Ein Lieferant liefert an drei Standorte und wird im System unter drei Kreditorennummern geführt, weil die Anschriften und die Zahlungswege verschieden sind. Die Bonusvereinbarung ist eine einzige und bezieht sich auf das Gesamtvolumen.
Die Abrechnung erfolgt auf Basis einer Nummer. Zwei Drittel des Volumens fehlen in der Bemessungsgrundlage, und die erreichte Staffelstufe liegt entsprechend zu niedrig.
Wie die Mehrfachanlage entsteht
Es gibt drei Gründe, und keiner davon ist ein Fehler.
Abweichende Stammdaten. Verschiedene Lieferanschriften, Bankverbindungen oder Zahlungsbedingungen erzwingen in vielen Systemen eine eigene Nummer.
Gewachsene Strukturen. Ein Lieferant wird übernommen oder firmiert um, die alte Nummer bleibt für Altbestände bestehen, die neue kommt hinzu.
Organisatorische Trennung. Verschiedene Gesellschaften oder Bereiche legen denselben Lieferanten unabhängig voneinander an, weil sie ihn unabhängig voneinander beziehen.
Für die Buchhaltung ist das unproblematisch. Für die Konditionsberechnung ist es der Punkt, an dem die Bemessungsgrundlage auseinanderfällt.
Warum es selten auffällt
Die Berechnung liefert ein plausibles Ergebnis. Eine Bonusstufe wird erreicht, ein Betrag wird gutgeschrieben, die Buchung stimmt. Dass eine höhere Stufe möglich gewesen wäre, zeigt die Rechnung nicht an, weil sie nur mit den Daten arbeitet, die ihr zugeordnet sind.
Auffallen kann es eigentlich nur an einer Stelle: wenn die Abrechnung des Lieferanten höher ausfällt als die eigene Erwartung. Der Lieferant kennt sein Gesamtvolumen und rechnet damit. In diesem Fall wirkt die Mehrfachanlage zugunsten der eigenen Seite, und niemand fragt nach.
Im umgekehrten Fall, wenn auch der Lieferant getrennt abrechnet, weil er ebenfalls mehrere Kundennummern führt, bleibt die Differenz auf beiden Seiten unsichtbar.
Was die Zusammenführung braucht
Es braucht keine Bereinigung der Stammdaten, die aus guten Gründen so angelegt sind. Es braucht eine Ebene darüber.
Eine Zuordnungstabelle, die jede Kreditorennummer einem Vertragspartner zuordnet, reicht für die Konditionsberechnung aus. Sie hat zwei Spalten und muss nur gepflegt werden, wenn eine neue Nummer entsteht.
Der aufwendigere Teil ist die Erstbefüllung. Eine Suche über ähnliche Namen liefert einen Großteil der Fälle, greift aber zu kurz, wenn Gesellschaften unterschiedlich firmieren. Zuverlässiger ist ein Abgleich über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, soweit sie gepflegt ist.
Der Fall, der darüber hinausgeht
Bei Konzernstrukturen stellt sich die Frage eine Ebene höher. Wenn drei rechtlich selbstständige Gesellschaften desselben Lieferantenkonzerns liefern, ist die Zusammenfassung keine Datenfrage, sondern eine Vertragsfrage.
Sie lohnt sich trotzdem, weil sie in der Verhandlung Volumen bündelt. Ein Konzernvertrag über alle Gesellschaften erreicht Staffelstufen, die einzeln außer Reichweite liegen. Der Lieferant hat dagegen selten etwas, solange die Stufen entsprechend angepasst werden.
Was die Zusammenführung sonst noch sichtbar macht
Eine Zuordnung über Kreditorennummern hinweg beantwortet nebenbei eine Frage, die sich ohne sie nicht stellen lässt: Wie groß ist das Geschäft mit einem Lieferanten tatsächlich?
In Portfolios mit gewachsenen Strukturen verschiebt sich die Rangliste der wichtigsten Lieferanten regelmäßig, sobald Nummern zusammengeführt werden. Ein Partner, der in drei Auswertungen jeweils im Mittelfeld auftaucht, kann in der Summe unter den ersten fünf liegen.
Das hat zwei Folgen. Die Priorität in der Verhandlungsvorbereitung ändert sich, weil Aufwand dorthin gehört, wo Volumen liegt. Und die Abhängigkeit wird sichtbar: Ein Lieferant, der über mehrere Nummern zwölf Prozent des Einkaufsvolumens ausmacht, ist ein anderes Risiko als drei Lieferanten mit je vier Prozent.
Beide Erkenntnisse kosten nichts außer der Zuordnungstabelle, die ohnehin für die Konditionsberechnung gebraucht wird.
Ein Einstieg
Sortieren Sie die Kreditorenliste nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und suchen Sie nach Nummern, die mehrfach auftauchen. Prüfen Sie für die größten Treffer, ob die Konditionsabrechnung auf dem Gesamtvolumen beruht oder nur auf einem Teil.
Eine einzige zu niedrig angesetzte Staffelstufe bei einem großen Lieferanten rechtfertigt den Aufwand für die gesamte Zuordnungstabelle.
