Ein Lieferant sagt einen Werbekostenzuschuss über 30.000 Euro zu. Bei der Abrechnung fragt er nach einer Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Im Einkauf war von einem Nachlass die Rede.
Beide haben denselben Betrag im Kopf und eine andere Vorstellung davon, was er ist.
Zwei Einordnungen mit verschiedenen Folgen
Als Entgeltminderung reduziert eine Kondition nachträglich den Preis der gelieferten Ware. Es entsteht keine eigene Leistung; die Anschaffungskosten der betroffenen Ware sinken, und der Effekt zeigt sich im Wareneinsatz, soweit die Ware bereits abgegangen ist, sonst im Bestandswert. Der Vorsteuerabzug wird entsprechend korrigiert.
Als Leistungsentgelt vergütet die Kondition etwas, das der Abnehmer für den Lieferanten tut. Eine Platzierung, eine Werbemaßnahme, eine Datenlieferung. Dann liegt ein eigener Umsatz vor, über den der Abnehmer abrechnet.
Die Zuordnung ist keine Formsache. Sie bestimmt, wer welchen Beleg stellt, wie gebucht wird und wie der Betrag in der Margenrechnung erscheint.
Woran sich die Einordnung entscheidet
Der übliche Prüfpunkt ist, ob der Lieferant für seinen Beitrag eine konkrete, ihm zurechenbare Gegenleistung erhält. Eine Werbeanzeige mit seiner Marke, eine definierte Platzierung, ein Datenbericht über sein Sortiment.
Maßgeblich ist dabei die wirtschaftliche Vereinbarung und nicht die Bezeichnung im Vertrag. Ein Betrag, der „Bonus“ heißt, kann eine Leistung vergüten, und ein Betrag, der „Werbekostenzuschuss“ heißt, kann eine reine Preisminderung sein. Auch dass der Betrag am Bezugsvolumen hängt, schließt eine Leistung nicht aus; vergütet werden kann eine Leistung ebenso gut nach Umsatz.
Fehlt eine Gegenleistung, spricht das für eine Minderung des Entgelts. Ein Umsatzbonus ist der klare Fall, ein Kopfrabatt ebenso.
Die Grauzone liegt dazwischen. Ein Beitrag, der als Marketingzuschuss bezeichnet ist, aber ohne nachweisbare Maßnahme fließt, ist in der Prüfung angreifbar. Ebenso ein Regalbeitrag, dem keine bestimmte Platzierung zugeordnet ist.
Warum die Frage spät gestellt wird
In der Verhandlung geht es um Prozentpunkte und Beträge. Die Frage nach der steuerlichen Behandlung gilt als Thema der Abwicklung und wird dorthin verschoben.
In der Abwicklung liegt dann ein Beleg vor, der bereits eine Einordnung vorwegnimmt. Wird ihm widersprochen, beginnt eine Klärung mit dem Lieferanten, für die im Jahresabschluss keine Zeit ist. Also wird gebucht, wie der Beleg es nahelegt.
So entstehen über Jahre Buchungsmuster, die niemand bewusst gewählt hat.
Was eine falsche Einordnung kostet
Das Risiko liegt auf beiden Seiten, nur an verschiedenen Stellen.
Rechnet der Abnehmer eine Werbeleistung ab, die es so nicht gibt, weist er Umsatzsteuer aus, die er schuldet. Ob der Lieferant sie als Vorsteuer abziehen darf, ist dessen Frage; der Ausweis bleibt in jedem Fall am Aussteller hängen, bis er berichtigt ist.
Umgekehrt führt eine als Preisminderung behandelte Leistungsvergütung dazu, dass ein Umsatz nicht erklärt wird, der hätte erklärt werden müssen.
Der zweite Fall betrifft die Steuerung. Eine Kondition, die als eigener Ertrag gebucht wird, taucht nicht im Wareneinsatz auf. Der Warenrohertrag ist deshalb nicht falsch; er misst das Warengeschäft und sonst nichts. Wer zwei Lieferanten allein nach dieser Kennzahl vergleicht, benachteiligt den, dessen Beitrag über eine Leistung fließt.
Der Ausweg ist nicht, den Ertrag in den Einstand umzubuchen. Er besteht darin, die Leistung als eigene Größe danebenzustellen, und zwar mit ihrem Deckungsbeitrag: Vergütung abzüglich der Kosten, die für sie angefallen sind. Der Leistungsumsatz allein überzeichnet den Beitrag des Lieferanten, weil Anzeige, Fläche oder Datenauszug auf der eigenen Seite Geld gekostet haben.
Beide Beiträge gehören je Lieferant nebeneinander, ohne sie in einer gemeinsamen Quote zu vermischen.
Wie sich das ordnen lässt
Eine Liste je Konditionsart, einmal mit dem Rechnungswesen abgestimmt, deckt den Großteil ab. Umsatzbonus, Wachstumsbonus, Kopfrabatt, Skonto und Mengenrabatt sind im Regelfall Minderungen des Entgelts. Werbekostenzuschüsse, Regal- und Platzierungsbeiträge, Datenlieferungen und Sponsoring brauchen eine Einzelbetrachtung.
Für die zweite Gruppe gehört in die Vereinbarung, welche Leistung der Abnehmer erbringt und wie sie nachgewiesen wird. Dieselbe Angabe, die die Abrechnung überhaupt erst auslöst, trägt damit auch die steuerliche Einordnung.
Ein Satz im Vertrag erspart zwei Diskussionen.
Der Nachweis, der beide Fragen beantwortet
Eine Leistung, die vergütet wird, muss beschrieben und belegt sein. Genau dieselbe Beschreibung braucht die Abrechnung, weil ohne sie niemand weiß, wann der Anspruch entsteht.
In der Praxis heißt das: Zu jedem Baustein der zweiten Gruppe gehört festgehalten, was erbracht wird, in welchem Zeitraum, und woran die Erbringung erkennbar ist. Ein Anzeigenbeleg, ein Foto der Platzierung, ein Auszug aus dem Berichtswesen.
Diese Unterlagen werden für die steuerliche Einordnung gebraucht und für die Durchsetzung des Anspruchs. Es ist derselbe Ordner, und er wird in vielen Organisationen für keinen der beiden Zwecke geführt.
Einmal angelegt, löst er zwei Probleme mit einem Vorgang. Der Aufwand entsteht ohnehin, sobald ein Prüfer fragt oder ein Lieferant die Abrechnung bestreitet, nur dann unter Zeitdruck und rückwirkend.
Bei wiederkehrenden Maßnahmen lohnt eine Vorlage. Sie wird je Maßnahme ausgefüllt, wandert zur Abrechnung und danach in die Ablage des Lieferanten.
Ein Einstieg
Ziehen Sie aus einer abgeschlossenen Periode alle Konditionsbelege eines größeren Lieferanten und sortieren Sie sie nach Belegart.
Trennen Sie zuerst die Belege, die eine eigene Leistung abrechnen, von denen, die eine Warenlieferung nachträglich mindern. Ausgewiesene Umsatzsteuer allein unterscheidet die beiden nicht: Auch ein zulässiger Minderungsbeleg enthält sie, weil die ursprüngliche Lieferung steuerpflichtig war.
Bei den Belegen der ersten Gruppe prüfen Sie, ob eine benannte Leistung dahintersteht. Wo keine existiert, gehört die Position auf die Liste für das nächste Gespräch mit dem Rechnungswesen.
