Ein Lieferant sagt einen Werbekostenzuschuss über 30.000 Euro zu. Bei der Abrechnung fragt er nach einer Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Im Einkauf war von einem Nachlass die Rede.
Beide haben denselben Betrag im Kopf und eine andere Vorstellung davon, was er ist.
Zwei Einordnungen mit verschiedenen Folgen
Als Entgeltminderung reduziert eine Kondition nachträglich den Preis der gelieferten Ware. Es entsteht keine eigene Leistung, der Wareneinsatz sinkt, und der Vorsteuerabzug wird entsprechend korrigiert.
Als Leistungsentgelt vergütet die Kondition etwas, das der Abnehmer für den Lieferanten tut. Eine Platzierung, eine Werbemaßnahme, eine Datenlieferung. Dann liegt ein eigener Umsatz vor, über den der Abnehmer abrechnet.
Die Zuordnung ist keine Formsache. Sie bestimmt, wer welchen Beleg stellt, wie gebucht wird und wie der Betrag in der Margenrechnung erscheint.
Woran sich die Einordnung entscheidet
Der übliche Prüfpunkt ist, ob der Lieferant für seinen Beitrag eine konkrete, ihm zurechenbare Gegenleistung erhält. Eine Werbeanzeige mit seiner Marke, eine definierte Platzierung, ein Datenbericht über sein Sortiment.
Fehlt eine solche Gegenleistung und hängt der Betrag allein am Bezugsvolumen, spricht das für eine Minderung des Entgelts. Ein Umsatzbonus ist der klare Fall, ein Kopfrabatt ebenso.
Die Grauzone liegt dazwischen. Ein Beitrag, der als Marketingzuschuss bezeichnet ist, aber ohne nachweisbare Maßnahme fließt, ist in der Prüfung angreifbar. Ebenso ein Regalbeitrag, dem keine bestimmte Platzierung zugeordnet ist.
Warum die Frage spät gestellt wird
In der Verhandlung geht es um Prozentpunkte und Beträge. Die Frage nach der steuerlichen Behandlung gilt als Thema der Abwicklung und wird dorthin verschoben.
In der Abwicklung liegt dann ein Beleg vor, der bereits eine Einordnung vorwegnimmt. Wird ihm widersprochen, beginnt eine Klärung mit dem Lieferanten, für die im Jahresabschluss keine Zeit ist. Also wird gebucht, wie der Beleg es nahelegt.
So entstehen über Jahre Buchungsmuster, die niemand bewusst gewählt hat.
Was eine falsche Einordnung kostet
Der teuerste Fall ist der unberechtigte Vorsteuerabzug aus einer Rechnung, die keine Leistung abbildet. Er wird in einer Prüfung aufgegriffen, samt Zinsen für die zurückliegenden Jahre.
Der zweite Fall betrifft die Steuerung. Eine Kondition, die als sonstiger betrieblicher Ertrag gebucht wird, taucht nicht im Wareneinsatz auf. Die Rohertragsquote sieht schlechter aus, als sie ist, und der betroffene Lieferant erscheint in der Auswertung unattraktiver als ein vergleichbarer, dessen Kondition den Einstand mindert.
Beide Fälle entstehen aus derselben Lücke: einer Einordnung, die nicht getroffen, sondern übernommen wurde.
Wie sich das ordnen lässt
Eine Liste je Konditionsart, einmal mit dem Rechnungswesen abgestimmt, deckt den Großteil ab. Umsatzbonus, Wachstumsbonus, Kopfrabatt, Skonto und Mengenrabatt sind unstrittig Minderungen des Entgelts. Werbekostenzuschüsse, Regal- und Platzierungsbeiträge, Datenlieferungen und Sponsoring brauchen eine Einzelbetrachtung.
Für die zweite Gruppe gehört in die Vereinbarung, welche Leistung der Abnehmer erbringt und wie sie nachgewiesen wird. Dieselbe Angabe, die die Abrechnung überhaupt erst auslöst, trägt damit auch die steuerliche Einordnung.
Ein Satz im Vertrag erspart zwei Diskussionen.
Der Nachweis, der beide Fragen beantwortet
Eine Leistung, die vergütet wird, muss beschrieben und belegt sein. Genau dieselbe Beschreibung braucht die Abrechnung, weil ohne sie niemand weiß, wann der Anspruch entsteht.
In der Praxis heißt das: Zu jedem Baustein der zweiten Gruppe gehört festgehalten, was erbracht wird, in welchem Zeitraum, und woran die Erbringung erkennbar ist. Ein Anzeigenbeleg, ein Foto der Platzierung, ein Auszug aus dem Berichtswesen.
Diese Unterlagen werden für die steuerliche Einordnung gebraucht und für die Durchsetzung des Anspruchs. Es ist derselbe Ordner, und er wird in vielen Organisationen für keinen der beiden Zwecke geführt.
Einmal angelegt, löst er zwei Probleme mit einem Vorgang. Der Aufwand entsteht ohnehin, sobald ein Prüfer fragt oder ein Lieferant die Abrechnung bestreitet, nur dann unter Zeitdruck und rückwirkend.
Bei wiederkehrenden Maßnahmen lohnt eine Vorlage. Sie wird je Maßnahme ausgefüllt, wandert zur Abrechnung und danach in die Ablage des Lieferanten.
Ein Einstieg
Ziehen Sie aus einer abgeschlossenen Periode alle Konditionsbelege eines größeren Lieferanten und sortieren Sie sie nach Belegart. Prüfen Sie, ob zu jedem Beleg mit ausgewiesener Umsatzsteuer eine benannte Leistung existiert.
Wo keine benannt ist, gehört die Position auf die Liste für das nächste Gespräch mit dem Rechnungswesen. Diese Prüfung kostet einen Vormittag und beantwortet eine Frage, die sonst ein Prüfer stellt.
