Eine Endlagergarantie sichert dem Abnehmer zu, dass Restbestände einer Bezugsperiode zu einem festgelegten Anteil abgesichert sind. Je nach Vertrag geschieht das durch Rücknahme der Ware, durch einen Ausgleich ohne Rücknahme oder durch eine Beteiligung an Abwertungen.
Die Zusage steht im Vertrag, der Bestand ist da. Eingelöst wird sie trotzdem oft nicht, und dahinter stehen zwei verschiedene Entscheidungen: ob die Frist gewahrt wird, und welche Artikel überhaupt zurückgehen sollen. Die erste wird häufig versäumt, die zweite selten gerechnet.
Wie Rückgabekonditionen aufgebaut sind
Anders als ein Bonus, der sich aus Bewegungsdaten ergibt, verlangt eine Rückgabekondition eine Handlung innerhalb eines Zeitfensters. Typisch ist eine Kette aus drei Terminen: ein Stichtag für die Bestandsaufnahme, ein Fenster für die Selektion der betroffenen Artikel und ein Termin für den physischen Versand.
Der Stichtag dient dabei der Feststellung des Bestands. Ob und in welcher Höhe ein Anspruch entsteht, folgt aus den Voraussetzungen der Klausel und nicht aus dem Datum allein.
Welche Wirkung ein versäumter Termin hat, steht ebenfalls in der Vereinbarung. Manche Fristen sind als Ausschlussfristen formuliert und beenden den Anspruch. Andere sind Ordnungsfristen, deren Überschreitung die Abwicklung erschwert und den Anspruch nicht beseitigt.
Diese Unterscheidung lohnt sich, bevor ein verstrichener Termin abgehakt wird. Ein Bestandsstichtag lässt sich zudem häufig aus den Bewegungsdaten rekonstruieren, und eine Verständigung mit dem Lieferanten ist auch nach Fristablauf nicht ausgeschlossen.
Warum die Termine untergehen
Die Termine stehen im Vertrag oder im Side-Letter, nicht im Kalender. Zuständig für die Selektion ist der Fachbereich, zuständig für den Vertrag der Einkauf. Wer den Termin kennt, führt die Selektion nicht durch, und wer sie durchführen müsste, kennt den Termin nicht.
Dazu kommt, dass die Termine je Lieferant verschieden sind. Bei zwanzig Lieferanten im Portfolio ergeben sich schnell fünfzig Einzeltermine über ein Jahr, verteilt auf mehrere Monate, ohne gemeinsame Logik.
Die Selektion ist ein Nettovergleich
Ein verpasster Termin ist das eine Problem. Eine schlechte Auswahl ist das andere. Welche Artikel zurückgehen, wird häufig nach Bestandsmenge entschieden. Wirtschaftlich richtig ist der Vergleich zweier erwarteter Nettozuflüsse.
Auf der Seite der Rückgabe steht der Gutschriftbetrag nach der im Vertrag vereinbarten Bewertung, abzüglich Handling- und Frachtkosten und abzüglich einer etwaigen Bonuskorrektur, wenn die zurückgegebene Ware die Bemessungsgrundlage mindert.
Auf der Seite des Weiterverkaufs steht der erwartete erzielbare Erlös, der eine absehbare Preisreduzierung bereits enthält, abzüglich Verkaufs- und Lagerkosten.
Beide Größen gehören auf denselben Zeitpunkt bezogen, weil eine Gutschrift in acht Wochen etwas anderes ist als ein Erlös über die nächsten neun Monate. Wer stattdessen vom erwarteten Erlös noch eine Abwertung abzieht, rechnet denselben Wertverlust zweimal.
Was die Gutschrift wert ist
Eine volle Erstattung des ursprünglichen Einstandswerts ist nicht selbstverständlich. Verbreitet sind Bewertungen zum aktuellen Einstandspreis, zu einem vereinbarten Prozentsatz davon oder mit einem Abschlag für Handling.
Diese Angabe entscheidet über den gesamten Vergleich und gehört deshalb vor der Selektion nachgelesen, nicht danach.
Wie sich die Termine in den Griff bekommen lassen
Die Lösung liegt in einer Übersetzung. Die Termine stehen in Verträgen, gebraucht werden sie im Kalender derjenigen, die die Selektion durchführen.
Bewährt hat sich ein zweistufiger Eintrag. Ein Termin zum eigentlichen Stichtag und ein zweiter vier bis sechs Wochen davor, an dem die Selektion vorbereitet wird. Der zweite ist der wichtigere, weil eine Auswahl am Stichtag selbst nicht mehr sorgfältig möglich ist.
Dazu gehört eine benannte Zuständigkeit je Lieferant. Eine Sammelverantwortung führt regelmäßig dazu, dass sich niemand zuständig fühlt.
Was bei der Rückgabe selbst schiefgeht
Der Zustand der Ware. Viele Vereinbarungen verlangen Originalverpackung oder einen definierten Zustand. Wird das erst beim Wareneingang des Lieferanten geprüft, kommen Positionen zurück, die im eigenen Bestand bereits ausgebucht sind.
Die Bewertung. Ursprünglicher oder aktueller Einstandspreis machen bei Preisänderungen im Jahresverlauf einen spürbaren Unterschied.
Die Abgrenzung. Fallen Versand und Gutschrift in verschiedene Perioden, gehören der wirtschaftliche Abgang der Ware, die Bewertung des Rückgabeanspruchs und der spätere Beleg periodengerecht aufeinander abgestimmt.
Ein Einstieg
Tragen Sie für die laufende Periode alle Rückgabetermine Ihrer Lieferanten in eine Liste ein, mit Datum, Lieferant, Art der Absicherung, Quote und Bewertungsregel.
Prüfen Sie dann für die Vorperiode, welche Termine verstrichen sind, und rechnen Sie für diese Fälle beide Nettozuflüsse nach. Die Differenz zeigt, welche der beiden Alternativen die bessere gewesen wäre.
Nur wo die Rückgabe vorn liegt, ist durch den versäumten Termin überhaupt ein Vorteil entgangen, und dann in Höhe dieses Unterschieds und nicht in Höhe der Gutschrift. Wo der Weiterverkauf besser war, hat der verstrichene Termin nichts gekostet.
