Eine Konditionsvereinbarung stammt aus 2021 und enthält den Satz, dass sie sich jeweils um ein Jahr verlängert, wenn sie nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt wird. Gekündigt wurde nie.
Seither gab es drei Preisrunden, zwei neue Ansprechpartner und eine Änderung der Bonusstaffel per Mail. Welche Fassung heute gilt, lässt sich nicht mehr eindeutig beantworten.
Wie der Zustand entsteht
Automatische Verlängerung ist bequem und in laufenden Beziehungen sinnvoll. Sie erspart jedes Jahr eine Unterschrift für etwas, das ohnehin fortgeführt werden soll.
Das Problem beginnt mit der ersten Änderung, die nicht in den Vertrag einfließt. Eine neue Staffel wird per Mail bestätigt, ein Zuschuss wird mündlich zugesagt, ein Satz wird angehoben. Der Vertrag bleibt unverändert im Ordner.
Nach drei Jahren besteht die tatsächliche Vereinbarung aus einem Basisdokument und einer Reihe von Ergänzungen, die weder nummeriert noch an einer Stelle abgelegt sind.
Wo das konkret kostet
Bei einer Abweichung in der Abrechnung ist die Beweisführung aufwendig. Wer sich auf eine Staffel beruft, die per Mail vereinbart wurde, muss die Mail finden und belegen, dass sie nicht durch eine spätere Absprache überholt ist.
Beim Personalwechsel geht die Kenntnis der Ergänzungen verloren. Unwirksam werden sie dadurch nicht; abgerechnet wird trotzdem nach dem Basisdokument, weil niemand mehr weiß, dass es etwas darüber hinaus gibt. Der Anspruch besteht dann fort und wird nur nicht geltend gemacht.
Und bei der Übernahme der Daten in ein neues System wird das Basisdokument erfasst. Die Ergänzungen fallen heraus, weil sie nicht als Vertragsbestandteil erkennbar sind.
Die Lösung ist keine Neuverhandlung
Eine bestehende Vereinbarung neu zu verhandeln, nur um sie zu ordnen, öffnet Positionen, die geschlossen sind. Das ist selten im eigenen Interesse.
Der schlankere Weg ist eine Konsolidierungsfassung: Der aktuelle Stand wird zusammengeschrieben, alle Ergänzungen eingearbeitet, und das Dokument geht mit der Bitte um Bestätigung an den Lieferanten.
Formuliert als Zusammenfassung des Bestehenden und nicht als neues Angebot, ist die Hürde niedrig. Der Lieferant hat denselben Vorteil: Er weiß danach ebenfalls, was gilt.
Ein Selbstläufer ist es trotzdem nicht. Die Fassung braucht die Zustimmung der Gegenseite, erklärt von jemandem, der dazu befugt ist, und in der Form, die der Hauptvertrag verlangt. Und sie muss regeln, in welchem Rang sie zu den bisherigen Nachträgen steht. Bleibt einer dieser Punkte offen, steht am Ende ein weiteres Dokument neben den anderen statt an ihrer Stelle.
Was in die Fassung gehört
Ein Stand-Datum, ab dem sie gilt. Eine Liste der Dokumente, die sie zusammenfasst, mit Datum. Sämtliche Konditionsbausteine mit Satz, Bemessungsgrundlage, Bezugszeitraum und Abrechnungsmodus. Und die Laufzeitregelung.
Zwei Sätze entscheiden darüber, ob das Dokument hilft oder schadet. Der erste hält fest, dass die Fassung den bestehenden Stand dokumentiert und ihn nicht ändert; wo eine Position doch geändert wird, gehört sie ausdrücklich benannt. Der zweite hält fest, dass Ansprüche aus abgeschlossenen Perioden unberührt bleiben.
Ohne diese beiden Sätze kann eine Konsolidierung wirtschaftliche Rechte verändern, ohne dass es jemand beabsichtigt hat.
Das Stand-Datum der Dokumentation ist dabei nicht der Zeitpunkt, ab dem die einzelnen Regelungen gelten. Wann welcher Baustein wirksam wurde, gehört daneben vermerkt, und die ursprünglichen Dokumente bleiben erhalten. Für eine spätere Abrechnung oder Prüfung zählt die Fassung, die in der betreffenden Periode galt.
Bei der Laufzeit lohnt eine Änderung. Statt einer automatischen Verlängerung ohne weitere Befassung ist eine Verlängerung mit jährlicher Bestätigung des geltenden Stands die bessere Konstruktion.
Diese Bestätigung sollte eine Ordnungspflicht bleiben. Wird sie so formuliert, dass die Vereinbarung ohne sie entfällt, entsteht ein neues Risiko: Eine vergessene Unterschrift könnte dann Konditionen beenden, die beide Seiten fortführen wollten.
Der Nebeneffekt für die Verhandlung
Eine konsolidierte Fassung macht sichtbar, was über die Jahre dazugekommen ist. In Portfolios mit gewachsenen Vereinbarungen tauchen dabei regelmäßig Bausteine auf, die niemand mehr auf dem Schirm hatte.
Manche davon sind wertvoll und werden seit Jahren nicht abgerechnet. Andere sind gegenstandslos geworden, weil sie sich auf Produkte oder Abläufe beziehen, die es nicht mehr gibt.
Beide Gruppen sind Verhandlungsmasse. Die erste als Betrag, die zweite als Position, die sich gegen etwas Nützliches tauschen lässt.
Der Moment, in dem sie gebraucht wird
Wechselt der Ansprechpartner beim Lieferanten, bleiben per Mail vereinbarte Ergänzungen bindend und werden praktisch schwerer durchzusetzen. Der Nachfolger kennt die Absprache nicht, findet sie in seinem System nicht und hat keinen Anlass, sie zu vermuten.
Gegen diesen Fall hilft die Konsolidierungsfassung mehr als jede Mail, weil sie die Absprachen in ein Dokument überführt, das der Lieferant in seiner Vertragsablage führt. Bei einem angekündigten Wechsel lohnt zusätzlich, dem neuen Ansprechpartner die geltenden Bausteine schriftlich zu bestätigen, mit der Bitte um Rückmeldung bei Abweichungen.
Ein Einstieg
Nehmen Sie die drei größten Lieferanten und tragen Sie zusammen, welche Dokumente und Absprachen zur aktuellen Konditionslage gehören. Ordnen Sie sie nach Datum.
Wenn Sie dafür länger als eine halbe Stunde je Lieferant brauchen, ist die Konsolidierungsfassung überfällig.
