Ein Lieferant liefert an drei Standorte und wird im System unter drei Kreditorennummern geführt, weil die Anschriften und die Zahlungswege verschieden sind. Die Bonusvereinbarung ist eine einzige und bezieht sich auf das Gesamtvolumen.
Abgerechnet wird auf Basis einer Nummer. Das Volumen der beiden anderen fehlt in der Bemessungsgrundlage, und die erreichte Staffelstufe liegt entsprechend zu niedrig.
Wie die Mehrfachanlage entsteht
Es gibt drei Gründe, und keiner davon ist ein Fehler.
Abweichende Stammdaten. Verschiedene Lieferanschriften, Bankverbindungen oder Zahlungsbedingungen führen je nach System und Konfiguration zu einer eigenen Nummer. Zwingend ist das nicht; manche Systeme bilden all das an einem Stamm ab.
Gewachsene Strukturen. Ein Lieferant wird übernommen oder firmiert um, die alte Nummer bleibt für Altbestände bestehen, die neue kommt hinzu.
Organisatorische Trennung. Verschiedene Gesellschaften oder Bereiche legen denselben Lieferanten unabhängig voneinander an, weil sie ihn unabhängig voneinander beziehen.
Für die Buchhaltung ist das beherrschbar, aber nicht folgenlos: Mehrere Stämme für denselben Partner erhöhen das Risiko doppelter Zahlungen und erschweren die Kontrolle offener Posten. Für die Konditionsberechnung sind sie der Punkt, an dem die Bemessungsgrundlage auseinanderfällt.
Woran die Lücke auffällt
Die eigene Berechnung liefert ein plausibles Ergebnis. Eine Stufe wird erreicht, ein Betrag wird gutgeschrieben, die Buchung stimmt. Dass eine höhere Stufe möglich gewesen wäre, zeigt die Rechnung nicht, weil sie nur mit den Daten arbeitet, die ihr zugeordnet sind.
Ein Signal ist eine Lieferantenabrechnung, die höher ausfällt als die eigene Erwartung. Der Lieferant kennt sein Gesamtvolumen und rechnet damit. Ein höherer Betrag fällt allerdings selten unangenehm auf und wird deshalb selten hinterfragt.
Darauf angewiesen ist niemand. Die Lücke lässt sich ohne jedes Zutun des Lieferanten finden, aus drei eigenen Quellen: dem Vertrag, der den einbezogenen Kreis beschreibt, den Kreditorenstammdaten, die zeigen, unter welchen Nummern derselbe Partner geführt wird, und den Bewegungsdaten mit dem Volumen je Nummer. Umfasst der Vertrag mehr, als die Berechnung enthält, steht die Differenz fest, bevor eine Gutschrift eingeht.
Rechnet der Lieferant seinerseits getrennt ab, weil er ebenfalls mehrere Kundennummern führt, bleibt die Differenz ohne diesen Abgleich auf beiden Seiten unsichtbar.
Wann aus der Lücke Geld wird
Zwei Effekte wirken zusammen. Das fehlende Volumen wird gar nicht vergütet, und die erreichte Staffelstufe liegt niedriger, als sie bei vollständiger Betrachtung wäre. Der zweite Effekt trifft auch den Bezug, der korrekt erfasst wurde, soweit der Satz rückwirkend auf das gesamte Volumen gilt.
Der Unterschied liegt deshalb regelmäßig über dem, was das fehlende Volumen für sich genommen ausmacht.
Ob daraus Geld wird, entscheidet die Abrechnung des Lieferanten. Hat er bereits auf dem Gesamtvolumen gerechnet und gezahlt, war nur die eigene Erwartung zu niedrig; die Zuordnung schafft dann Transparenz. Rechnet er auf dem Teilvolumen ab, ist die Differenz offen und kann gefordert werden.
Was die Zusammenführung braucht
Es braucht keine Bereinigung der Stammdaten, die aus guten Gründen so angelegt sind. Es braucht eine Ebene darüber.
Im einfachsten Fall genügt eine Tabelle mit zwei Spalten, die jede Kreditorennummer einem Vertragspartner zuordnet. Dieser Fall ist allerdings selten der reale.
Sobald mehrere Gesellschaften, wechselnde Vertragsstände oder getrennte Bonuskreise im Spiel sind, gehören vier weitere Angaben dazu: die eigene Gesellschaft, der Zeitraum, für den die Zuordnung gilt, der Konditionsvertrag beziehungsweise Bonuskreis, auf den die Nummer einzahlt, und der Artikelumfang, soweit er begrenzt ist. Dazu die Quelle, aus der die Zuordnung stammt.
Dabei gilt eine Grenze: Ein Vertragspartner kann mehrere getrennte Bonuskreise haben. Maßgeblich ist, was der Vertrag einbezieht, und nicht, welche Firma dahintersteht.
Der aufwendigere Teil ist die Erstbefüllung. Eine Suche über ähnliche Namen liefert einen Großteil der Fälle, greift aber zu kurz, wenn Gesellschaften unterschiedlich firmieren. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein hilfreiches Abgleichsmerkmal, ersetzt jedoch weder die Prüfung der rechtlichen Identität noch die des Vertragsumfangs.
Zum Schluss gehört die Zuordnung gegen das Hauptbuch gestellt. Passt die Summe der zugeordneten Volumina nicht zu den gebuchten Werten, ist das ein Prüfsignal und noch keine Diagnose: Neben einer fehlenden Nummer erklären auch Periodenabgrenzung, eine abweichende Bewertungsbasis oder vertragliche Ausnahmen die Differenz. Gebraucht wird eine Überleitung, die jede Abweichung benennt, und nicht der Schluss von der Differenz auf die Ursache.
Der Fall, der darüber hinausgeht
Bei Konzernstrukturen stellt sich die Frage eine Ebene höher. Wenn drei rechtlich selbstständige Gesellschaften desselben Lieferantenkonzerns liefern, ist die Zusammenfassung keine Datenfrage, sondern eine Vertragsfrage.
Sie lohnt sich trotzdem, weil sie in der Verhandlung Volumen bündelt: Ein Konzernvertrag über alle Gesellschaften erreicht Staffelstufen, die einzeln außer Reichweite liegen. Das ist allerdings eine neue Kondition für künftige Perioden und keine Nachforderung. Was der bestehende Vertrag heute schon umfasst, gehört vorher geprüft und gegebenenfalls nachgefordert.
Ein Einstieg
Nehmen Sie Ihre größten Lieferanten und tragen Sie je Vertragspartner alle Kreditorennummern zusammen, über die bezogen wird. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist dafür ein guter Startpunkt und ersetzt nicht die Prüfung, welche Nummern der Vertrag einbezieht.
Rechnen Sie den Sollbonus auf dem vollständigen einbezogenen Volumen und stellen Sie ihn der Abrechnung gegenüber, die tatsächlich eingegangen ist. Die Differenz ist der Betrag, den Sie beziffern und beim Lieferanten anfordern können, mit der Zuordnungstabelle und den Volumina je Nummer als Beleg.
Bleibt keine Differenz, war die Abrechnung richtig und die eigene Erfassung zu eng. Auch das ist ein Ergebnis, weil die nächste Periode dann auf der richtigen Grundlage geplant wird.
