Die Diskussion über KI im Handel dreht sich um Modelle und Anwendungsfälle. Seltener wird gefragt, auf welchen Daten diese Modelle im Einkauf eigentlich rechnen sollen.
Für Konditionen lautet die Antwort meist: auf Daten, die nicht an einer Stelle liegen. Das Konditionsgerüst steht im ERP, Bonusabrechnungen in Tabellen, Verträge als PDF, Side-Letter im Mailverkehr, Bewegungsdaten in der Warenwirtschaft. Das ist selten das Versäumnis einer IT-Abteilung, sondern gewachsene Struktur.
Drei Dinge, die auseinandergehören
Ein großer Teil der Verwirrung entsteht, weil drei verschiedene Aufgaben denselben Namen bekommen.
Die Regelberechnung. Eine Staffel auf ein Volumen anwenden, einen Cap prüfen, eine Bezugsebene zuordnen: Das ist eine deterministische Rechnung. Sie liefert bei gleichen Eingaben immer dasselbe Ergebnis und braucht kein Modell. Sie braucht ein sauberes Regelwerk und verlässliche Bewegungsdaten.
Die Prognose. Ob eine Jahresschwelle erreicht wird, ob Retouren die Grundlage noch mindern, ob eine Bedingung eintritt: Das sind Annahmen über die Zukunft. Ein Modell kann sie schärfen und nicht auflösen.
Die Assistenz. Einen Vertragstext erschließen, eine Klausel wiederfinden, eine Abweichung erklären, ein Briefing zusammenstellen: Hier spielt Sprachverarbeitung ihre Stärke aus, und hier liegt auch das Risiko einer plausibel klingenden falschen Antwort.
Wer die drei zusammenwirft, verspricht bei der Regelberechnung zu wenig und bei der Prognose zu viel.
Wo der Nutzen heute liegt
Mit einem strukturierten Konditionsgerüst lassen sich drei Dinge tun, die vorher an Aufwand scheiterten.
Die Verhandlungsvorbereitung. Auffällige Positionen im internen Vergleich, nie ausgelöste Caps, knapp verfehlte Schwellen, die Wirkung eines Tauschs auf dem tatsächlichen Abnahmeprofil. Das ersetzt keine Verhandlung; es verkürzt die Vorbereitung von Tagen auf Stunden.
Die Entscheidung am Stichtag. Preisreduzierung, Rückgabe oder Weiterverkauf: Wenn Bestand, Absatzgeschwindigkeit, Einstand und Rückgabekonditionen an einer Stelle liegen, ist das eine Rechnung mit definierten Eingaben, die laufend aktuell gehalten werden kann.
Die laufende Abgrenzung. Wird jede Wareneingangsbuchung gegen das gültige Regelwerk gerechnet, lässt sich der bis heute entstandene Anspruch jederzeit beziffern, statt ihn einmal im Quartal zu schätzen.
Der letzte Punkt gehört eingegrenzt. Beziffern lässt sich der Anspruch aus den Bausteinen, deren Bedingungen bereits erfüllt und eindeutig messbar sind. Was an einem ausstehenden Nachweis, einer strittigen Auslegung oder einem künftigen Ereignis hängt, bleibt offen, und die Prognose auf die volle Periode bleibt eine Schätzung. Was davon am Stichtag angesetzt werden darf, entscheidet das Rechnungswesen und nicht die Rechnung.
Was damit nicht abgedeckt ist
Verhandlungen führt das System nicht, und Konditionsänderungen gehen nicht ohne Freigabe an Lieferanten. Das ist eine bewusst gezogene Grenze und keine technische Aussage: Wo Geld und Vertragsbindung im Spiel sind, gehört eine Entscheidung zu einem Menschen.
Ebenso wenig ersetzt ein Modell die Kenntnis, wie ein bestimmter Lieferant arbeitet und was bei ihm üblich ist.
Woran Versuche scheitern
Aus Gesprächen über gescheiterte Vorhaben wiederholen sich drei Muster. Belastbare Zahlen dazu gibt es nicht; es sind Erfahrungsberichte.
Im ersten Muster sieht das System nur einen Ausschnitt, weil eine Quelle fehlt. Die Empfehlungen gehen an der Realität vorbei und werden nach kurzer Zeit ignoriert.
Im zweiten Muster kennt das Datenmodell die Konstruktionen nicht, um die es geht: rückwirkende Staffeln, Caps mit Bedingung, Margengarantien mit Stichtag, Bezugsebenen je Marke. Was das Modell nicht abbilden kann, füllt es mit etwas Plausiblem auf.
Gegen diesen zweiten Fall hilft ein passendes Datenmodell, aber nicht allein. Dazu gehören nachvollziehbare Rechenwege, ein Verweis auf die Quelle jeder Aussage, Kontrollen gegen das Hauptbuch und eine regelmäßige Prüfung, ob die Ergebnisse noch stimmen.
Im dritten Muster ist niemand für die Pflege zuständig. Konditionen werden weiter in Tabellen verhandelt und nicht zurückgespielt. Nach wenigen Monaten ist die Grundlage veraltet.
Drei Fragen an einen Anbieter
Welche Konstruktionen bildet das Datenmodell ab, und zwar benannt: Staffelarten, Caps mit Bedingung, Bezugsebenen, Stichtage, Retourenbehandlung.
Wie kommen unterjährig verhandelte Sonderzusagen in das System, und wer stellt das sicher.
Wie lässt sich eine einzelne Aussage nachvollziehen: Welcher Rechenweg, welche Quelle, welche Kontrolle steht dahinter.
Allgemeine Antworten auf diese Fragen sagen mehr über ein Werkzeug aus als jede Vorführung.
