Unser Ansatz
Von der Vertragsklausel zur gebuchten Gutschrift – und was technisch dahintersteckt. Diese Seite zeigt die Mechanik, das Belegpaket, den Projektablauf und wie Ihre Daten dabei geschützt sind.
Die Prüfstrecke
Ein Anspruch entsteht nicht durch Schätzung, sondern durch Rechnung. Jede Vereinbarung wird in eine Regel übersetzt, die Regel gegen die tatsächlichen Bewegungs- und Buchungsdaten gerechnet, und was dabei nicht zusammenpasst, wird zum belegten Fall.
Der entscheidende Schritt ist der dritte: Nicht der Vertrag allein und nicht die Abrechnung allein zeigen die Lücke – erst der Abgleich beider gegen dieselbe Datenbasis tut es.
Prüfumfang
Der konkrete Scope wird je Projekt festgelegt. Typischerweise fällt darunter:
Jahresbonus
Volumenbonus
Wachstumsbonus
Staffelvergütungen
Zentralregulierungsvergütungen
Werbekostenzuschüsse (WKZ)
Promotionbeiträge
Listungsgelder
Sortiments- und Servicebeiträge
Neueröffnungszuschüsse
Retourenvereinbarungen
Markdown- und Abverkaufsbeteiligungen
Margengarantien
Preisschutz und rückwirkende Preisänderungen
Frachtkostenbeteiligungen
Optionaler Zusatzscope
Wenn die erforderlichen Buchhaltungsdaten ohnehin vorliegen, können ergänzend offene Gutschriften, Skontoabweichungen sowie Doppel- und Überzahlungen geprüft werden. Diese Prüfungen sind ein Zusatz, nicht der Kern des Audits.
Offene und nicht zugeordnete Gutschriften
Skontoabweichungen
Doppel- und Überzahlungen
Das Belegpaket
Eine Zahl allein überzeugt keinen Lieferanten und hält keiner Revision stand. Zu jedem Fall gehört deshalb ein vollständiges Paket – das, was Ihr Einkauf ins Gespräch mitnimmt und was Ihre Finance ohne Rückfrage buchen kann.
Grundlage
Die konkrete Vertragsstelle samt Nachträgen und Nebenabreden, auf die sich der Anspruch stützt.
Rechenweg
Die angewandte Regel mit Staffel, Schwelle, Deckelung und Zeitraum – Schritt für Schritt nachvollziehbar.
Datenbasis
Die zugrunde liegenden Bewegungsdaten, verdichtet und bis auf die einzelne Zeile auflösbar.
Gegenbuchung
Was der Lieferant abgerechnet und was Sie gebucht haben – und wo genau die Differenz entsteht.
Abgrenzung
Der Nachweis, dass der Betrag nicht bereits bekannt, strittig oder anderweitig in Bearbeitung ist.
Status
Wo der Fall steht, wer zuständig ist und was als Nächstes passieren muss – bis zur Buchung.
Die Technologie dahinter
Hinter jeder Recovery steht eine Plattform, die Lieferantenvereinbarungen in Rechenregeln übersetzt und gegen Millionen Bewegungs- und Buchungszeilen prüft. Bedienen müssen Sie sie nicht – wir arbeiten damit. Bei Ihnen kommt der belegte Anspruch an.
Sprachmodelle lesen Vereinbarungen, Nachträge, Anlagen und E-Mail-Nebenabreden und machen daraus strukturierte Konditionen. Jede erkannte Regel wird gegen das Original geprüft, bevor sie rechnet.
Die Berechnung selbst ist regelbasiert, nicht generativ. Dieselben Daten ergeben immer dasselbe Ergebnis – nur so ist ein Betrag vor Lieferant und Revision haltbar.
Anspruch, Abrechnung und Buchung werden über Gesellschaften, Standorte und mehrere Geschäftsjahre hinweg zusammengeführt – in einem Umfang, den eine Tabellenkalkulation nicht mehr trägt.
Ablauf
Eine Recovery ist ein abgegrenztes Vorhaben mit definiertem Anfang und Ende – kein Transformationsprogramm. Was in jeder Phase passiert, was wir dazu von Ihnen brauchen und was Sie am Ende in der Hand halten:
PHASE 01
Wir grenzen gemeinsam ein, welche Lieferanten, Konditionsarten und Zeiträume geprüft werden. Bereits bekannte, strittige oder laufende Fälle werden ausdrücklich ausgenommen, damit später keine Diskussion darüber entsteht, wem ein Betrag zuzurechnen ist. Der Umfang wird schriftlich festgehalten, bevor die erste Datei fließt.
PHASE 02
Wir erfassen die Vereinbarungen inklusive Nebenabreden und übersetzen sie in Rechenregeln – Staffeln, Schwellen, Deckelungen, Ausschlüsse, Laufzeiten und Hierarchien. Parallel binden wir Ihre Einkaufs-, Abverkaufs-, Retouren-, Abrechnungs- und Buchungsdaten an. Eine ERP-Schnittstelle ist dafür nicht nötig, strukturierte Exporte genügen. Lücken und Widersprüche werden dokumentiert statt geschätzt.
PHASE 03
Der Anspruch wird nach Vertrag berechnet und gegen das gelegt, was der Lieferant tatsächlich abgerechnet hat und was bei Ihnen gebucht ist. Jede Differenz bekommt ein Belegpaket: Vertragsstelle, Berechnungsweg, zugrunde liegende Bewegungsdaten und Gegenbuchung. Anschließend geben Sie frei, welche Fälle an den Lieferanten gehen – nichts verlässt das Haus ohne Ihre Freigabe.
PHASE 04
Wir begleiten die Klärung mit dem Lieferanten fachlich, bis der Fall entschieden ist: Gutschrift, Verrechnung oder begründete Ablehnung. Der Kontakt zum Lieferanten bleibt bei Ihnen – wir liefern Argumentation und Nachweise. Jeder Fall bekommt einen Status, und erst die Buchung schließt ihn ab.
Ergebnisdefinition
„Gefundenes Potenzial“ ist eine Arbeitsgröße, kein Ergebnis. Deshalb trennen wir fünf Stufen sauber voneinander – in der Berichterstattung genauso wie in der Vergütung. Jeder Fall trägt jederzeit genau einen dieser Status.
Berichtet und vergütet wird ausschließlich Stufe 5.
Fünf Stufen
Stufe 1 · Hinweis
Die Prüfung erkennt eine mögliche Differenz
Stufe 2 · Validiert
Vertrag, Daten und Berechnung stützen den Betrag
Stufe 3 · Freigabe
Sie stimmen der Klärung mit dem Lieferanten zu
Stufe 4 · Akzeptiert
Der Lieferant bestätigt Anspruch oder Vergleich
Stufe 5 · Realisiert
Gutschrift oder Verrechnung ist gebucht und zugeordnet
Ein Fall kann auf jeder Stufe enden – auch mit einer begründeten Ablehnung. Auch das wird dokumentiert.
Wir arbeiten mit Konditions-, Abrechnungs- und Buchungsdaten – also mit sensiblen kaufmännischen Informationen. Wie der Zugriff geregelt ist, was wir anfordern, wo die Daten liegen und wo KI eingesetzt wird:
Kundenspezifische Schnittstellen oder strukturierter Import aus ERP, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Dateien.
Ansprüche, Staffeln und Deckelungen werden regelbasiert gerechnet und sind jederzeit nachvollziehbar.
Zugriff nur für das namentlich benannte Projektteam, personenbezogen vergeben und protokolliert. Keine Auswertung von Mitarbeiter- oder Einkaufsleistung.
Wir fordern nur die Daten an, die der vereinbarte Prüfumfang erfordert – Konditions-, Bewegungs- und Buchungsdaten. Personenbezogene Felder werden vorab entfernt, wo sie nicht gebraucht werden.
Hosting auf AWS in Frankfurt, verschlüsselt, DSGVO-konform, nach ISO-27001-Best-Practices.
Daten bleiben in der EU. Umfang, Aufbewahrung und Löschung werden vertraglich festgelegt.
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor der ersten Datenübermittlung – mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, Unterauftragsverarbeitern und Löschfristen.
Sprachmodelle helfen beim Lesen und Strukturieren von Vertragsdokumenten. Die wirtschaftliche Berechnung läuft nach festen Regeln – nicht generativ. Ihre Daten trainieren keine Modelle.
Und danach
Die Recovery ist bereits die halbe Einführung: Ihre Vereinbarungen sind erfasst, die Regeln hinterlegt, die Datenwege gebaut, die Zuordnungen geprüft. Wer will, lässt dieselbe Logik danach einfach weiterlaufen – jede neue Abrechnungsperiode wird geprüft, während sie entsteht, statt Jahre später rekonstruiert zu werden. Aus der einmaligen Rückholung wird laufendes Rebate-Management.
Ein eigenes Angebot, keine Bedingung. Der Einstieg bleibt die Recovery mit nachweisbarem Ergebnis.
Wir prüfen gemeinsam einen konkreten Lieferantenfall und identifizieren, welcher erste Anwendungsfall den höchsten belegbaren wirtschaftlichen Nutzen bietet.
Margenpotenzial besprechenWe are a member of ECC Cologne and a sponsor of IFH Cologne
