearbeitet, und das Dokument geht mit der Bitte um Bestätigung an den Lieferanten.
Formuliert als Zusammenfassung des Bestehenden und nicht als neues Angebot, wird das in aller Regel unterschrieben. Für den Lieferanten hat es denselben Vorteil: Er weiß danach ebenfalls, was gilt.
Was in die Fassung gehört
Ein Stand-Datum, ab dem sie gilt. Eine Liste der Dokumente, die sie ersetzt, mit Datum. Sämtliche Konditionsbausteine mit Satz, Bemessungsgrundlage, Bezugszeitraum und Abrechnungsmodus. Und die Laufzeitregelung.
Bei der Laufzeit lohnt eine Änderung. Statt einer automatischen Verlängerung ohne Ende ist eine Verlängerung mit Überprüfungspflicht die bessere Konstruktion: Die Vereinbarung verlängert sich, beide Seiten bestätigen aber jährlich den geltenden Stand.
Das erzeugt einmal im Jahr fünf Minuten Aufwand und verhindert, dass derselbe Zustand in drei Jahren wieder entsteht.
Der Nebeneffekt für die Verhandlung
Eine konsolidierte Fassung macht sichtbar, was über die Jahre dazugekommen ist. In Portfolios mit gewachsenen Vereinbarungen tauchen dabei regelmäßig Bausteine auf, die niemand mehr auf dem Schirm hatte.
Manche davon sind wertvoll und werden seit Jahren nicht abgerechnet. Andere sind gegenstandslos geworden, weil sie sich auf Produkte oder Abläufe beziehen, die es nicht mehr gibt.
Beide Gruppen sind Verhandlungsmasse. Die erste als Betrag, die zweite als Position, die sich gegen etwas Nützliches tauschen lässt.
Was bei einem Wechsel des Ansprechpartners gilt
Ergänzungen, die per Mail vereinbart wurden, tragen den Namen einer Person. Wechselt der Ansprechpartner beim Lieferanten, ist die Zusage formal weiterhin bindend und praktisch schwerer durchzusetzen.
Der neue Ansprechpartner kennt die Absprache nicht, findet sie in seinem System nicht und hat keinen Anlass, sie zu vermuten. Die erste Abrechnung nach dem Wechsel fällt entsprechend aus.
Gegen diesen Fall hilft die Konsolidierungsfassung mehr als jede Mail, weil sie die Absprachen in ein Dokument überführt, das der Lieferant in seiner Vertragsablage führt.
Bei einem angekündigten Wechsel lohnt zusätzlich ein kurzer Abgleich: Die geltenden Konditionsbausteine werden dem neuen Ansprechpartner schriftlich bestätigt, mit der Bitte um Rückmeldung bei Abweichungen. Das kostet eine halbe Stunde und verhindert, dass die erste gemeinsame Abrechnung mit einer Diskussion beginnt.
Derselbe Abgleich gehört bei einem Wechsel auf der eigenen Seite in die Übergabe, aus demselben Grund.
Ein Einstieg
Nehmen Sie die drei größten Lieferanten und tragen Sie zusammen, welche Dokumente und Absprachen zur aktuellen Konditionslage gehören. Ordnen Sie sie nach Datum.
Wenn Sie dafür länger als eine halbe Stunde je Lieferant brauchen, ist die Konsolidierungsfassung überfällig.
